Эффективное делопроизводство - Владимир Пташинский

Обстановка

Стены офиса должны способствовать рабочему настроению и не раздаражать. Для этого хорошо подходит однотонная окраска стен спокойных тонов, в меру украшенная аксессуарами. Желательно наличие офисных растений. Необходимо поступление свежего воздуха с улицы – приточная вентиляция. Температура в офисе в идеале должна составлять 19–22 °C, допустимо ее повышение до 25 °C (температура выше не улучшает работоспособность).

Далее приведены некоторые стандартные размеры, важные для рабочего места (в сантиметрах):

• 210 – зона досягаемости руки в положении стоя;

• 197 – высота двери;

• 195 – верхний предельный уровень зоны удобной досягаемости;

• 190 – максимальная высота полки;

• 180 – максимальная высота размещения средств управления;

• 176 – зона досягаемости руки в положении сидя;

• 175 – максимальная высота размещения индикаторов;

• 160 – уровень глаз в положении стоя;

• 140 – стенные выключатели электросети;

• 135 – предельная высота вертикального индикатора для отсчета стоя;

• 120 – заградительная решетка оборудования;

• 118 – уровень глаз сидящего мужчины (рост 175 см) на сиденье 43 см;

• 105 – дверная ручка;

• 100 – минимальная высота заградительной решетки;

• 80 – высота размещения средств управления, высота строгального станка, верстака, нижняя предельная зона досягаемости рук;

• 75–70 – рабочий стол;

• 65–68 – стол (подставка) для клавиатуры;

• 60 – минимальное пространство для ног;

• 50 – минимальная высота управления сидя;

• 43 – сиденье для мужчины;

• 40 – сиденье для женщины;

• 30 – оптимальная высота ступени стремянки;

• 17 – оптимальная высота ступени лестницы;

• 4 – женский каблук;

• 2,5 – мужской каблук.

Свет

Существующие стандарты офисного освещения говорят, что наиболее комфортным для глаз человека считается показатель от 200 до 500 люкс. Понять, что означает эта величина, можно, сравнив ее с другими показателями: Луна имеет яркость в один люкс, горящая свеча – пять люкс, а мощность светового потока солнца колеблется от 32 000 до 100 000 люкс. Обычная лампа накаливания дает 12 люкс с одного ватта мощности, для галогеновой лампы этот показатель равен 95 люкс.

Между уровнем освещения и работоспособностью существует прямая связь: утверждается, что при увеличении освещенности офиса с 300 до 500 люкс производительность труда сотрудников повышается на 3–11 %.

По данным Американской офтальмологической ассоциации, каждый второй офисный сотрудник в мире страдает от хронического переутомления глаз, которое приводит к ухудшению зрения и глазным болезням. Окулисты обозначают офисные болезни одним термином – компьютерный зрительный синдром (англ. computer vision syndrome), одним из симптомов которого является так называемый сухой глаз. Признаки этого недомогания – сухость и покраснение глазного яблока, а также избыточная слезоточивость. Эта патология вызывается реакцией органа зрения на чрезмерную нагрузку. В ухудшении зрения отчасти виновато непродуманное расположение монитора и источников света. Во избежание развития болезни достаточно следовать рекомендациям врачей-гигиенистов и специалистов по офисному освещению. Правила просты. Главное, чтобы на экран монитора падало как можно меньше света. Монитор не должен располагаться напротив окна или прямых источников света, дающих блики на экране. Идеально, если экран размещен на расстоянии 60–70 см от глаз, а документ, с которого человек перепечатывает информацию, – на расстоянии 30–35 см. На экран надо смотреть под углом в 10°. При этом монитор должен быть не по диагонали, а прямо перед сидящим. Помимо общего офисного освещения, у каждого сотрудника должна быть собственная лампа с абажуром мощностью не менее 60 ватт. Ее свет можно направлять только на текст или документы, с которыми работает человек, и ни в коем случае не на экран. Не следует увлекаться и стремиться осветить как можно больше рабочего пространства: согласно нормам освещенность при работе с дисплеем должна быть 200 люкс, а если человек работает еще и с документами – 400 люкс. Цвет стола тоже имеет значение. Эргономичный стол должен обладать матовой белой поверхностью – тогда свет, отраженный от нее, не будет доставлять проблем глазам.

Все вышеизложенное отражает стремление к идеальному рабочему месту. В реальности все его компоненты и рабочая зона в целом оказываются компромиссным решением, однако чем больше идеального в таком компромиссе, тем лучше.

Как работать не уставая

На работе человек проводит большую часть своего времени. Приятно идти на работу как на праздник. Многое зависит от работодателя – того, кто пригласил нас трудиться. Многое, но не все. Как спасение утопающих – дело рук самих утопающих, так и спасение жизни, проходящей в офисе, в руках самих работников. Есть несколько правил, которые делают офисный труд приятнее и эффективнее. Это известные вещи, но иногда неплохо о них вспоминать, их объединять и главное – им следовать.

Ждет именно вас

Рабочее место должно радовать глаз и ожидать именно вас. Однозначно нельзя сказать, как сделать его уютным и приятным – многое зависит от индивидуальных особенностей и привычек. Известно, что Михаил Булгаков, садясь писать свои гениальные книги, гасил свет, занавешивал окна плотными шторами и зажигал свечи. Подобный антураж вряд ли можно себе позволить при офисной работе, но поместить на стол любимые фото, цветы, зеркало, ароматическую свечу или удобную и красивую лампу можно.

Персонифицировать рабочее место, привнести в его обустройство индивидуальность психологически оправданно. Индивидуальное расположение предметов и любимые безделушки (в разумных количествах) подсознательно дают вам сигнал: вы – у себя, все в порядке и можно включаться в работу.

«Нет» беспорядку

Беспорядок на рабочем месте – гарантия падения производительности труда и плохого настроения. Как мудро заметил бард-философ Олег Митяев, «если в квартире кавардак – то и в душе не так». По закону обратной связи, если у вас нерабочее настроение – наведите порядок на своем месте, а лучше – постоянно его поддерживайте. Эта простая и скучная рекомендация действует даже психологически: разбросанные по рабочему пространству незавершенные дела не дают сосредоточиться, не позволяют эффективно работать. Перед глазами должен быть только один лист бумаги с заданием, над которым вы работаете в данный момент; все остальное разложите по папкам, лоткам и ящикам стола.

Порядок на рабочем месте одновременно служит индикатором для руководителя, что вы – хороший работник; если же вы не можете организовать свое рабочее место, что же будет с производственным процессом на вашем участке, думает начальник, и ставит вам оценку – не всегда справедливую, но используемую впоследствии при решении вопроса продвижения по службе или поощрения.

Цветы-цветочки

Цветы – хороший способ добавить жизнь в атмосферу офиса. Они не только радуют глаз, но и приносят пользу здоровью. Речь идет о комнатных растениях в горшках. Срезанные цветы в вазе также хороши, но недолго, пока не завянут.

Живые растения соединяют вас с природой. Зеленые пятна в офисе также полезны для глаз. Существуют, правда, некоторые заблуждения. Например, считается, что кактусы снижают радиацию монитора – это не так. Кактусы популярны в офисах по простой причине: они хорошо чувствуют себя в сухом воздухе и могут неделями обходиться без полива. В любом случае все растения обогащают воздух кислородом и полезными, важными для жизни отрицательно заряженными ионами, которых в непроветриваемых помещениях всегда не хватает. Рекордсмен здесь – суккулент сансевиерия, в обиходе именуемая «щучий хвост». По количеству производимых аэроионов она соперничает даже с ионизаторами воздуха.

Горшки с цветами не будут уменьшать офисное пространство, если использовать простой, но эффективный прием – поместить за ними зеркала. Так можно создать иллюзию зимнего сада даже в небольшом помещении.

Приятный запах

О том, как важен запах, известно еще со времен Древнего Египта. В наше время существует множество способов окружить себя приятным ароматом. Есть такие и для рабочего места. Конечно, зажигать ароматические свечи или палочки на работе вряд ли уместно, однако ничто не мешает установить ароматизатор или распылитель и периодически заполнять его натуральным эфирным маслом. Известно, что бодрят и одновременно расслабляют ароматы цитрусовых и лаванды. Помните, что не рекомендуется использовать искусственные освежители воздуха, аэрозоли – они могут содержать канцерогены.