Эффективное делопроизводство - Владимир Пташинский

Нейтральная музыка

Фоновая музыка не только добавляет привлекательности рабочему месту, но и поможет в труде, особенно когда приходится заниматься рутинной работой. Выбор музыки зависит от вкуса. Есть много исследований, доказывающих, что благотворно действует, например, классическая музыка, однако тем, кто ее не любит, она вряд ли прибавит работоспособности.

Мягкая, романтичная музыка, как правило, не вызывает неприятия ни у кого, а если у вас индивидуальные пристрастия – «металл» или рэп, – можно воспользоваться наушниками.

Приведенные рекомендации не перекликаются с модным сегодня китайским искусством гармонии фэн-шуй. Что-то, возможно, и совпадает, а что-то противоречит. При здравом размышлении придется признать, что с такими направлениями надо быть осторожными – все они придуманы на Востоке и для Востока, во всяком случае, фэн-шуй разрабатывался не для наших условий.

Трудно ожидать, что вы в одночасье произведете революцию на рабочем месте. Скорее всего, преобразования будут постепенными, поэтому есть возможность проверять себя – стало ли вам уютнее там, где вы проводите большую часть жизни, и если нет, что этому мешает. Такой регулярный анализ оправдывает себя – это ваша жизнь, и никто, кроме вас, не устроит ее наилучшим образом.

Возможно, некоторые изменения на вашем рабочем месте не понравятся коллегам или начальству. Мнение окружающих важно, но главное все же в том, как вы себя чувствуете на работе, и, если новый стиль приводит к хорошим результатам, рано или поздно все это оценят, а если не оценят – есть много других мест работы и начальников. Главное, чтобы не только им с вами, но и вам с ними было хорошо.

Глава 21

Оргтехника: техника, которая организует

Что такое оргтехника – техника для ОРГанизации, техника, которая ОРГанично включается в конторскую деятельность, или техника, которая помогает ОРГанизовать работу? Последнее определение точнее всего подходит для обозначения принтеров, копиров, факсов и других аппаратов для офиса, а чтобы они надежно служили вам, необходимо соблюдать определенные правила работы с ними.

Шесть правил для пользователя, который не любит читать руководства

Правило первое: прежде чем открывать корпус, подсоединять или отсоединять кабели, убедитесь, что аппарат выключен. Сетевой выключатель обычно расположен рядом с сетевым кабелем. Сетевым в данном случае является кабель подключения к сети питания переменного тока, а не к локальной компьютерной (информационной) сети.

Кабель нельзя подключать к работающему устройству. Из школьного курса физики всем известно, что в момент размыкания (или замыкания) электрической сети возникают так называемые токи Фуко. Обычно они обозначают себя искрением на концах контактов. Как бы быстро вы ни стремились замкнуть контакты, эти токи обязательно возникнут, пусть на сотые доли секунды. Их величина в пиковом значении многократно превышает рабочий ток электрической сети. В результате чувствительные к перегрузкам полупроводниковые приборы выходят из строя, а сегодня полупроводники практически везде. Горячий своппинг, то есть подключение без выключения, оставьте продвинутым администраторам сети: некоторые специально подготовленные устройства позволяют производить подключение-отключение или даже замену комплектующих без выключения устройства, но это частный случай и переносить его на всю оргтехнику не следует.

Правило второе: соизмеряйте усилие и ожидаемый результат: если вы загрузили бумагу в лоток и задвигаете его на место, не нужно делать это так, словно вы собираетесь вдавить и лоток, и аппарат в ближайшую стену; если придавливаете оригинал к стеклу копира, не следует пытаться его расплющить; если картридж не вынимается, не надо тянуть его изо всех сил.

Современная оргтехника изготавливается из композитных материалов и рассчитана на соответствующее обращение. Такие материалы делают технику легкой, удобной, доступной по цене и одновременно способной выполнять свои функции безупречно при надлежащем отношении.

Правило третье: обращайте внимание на маркировку. Оргтехника в основном приходит к нам с Запада (или с Дальнего Востока и Юго-Восточной Азии, куда она тоже пришла с Запада), а люди отличаются завидным законопослушанием: если написано (или нарисовано) «не трогать» – не трогают. Можно считать стандартом следующее: доступные для пользователя элементы маркируются зеленым цветом, запрещенные – оранжевым или красным.

Правило четвертое: следуйте интуиции. Важный принцип, заложенный в основу производства современной оргтехники, – интуитивно понятный интерфейс, то есть управляющие элементы расположены так, чтобы легко было догадаться, как достичь нужного результата, даже не зная правил обращения. Дополняет его широкое использование графических элементов (значков) вместо надписей. Они лучше дают понять, для чего предназначен определенный управляющий элемент. Значки понятны любому пользователю вне зависимости от языка, на котором он говорит. Еще полезное качество значков: они универсальны, одна и та же картинка может обозначать одинаковые операции на разнотипных аппаратах.

Правило пятое: не «помогайте» технике: если бумага, на ваш взгляд, медленно движется в тракте печати, не следует ее подтягивать – скорее всего, вы просто испортите тракт подачи бумаги; если картридж или другой подвижный элемент застрял в пределах рабочей амплитуды движения, не нужно подталкивать его, скорее всего, это так называемый «мертвый останов», то есть блокировка механизма вследствие неисправности – предоставьте действовать сервисным инженерам.

Правило шестое: не бойтесь рисковать. Не все производители согласятся с этой рекомендацией, но она дается с учетом именно нашего опыта обращения с техникой. Именно у нас принято и всегда будет принято сначала включить аппарат, а потом почитать инструкцию к нему. Западные производители боятся этого больше всего, поэтому изобретают все новые варианты предотвращения нежелательных последствий такого обращения. Так родился принцип «защиты от дурака», который положен в основу конструирования любой современной техники. Это вполне официальный термин. Суть его в том, что устройство, прибор или программа должны работать правильно и безопасно как для человека, так и для данных вне зависимости от того, какие необдуманные действия совершает пользователь. Другими словами, что бы ни делал человек, техника останется работоспособной и дружелюбной или просто отключится, не причинив никому и ничему ущерба. Этот великий принцип требует от создателей дополнительной предусмотрительности и изобретательности, но пользователю он дает огромные преимущества. Прежде всего, благодаря «защите от дурака» вы можете без всякого риска самостоятельно, методом проб и ошибок, осваивать аппарат или программу, и, как показывает практика, в этом случае обучение идет быстрее и надежнее всего. Однако правильнее сначала хотя бы просмотреть руководство пользователя.

Уход за оргтехникой

Офисная техника довольно неприхотлива и не требует особых мероприятий для поддержания работоспособности. Только сложные высокопроизводительные аппараты уровня предприятия подлежат регулярному профилактическому уходу, которые обычно предлагает фирма-поставщик. Техника персональная или уровня малого офиса (SOHO по западной классификации (англ. small office, home office – малый офис, домашний офис)) обслуживается самими пользователями. Делать это несложно, и затраченные усилия не пропадут даром – не только потому, что ухоженная техника работает надежнее и меньше портится. По статистике 70 % поломок компьютерной техники вызваны отсутствием нормального ухода. Вы сэкономите немалые средства: ухоженные принтер и ксерокс расходуют меньше тонера и дают меньше брака, чистый факс быстро и без повторов передает факсограммы, а вы экономите нервы и время.

Есть еще одна сторона чистоты в офисе, напрямую связанная с общей гигиеной. Доказано, что болезнетворные бактерии и микробы могут передаваться через телефонную трубку, клавиатуру компьютера или мышь. Например, на телефонной трубке вредоносные микроорганизмы сохраняют активность до трех суток, особенно если на ней скапливается органический налет – грязь. Трубка становится главным фактором гигиенического риска, так как ее приходится приближать ко рту и уху, невольно способствуя распространению вирусных инфекций. То же можно сказать и о клавиатуре компьютера: возможен риск переноса простудных и кишечных инфекций: даже если кто-то чихнет вблизи компьютера, вирусы попадут на клавиатуру, а через нее – в организм работающего.

Существуют фирменные средства для чистки оборудования, о которых будет рассказано далее; сейчас же будем ориентироваться на то, что есть под руками: мягкая тряпка, не оставляющая волокон, и нейтральное моющее средство, например для столовой посуды, лучше с бактерицидным и антистатическим эффектом. Не нужно использовать спиртосодержащие чистящие жидкости, бензин или растворители – они могут безнадежно испортить технику. В некоторых случаях такая химическая чистка применяется, но рисковать не следует.