Шрифт:
Интервал:
Закладка:
Выставки классифицируются по формам участия.
Конгрессные мероприятия – съезд, собрание (обычно по вопросам международного значения). Являются неотъемлемой частью деловой программы выставки.
Форум – массовое собрание, съезд. По структуре и технологии подготовки сходен с конгрессными мероприятиями.
Конференция – большое собрание, совещание представителей каких-либо государств, организаций групп. Имеет более практический, научный характер, более однородна по структуре и проблематике.
Семинар – групповое занятие по специальной подготовке для повышения квалификации. Имеет практический, методический характер.
Симпозиум – совещание, конференция по специальному научному вопросу. Предполагает профессиональную аудиторию.
Круглый стол – обсуждение, дискуссия по актуальной теме, событию. Принцип организации – равноправие участников.
Под очным участием подразумевают непосредственное прямое участие предприятия в выставке с арендой стенда для работы на нем собственного или ангажированного персонала. Заочное участие предполагает публикацию информации о предприятие в каталоге выставки и (или) рекламный блок о производимых товарах (услугах). Большая степень интерактивности достигается на Internet-выставках, которые, являясь Internet-ресурсом, изначально нацелены не только на демонстрацию, но и обмен информацией между различными участниками процессов коммуникации. Часто Internet-выставка, или виртуальная выставка, используется в качестве дополнения к реальной выставке и проходит параллельно ей во Всемирной сети. Действующая самостоятельно Internet-выставка на данный момент – редкость, но такие проекты начинают появляться. Отличие виртуальных выставок от реальных заключается в том, что в качестве места и площади выставки в них используются пространства Internet. Каналы связи между организатором, участником и посетителем – это каналы Internet и т.д. Данный вид выставок обладает рядом особенностей: во-первых, количество участников не ограничено; вовторых, организация участия компании в такой выставке достаточно проста и требует гораздо меньших затрат по сравнению с участием в реальной выставке; и, втретьих, виртуальные выставки обладают гораздо более широким охватом, так как географический фактор не играет большой роли.
Из мирового опыта следует, что выставки, ярмарки принято разделять по пяти основным признакам:
– по географическому составу экспонентов (в зависимости от того, какие страны или регионы они представляют). Например, всемирные, международные, национальные, местные;
– по тематическому (отраслевому) признаку. Например, универсальные, специализированные, узкоспециализированные;
– по значимости мероприятия для экономики города / региона / страны. Например, выставки федерального значения, выставки международного значения, выставки регионального, значения выставки местного значения;
– по территориальному признаку (на территории какой страны проводится выставочное мероприятие);
– по времени функционирования (в зависимости от продолжительности работы). Например, постоянно действующие выставки (0,5 – 1 год и более), временные (0,5 – 5 месяцев), краткосрочные (от 1 – 5 дней до 0,5 месяца).
Организаторами выставочно-ярмарочной деятельности выступают специализированные предприятия или группы компаний. Последние создают пул, в котором каждому из участников выделяется свой участок работы с последующим получением доли прибыли.
Основные участники:
– владелец помещения выставки (помещение, сервис: питание, связь и пр., противопожарная безопасность, медицинское обслуживание);
– владелец выставочного оборудования (застройка, монтаж, демонтаж);
– организатор выставки (приглашение экспонентов и посетителей, организация мероприятия выставки и пр.);
– информационное обеспечение (продвижение выставки, организация прессцентра);
Список расширяется за счет со-организаторов и информ-партнеров.
Участие кампании-экспонента в выставке и работа на стенде предполагает следующие этапы:
1. Подготовка приказа руководителя компании об участии в выставке. Определение ответственных исполнителей и координатора (уровень коммерческого директора, зам. генерального директора).
2. Создание идеи стенда (своими силами или передачей на аутсорсинг, специализированным компаниям). Определение сметы расходов.
3. Подача заявки в выставочный комитет. В заявке нужно указать:
– минимальные и максимальные размеры стенда (в кв. м);
– расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура);
– габариты стенда (длина и ширина);
– тип стенда (в ряду, угловой, и др.);
– отклонение от заранее заданной схемы распределения места;
– конструкцию (одно- или двухэтажный стенд);
– данные о выставляемых товарах (структура по отраслям);
– субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы;
– данные о количестве ожидающихся отходов и их виды.
4. Определение числа задействованных структур компании и аутсорсинговых фирм. Компания – отдел маркетинга, отдел главного конструктора, отдел внешнеэкономической деятельности, представительство компании на месте проведения выставки; экспериментальный цех, транспортный цех. Аутсорсинг – рекламное агентство, экспедиционно-транспортная фирма, таможенный брокер и др.
5. Изготовление необходимого оборудования, упаковка, подготовка к транспортировке, отправка.
6. Определение списка делегации, согласование списка с руководством. Обязательные участники делегации:
– представитель руководства компании;
– представитель отдела маркетинга – переговоры с посетителями, консультации в вопросах ценообразования, логистики;
– стендисты – специалисты компании, компетентные в технических вопросах;
– наладчик оборудования – техник или квалификационный рабочий;
– переводчик.
Нанимаются на месте или дополнительно включаются в состав делегации: грузчики, монтажники, организаторы эвент-мероприятий, промоуторы, гидыпереводчики.
Отдел маркетинга и ответственный исполнитель проекта должны обеспечить питание, проживание и условия для работы всему персоналу.
Выставочный стенд представляет собой оформленную с помощью элементов конструкции или других выразительных средств часть выставочной площади (в кв. м или кв. дюймах), которую устроитель выставки (ярмарки) предоставляет в аренду конкретному участнику для организации его экспозиции и демонстрации своего участия в этом мероприятии. С точки зрения технического исполнения стенд должен быть безупречен и соответствовать конкурентным стандартам. На первом плане стоит задача презентации экспонатов, ориентированная на клиента. Выставочный стенд должен быть приятен зрению и слуху, ибо только в этом случае он сможет апеллировать к эмоциям посетителя.
Функциональные зоны. Каждый стенд – будь он большой или маленький – разделяется на три функциональных части, или зоны, которыми определяются его общие размеры.
Презентационная площадь. К презентационной площади относятся в целом все поверхности для экспонатов, информационных табло, видеоаппаратуры для демонстрации и проведения мероприятий. Стенд как средство коммуникации должен иметь зону для переговоров. Персонал должен иметь достаточное место для переговоров с клиентами и чувствовать себя комфортно на стенде. В зависимости от вида товаров и типа переговоров могут быть устроены уголки со столами и стульями, небольшие закрытые кабинеты и внутренние изолированные просторные помещения.
Подсобные помещения внутри стенда. К ним относятся: кухня, склад, место для хранения печатных материалов и проспектов, гардероб, технические подсобки, помещения для персонала, сервисной службы (бюро).
Стенды могут быть как площадкой в 4 кв.м. с двумя стенами, так и трехэтажным сооружением общей площадью до 600 кв.м.
Типы стендов:
– линейный;
– угловой;
– визави (два линейных стенда друг против друга);
– «остров»;
– сквозной.
Очное участие в выставке может не ограничиваться неким стендом, возможно:
– групповое участие – несколько компаний на одном стенде;
– Go-экспозиция;
– перформанс – промоакция на территории выставки;
– симбиотическое участие – размещение информации о компании на территории дружественных стендов.
Форма участия зависит от целей и задач, которые ставит компания перед собой, а также креативной идеи выставки.
Промоутеры – сотрудники стенда, чья задача – привлекать внимание к стенду. Силами промоутеров проводятся BTL-акции.
Для улучшения взаимодействия фирме следует:
– за несколько дней до открытия выставки направить приглашения клиентам фирмы, информирующие об ее участие в выставке; – при общение с посетителями выставки необходимо интересоваться, какая фирма проявляет интерес к вашей продукции;
- Большая книга директора магазина 2.0. Новые технологии - Светлана Сысоева - Малый бизнес
- Организация бизнеса: грамотное построение своего дела - Сергей Рыбаков - Малый бизнес
- Мобильный автосервис: Практическое пособие - Владислав Волгин - Малый бизнес
- 22 способа: как построить дом самому дешевле? - Абанин Сергей - Малый бизнес
- Прибыльная веб-студия. Пошаговое руководство - Александр Чипижко - Малый бизнес