Настольная книга российского карьериста - Валерия Ивлева

Естественно, что, например, появление фаворитов в коллективе резко негативно сказывается на атмосфере внутри этого коллектива. Таких явлений нужно избегать. Впрочем, есть простой способ проконтролировать себя: просто представить себя на месте своего подчинённого. Смогли бы вы длительное время работать у себя же в подчинении? Нет? Вот это уже повод задуматься над своим стилем руководства.

Тем более что не только подчинённый зависит от руководителя, но и руководитель – от подчинённого. В конечном итоге они делают одно дело – дело процветания фирмы. А если у руководителя нет желания вникать в проблемы своих работников, то вряд ли у работников возникнет желание хорошо работать. Да и в целом внимательное отношение к людям руководителю жизненно необходимо: ведь он также зависит от своих коллег, партнёров, начальства, лояльность которых значит очень много.

Таким образом, следует знать, что

СТАНОВЯСЬ РУКОВОДИТЕЛЕМ, ВЫ НАЧИНАЕТЕ ОСВАИВАТЬ НОВУЮ СПЕЦИАЛЬНОСТЬ.

Рабочее время руководителя

Итак, как же управлять коллективом? Руководитель должен начинать с себя. Самая большая ошибка – делать все за подчиненных. В таком случае не было смысла добиваться руководящей должности. Вы погрязнете в рутине и постоянно будете испытывать недостаток времени. Видимо, следует по-новому, с точки зрения своей руководящей должности, в первую очередь организовать свое время и определить рабочие задачи.

Проблема организации рабочего дня для руководителя стоит очень остро. Руководитель любого уровня ощущает дефицит времени постоянно. Спешка мешает работе, не дает продумывать нужные вопросы с должной тщательностью. Не говоря уже о том, что иногда обилие срочных вопросов превращает не только работу, но и жизнь в подобие карусели. Эффективность руководства в условиях нехватки времени заметно снижается. Так где же его взять, это время?

Сутки невозможно растянуть больше, чем на 24 часа. Выход заключается в оптимизации времени и организации труда.

Первое, что следует сделать руководителю, это распределить проблемы по степени важности. Руководитель не должен стремиться забить собственноручно каждый гвоздь. Если же он этого не понимает, то ему не нужно иметь подчиненных.

Переутомление и обилие мелких и неотложных дел мешает работать над главным – принятием решений и руководством.

Постоянная нехватка времени приводит к нарушению планов, дезориентации подчиненных, которые перестают понимать свои задачи в ситуации, когда от них срочно требуется то одно, то второе, и все в процессе аврала. Такое руководство не предполагает ни производительности труда, ни должной дисциплины и понимания своих задач сотрудниками, что в конечном итоге очень сильно вредит делу.

Руководитель должен ценить свое время. Для тех, кто ощущает его нехватку, можно предложить подойти к проблеме с научной точки зрения и подвергнуть анализу свой рабочий день.

Некоторые начинающие руководители считают, что их памяти, интеллекта и энергии хватит, чтобы держать на контроле ситуацию, даже если приходится бегать сломя голову с утра до ночи и постоянно решать проблемы, которые возникают на каждом шагу. Но наступает день, когда Вы наконец замечаете, что бегать, звонить, ругать и затыкать дыры авралами приходится все чаще. Уже невозможно составить какой-то план даже на завтра, а тем более, на более длительное время.

Никто на работе не знает, где Вы и что делаете. Иногда и Вы сами этого не знаете – то догоняете, то ждете.

Бумаг в Вашем кабинете, до которых не доходят руки, становится все больше, и Вы все чаще берете их домой, чтобы вечером разобраться с ними. Но это не помогает, и Вы все чаще получаете нагоняй от начальства за то, что вовремя не справляетесь с поручениями, хотя времени на их исполнение Вам дается достаточно.

Упорядочивание рабочего дня, правильное использование времени начальника – это необходимые условия успешного функционирования всего подразделения или учреждения.

Чтобы выработать оптимальный распорядок дня и систему работы в целом, следует произвести анализ задач и расходования времени. Это позволит упорядочить всю работу структуры и сделает возможным реальное планирование.

Итак, анализ использования рабочего времени складывается из двух моментов – анализа видов деятельности и анализа отвлекающих моментов, которые мешают работать последовательно и планово.

Типичные ошибки и методы их устранения.

Если Вы пришли к выводу, что в течение дня Вам приходилось делать работу за подчиненных, то следует задуматься о том, что у Вас не продумана система, в которой каждый сотрудник знает круг своих обязанностей, или Вы неправильно распределили эти обязанности между своими подчиненными.

Принцип номер один для руководителя – он не должен делать работу за подчиненных. Он – руководитель, то есть человек, который уполномочен раскладывать общую задачу на части и делегировать эти части работы для исполнения своим подчиненным. Конечно, общая задача оказывается невыполненной, если не выполнена какая-то ее часть. Иногда руководитель выполняет эту часть работы. Когда такое происходит систематически, это означает, что работа распределена плохо.

В таком случае может помочь аттестация рабочего времени в подразделении.

Возможно, выяснится, что определенный круг задач вообще не входит в обязанности ни одного из сотрудников. В таком случае, следует по результатам аттестации и, исходя из личных и рабочих качеств сотрудников, вменить в обязанность эти вопросы кому-то конкретно. Может случиться даже так, что Вы поразитесь, до какой степени плохо организована работа, и насколько неравномерно распределена нагрузка между сотрудниками. В таком случае, простое наведение порядка в сфере должностных обязанностей может решить проблему раз и навсегда. Озадачить таким исследованием вполне можно работника кадровой службы.

Возможно также, что Ваш секретарь сводит свои служебные обязанности к распечатке приказов и протиранию пыли на компьютере. Секретарь должен как минимум участвовать в процессе сортировки документов, которые проходят через Вашу приемную. Совет – купите секретарю учебник или инструкцию для секретаря-референта.

Вы же, в свою очередь, все-таки должны оставлять секретарю информацию о том, где Вы и что собираетесь делать. Возможно, нормальный секретарь сам решит многие вопросы и освободит Вас от множества неважных и ненужных визитов.

Чтобы не тонуть во многих вопросах и визитах, следует постоянно иметь перед глазами список дел, встреч, решений и отчетов, которые нельзя отменить и передвинуть. Желательно делать заметки о таких мероприятиях не только на тот день, на который они назначены, но и на предыдущий, чтобы напомнить о подготовке. Если Вы знаете за собой некоторую забывчивость и беспечность, попросите организовать это своего секретаря. К слову сказать, это является его прямой обязанностью, и если секретарь будет в курсе дела, маловероятно, что он не напомнит об этом.