Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Бузукова

Рис. 2.3. Образец запроса на поставку товара

Запрос должен быть завизирован категорийным менеджером (или начальником отдела закупок), которому подчиняется собственно менеджер по закупкам.

2. Инициатива менеджера по закупке

Если у менеджера достаточно опыта и полномочий, то им может быть инициирован процесс развития ассортимента. Полномочия определяются ассортиментной политикой компании и функциями менеджера по закупкам. Как правило, менеджер по закупке должен согласовать ввод нового товара в ассортимент со своим руководством.

Обоснованием решения о вводе может служить потребность в развитии товарной категории, потребность в развитии новых магазинов или форм торговли (например, интернет-магазин или торговля по каталогам под заказ), предложение нового товара поставщиком, наличие такого товара у конкурентов.

Прежде чем товар будет поставлен, требуется определить его место в ассортименте, роль, цель введения товара, согласовать с директорами магазинов место для товара в торговом зале, цену, способы продвижения, примерный объем и динамику продаж, необходимость обучения персонала магазинов продаже нового товара и т. д., т. е. проделать работу по формированию ассортимента, о которой подробно шла речь в первой книге «Курса». В противном случае это будет закупка товара на авось, которая может привести к образованию неликвидов и напрасной трате денег компании.

Постоянная или повторная потребность в товаре

Товар уже введен в ассортиментную матрицу, присутствует там, и требуется лишь пополнить уже существующий (или закончившийся) товарный запас.

Инструмент: отчет об остатках товара.

Для принятия решения о необходимости поставки менеджер по закупкам оперирует так называемыми остатками[5] (или отчетами об остатках) товара – той информацией о количестве товара на складе (складах) компании, которую он получает из информационной системы.

Независимо от системы, с которой работает компания, отчеты об остатках должны получаться ежедневно и соответствовать истинному количеству. На основании этой информации менеджер принимает решение о необходимости поставки заказываемого товара. Решение о количестве и сроках поставки принимается с использованием других инструментов, о которых мы скажем ниже.

Мы рекомендуем смотреть отчеты по остаткам:

✓ ежедневно независимо от того, планируется поставка или нет (утром или вечером, по мере того как в вашей компании обновляется информация, приходуется и списывается товар);

✓ в различных срезах – остатки товаров по магазинам, по складам, по поставщикам, по количеству, по сумме, по смежному, взаимодополняемому, взаимозаменяемому товару, а также выписанный и зарезервированный товар. Именно такой разноплановый подход покажет истинную картину (рис. 2.4 и 2.5).

Рис. 2.4. Образец отчета по остаткам (вариант 1)

Рис. 2.5. Образец отчета по остаткам (вариант 2)

Шаг 2. Нужная цена

Выбор поставщиков или контакт с уже существующим поставщиком

От правильно выбранного поставщика зависит в конечном итоге не только цена, но и стабильность поставок, обеспечение гарантий поставки в соответствии с заказом, сервисное обслуживание, продвижение товара и многое другое.

О технологии переговоров с поставщиком и об особенностях выбора подробнее мы расскажем в главе 5. Здесь мы остановимся на ключевых моментах, связанных с процессом поставки.

В случае первичной поставки

Необходимо выбрать поставщика, максимально способного удовлетворить нашу потребность в товаре. Поставщик – наш ресурс в части выбора товара. Напомним: важно, чтобы поставщики появлялись у нас тогда, когда нам товар нужен, а не товар появлялся тогда, когда нам его предложили, поэтому чем больше информации о потенциальных поставщиках мы будем иметь в своем активе, тем более правильный выбор мы сделаем.

Инструменты: исследование рынка потенциальных поставщиков, проведение тендеров, переговоры.

Источники информации о поставщике:

✓ выставки;

✓ Интернет (специализированные порталы или сайты, реклама и рассылка);

✓ каталоги продукции и альманахи (типа «Я выбираю мебель», «Фототехника»);

✓ справочники типа «Желтые страницы»;

✓ отделы продаж, получающие информацию от покупателей о новых товарах и поставщиках;

✓ торговые и профильные журналы;

✓ торговые ассоциации;

✓ клубы закупщиков, объединения профессионалов.

Суть поиска поставщиков сведется к получению коммерческих условий и к выбору (в ходе переговоров, тендера или анализа предложений) наиболее подходящих.

Как правило, результатом такой работы является договор или контракт с поставщиком.

Образец договора с поставщиком представлен в главе 5.

В случае повторной или регулярной поставки

Поставщик получает от компании заявку на товар согласно действующим договоренностям с поставщиком и заранее согласованным коммерческим условиям.

Инструменты: база данных на товар, предоставленные поставщиком каталоги товара. Эти инструменты нужны для того, чтобы собрать и структурировать информацию о товаре. У компании нет другого источника информации о товаре, кроме той, которую предоставляет поставщик. На этом этапе важно выяснить все, что влияет на поставку и продажу товара: наличие инструкций на русском языке, сертификатов, гарантий, данные об упаковке, сроки подтверждения и отправки заказа, рекламная поддержка и POS-материалы, минимальная партия, комплектность, возможность и особенность транспортировки и таможенного оформления. Многие из этих данных могут стать предметом переговоров с поставщиками, о чем также будет сказано в главе 5.

База данных – один из важнейших инструментов, который часто недооценивают. Рассмотрим его подробнее.

База данных – это внутренний документ в электронном виде (чаще всего оформленный в таблице Excel), куда менеджер по закупке заносит всю информацию о товаре поставщика, ценах, скидках (всех возможных, полученных и неполученных), характеристиках, упаковке, комплектности, сроках годности и т. д. Важно: база – это личный рабочий инструмент менеджера. Но для всех менеджеров по закупкам в отделе должно быть соблюдено правило: база данных каждого менеджера должна быть оформлена: а) по единому принципу; б) понятно для его начальника или для сотрудника, который может занять его место, если этот менеджер вдруг уволится.

Так как все товары и поставщики разные, абсолютно одинаково базы у разных менеджеров сделаны быть не могут, но необходимо определить, какая именно информация (цена, скидки, упаковка и т. д.) и в каком порядке в базу заносится.

Этот документ появляется, когда работа с поставщиком приобретает регулярный характер, так как составление и ведение базы данных требуют времени. Зачем же менеджер должен тратить свое драгоценное время? Отвечаем: невозможно держать в голове информацию обо всей номенклатуре, которую поставщик может предложить в качестве ассортимента, невозможно помнить все закупочные цены и контролировать их, уповая только на свою память. Единожды затратив время на внесение товара в базу, затем экономим много времени при составлении каждого заказа и текущей оперативной работе с товаром. Используя эту информацию в максимально удобном для себя виде, менеджер может рассчитать предварительную стоимость заказа, увидеть величину скидки за заказ, увидеть соотношение ассортимента поставщика, дать оперативную информацию своим коллегам в случае запроса на тот или иной товар и т. д.

Что именно должно быть в базе:

✓ наименование товара (перечисление по группам, категориям и товарным позициям), причем важно вносить в базу не только поставляемый товар, но и потенциально интересный к поставке товар. Если ассортимент товара очень велик, то нужно выбрать те группы или категории товаров, которые для вашей компании актуальны;

✓ код или артикул поставщика и штрихкод (если есть). Возможно указание внутреннего кода вашей компании, если товар уже поставляется и внесен в вашу ассортиментную матрицу. Это облегчит поиск товаров и исключит дублирование наименования;

✓ цена или диапазон цен с возможными скидками. Так как величина скидок за партию может изменяться (в зависимости от объема, условий оплаты, величины кредитной линии, бонусов и т. д.), то менеджер при составлении заказа может заранее рассчитать стоимость поставки и выбрать нужное количество или способ оплаты;

✓ свойства (размеры, цвета, комплектация и т. д.); чем подробнее, тем лучше;

✓ упаковка или другие параметры, важные для логистики. Это позволяет на этапе заказа или формирования ассортимента от поставщика определять минимальную партию (например, коробка), своевременно подавать информацию на склад или в отдел логистики о величине заказа.