Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса - Филипп Семёнычев

Существуют и другие способы заставить этот принцип работать применительно к специфике работы определённой организации. Подумайте, как в вашей организации можно привить этот принцип?

Если же объединять большинство организаций, то можно утверждать, что данный принцип работает там, где о нём знают и помнят большинство руководителей. Соответственно, они требуют того же от своих подчинённых. О чём думает такой руководитель, когда ему предлагают идею по улучшению? Да, разумеется, надо оценить саму идею, её целесообразность и эффективность. Но такие руководители всегда задают вопросы: «Как будет закреплён результат?», а также «Как и куда можно распространить результаты?»

Таким образом, роль руководителя в стандартизации – постоянный контроль над соблюдением данного принципа. Его надо осознавать, вырабатывать его своим подчинённым и контролировать его соблюдение. Вырабатывание данного принципа у подчинённых не отличается от любой другой привычки. Даже просто обязательные разъяснения о его важности со временем приносят свои плоды. Другая, не менее важная, роль руководителя – сделать всё возможное для упрощения процедуры изменения стандартов в вашей организации. Задумайтесь, когда последний раз менялись ваши стандарты? Насколько просто внести в них изменения при улучшении чего-либо? На самом деле проблема изменения стандартов достаточно актуальна на современных Российских предприятиях, особенно унаследовавших с советских времён систему документооборота. На практике постоянно встречаются проблемы и сложности, ввиду отсутствия возможности внести изменения в ту или иную документацию. Если эта проблема актуальна и в вашей организации, следует уделить ей первостепенное внимание до того, как вы начнёте вырабатывать данный принцип у подчинённых.

Каковы основные требования к стандартам?

С точки зрения lean, ко всем стандартам применяется ряд требований, выполнение которых они должны обеспечить в процессе своей работы. Кому-то они могут показаться немного идеализированными, но не следует забывать, что lean, по своей сути, это идеализация и стремление к идеалу. Именно соблюдение этих требований обеспечивает эффективность и надёжность работы стандартов в целом и метод стандартизованной работы в частности.

– Стандарты представляют самый лучший, безопасный и лёгкий способ выполнения работ. В современном мире при стремительных темпах развития науки, в частности, методов и способов выполнения работ, инструментов и механизмов, оборудования и технологий, очень просто отстать от прогресса и потерять конкурентные преимущества. Обеспечение отражения только лучших способов выполнения работ в стандартах организации помогает ей двигаться в ногу со временем. Лучшие способы – это самые безопасные способы выполнения работ, известных в данной организации в настоящее время. Это самые лёгкие, быстрые и экономичные способы выполнения работ из существующих стандартов. Внутреннее развитие организации и оперативный обмен опытом внутри организации поддерживает нормальные для неё темпы развития. А приобретение нового опыта позволяет ей двигаться в ногу со временем, ещё более ускоряясь на фоне её конкурентов. Если в организации существует более безопасный, лёгкий, быстрый и экономичный способ выполнения какой-либо работы, то он обязательно должен быть отражён в стандарте. Если в организации нет такого способа, но известно о его существовании, необходимо приложить все усилия для приобретения и адаптации этого опыта.

– Стандарты предлагают наилучший способ сохранения улучшений и накопленного опыта. Внедряя лучший способ выполнения работ, согласно подходу lean, мы никогда не должны забывать о том, с чего начинали. Может показаться наоборот, но подход lean предполагает бережное и обдуманное внедрение любого улучшения, ни в коем случае не быстрое и не проверенное. При внедрении какого-либо улучшения, оно сначала реализуется в небольшой зоне под пристальным наблюдением, выявлением и устранением всех возможных проблем. Только после того, как улучшение «прижилось», т. е. процесс продолжил стабильно работать, выдавая лучшие результаты, можно распространять его на другие зоны (участки, процессы и т. д.). В случае неудачи при внедрении улучшения всегда можно вернуться к работе по предыдущему стандарту. Сохранение информации в стандартах позволяет быстро вернуться к ним в случае необходимости, а накопление опыта от предыдущих улучшений позволяет оказать помощь в дальнейших улучшениях, направить работу и избежать возможных и повторяющихся ошибок. На практике, в связи со сложностью процессов, подвергающихся улучшению, часто встречаются такие случаи, когда улучшение в одном месте негативно сказывается на чём-то другом. Так, например, сокращение времени цикла работы одного оператора может привести к ухудшению качества выпускаемой продукции. Улучшили один ключевой показатель, но ухудшили другой. Способ сохранения улучшений и накопленного опыта в виде стандартов должен обеспечить быстрый возврат к работе по предыдущему стандарту, а также предотвратить подобное в будущем. То есть перед реализацией какого-либо улучшения необходимо изучить историю того стандарта, который мы собираемся улучшить, воспользоваться опытом для экономии ограниченных ресурсов.

– Стандарты обеспечивают способ измерения показателей. Любая совершаемая и стандартизируемая работа может и должна быть измеримой. При применении метода стандартизованной работы мы измеряем действия работника, выполняющего определённую операцию, по секундам, перемещения – по метрам (если это необходимо). Улучшением стандарта выполнения операции в таком случае является сокращение времени, затраченного на выполнение действий, не добавляющих ценности, т. е. сокращение времени цикла. Из определения проблемы отклонения от стандарта мы понимаем, что проблема должна быть измерена для того, чтобы мы вообще смогли идентифицировать её как таковую. Таким образом, стандарт также должен быть в чём-то измерен ещё и для того, чтобы можно было судить о возможных отклонениях, а также размере проделанных улучшений.

– Стандарты показывают отношения между причиной и результатом. Это очень важное требование с точки зрения управления процессом работы стандартов в целом. Вспомните пример со светофором. Настоящее требование применительно к этому стандарту срабатывало следующим образом: если обнаруживалось отклонение, это всегда влекло за собой некие неприятные последствия по цепочке причинно-следственных связей. Нарушители штрафуются, попадают в больницу, лишаются прав и т. п. Другими словами, нарушение стандарта всегда ведёт к негативному результату, значит, к обязательному следованию по цепочке причинно-следственных связей. Принципиально, чтобы в случае обнаружения любого нарушения стандарта выяснялась причина этого нарушения.

Наиболее яркий пример, который я привожу для описания этого требования, – это пример со стандартом укладки парашюта. Данный стандарт менялся много раз с момента изобретения самого парашюта, в настоящее время он различается в зависимости от его вида и типа. Сейчас он до неузнаваемости отличается от самых первых его аналогов. Как вы думаете, что происходило, когда стандарт не срабатывал? Именно. Звучал вопрос «Почему?», выяснялись причины, стандарт пересматривался, ликвидировались не только проблемы, но и риски их возникновения и т. д. С точки зрения lean, именно такая реакция необходима для работы стандартов вашей организации.

– Стандарты создают основу как для текущего обслуживания, так и для совершенствования. Об этом вкратце уже было написано выше. Это требование означает, что стандарт является «фундаментом» для реализации дальнейших улучшений. Имея такой фундамент в виде стандарта, мы всегда будем опираться на него при формулировании и реализации дальнейших улучшений. Что касается совершенствования, перед любым улучшением необходимо измерить улучшаемый параметр и зафиксировать текущее значение в стандарте. Чтобы что-то улучшать, необходимо от чего-то отталкиваться, нужно отчётливо понимать текущее состояние того, что мы улучшаем. Обслуживание же означает поддержание существующей работоспособности текущего стандарта и решение проблем, т. е. отклонений от него. То есть, решая проблемы и своевременно реагируя на отклонения от стандартов, мы не позволяем нашему фундаменту «проседать», ведь впоследствии это может дать трещину в стенах и разрушить построенные улучшения. Необходимо следить за тем, чтобы данное требование выполнялось, чтобы имеющиеся стандарты являлись действительно «фундаментами» для дальнейших улучшений. Для этого необходимо обеспечить своевременную реакцию на любые отклонения от стандартов и решение связанных с этим проблем, а также обеспечить организацию (генерацию идей, проработку возможностей, реализацию и т. п.) улучшений на основе стандартов. Другими словами, при внедрении любых возможных улучшений на различных стадиях человек должен обращаться к существующим стандартам и хранящемуся в них опыту.