Управление проектами. Фундаментальный курс - Коллектив авторов

• определение и рассмотрение различных альтернативных вариантов затрат и их прогнозирования;

• уточнение и конкретизацию сметы проекта.

Под сметой понимается перечень доходов и расходов, структурированный по разделам, называемым статьями расходов и доходов. Смета – это статическая форма отчетности и на практике идеально подходит для планирования постоянных издержек компании. В статьях расходов и доходов отражается информация по пакетам работ, сформированным по различным основаниям:

• по содержанию;

• по срокам выполнения;

• по структуре счетов;

• по ответственным исполнителям.

Для ресурсного планирования существуют соответствующие уровни планирования, ограничения и виды, и для каждого из уровней есть свои оценочные и стоимостные модели. Точность оценки стоимости проекта напрямую зависит от уровня планирования ресурсов – чем детальнее план ресурсов, тем точнее определена стоимость проекта. Ограничения проекта ускоряют или замедляют время реализации операций. Результатом являются сокращение времени простоя, обозначенного на сетевой диаграмме, снижение гибкости календарного планирования, возможное сокращение числа параллельных операций и повышение вероятности задержки проекта. При осуществлении календарного планирования необходимо учитывать следующие ограничения проекта:

• технические или логические;

• физические;

• ресурсные (люди, материалы, оборудование, текущие активы).

Пример. Технические ограничения проекта – строительная площадка находится в спальном районе на первом этаже жилого здания, поэтому должны быть предусмотрены фильтры очистки воздуха и надежные средства шумоизоляции.

Логические ограничения проекта – ПИР не может быть начат без отчета о потребителях, так как от результатов отчета зависит, что будем строить: ресторан или столовую экономического класса. Монтажные работы возможны только после приобретения оборудования.

Физические ограничения проекта – спальный район с развитой инфраструктурой не допускает возможности заезда к месту строительства грузовых машин и прочей крупной строительной техники.

Ресурсные ограничения проекта – в данном районе СМР можно осуществлять только с 8 и до 20 ч.

Большинство известных методов календарного планирования требует, чтобы руководители проекта классифицировали его по ограничению времени проекта или по ограничению на количество ресурсов. Наиболее распространенные следующие методы планирования:

• Распараллеливание – дробление выполнения операции, прерывая на какое-то время работу и направляя ресурсы на другую операцию, и затем возвращение ресурсов для продолжения работы по первой операции.

Распараллеливание может быть весьма полезным инструментом, если издержки, связанные с началом и приостановкой работ, не будут большими – например, перемещение оборудования с места выполнения одной операции на место выполнения другой. Плановики должны стараться избегать дробления, за исключением тех случаев, когда нет альтернативы решения проблем с ресурсами.

• Метод критической цепи – выявление и использование временных резервов для завершения проекта досрочно, или решение проблем с отставанием.

Успешное выполнение проекта требует, чтобы его участники сократили свою оценку времени, для того чтобы устранить то время, которое выделили «на всякий случай», и спланировать работы более точно. Руководители должны спокойно отнестись к тому, что приблизительно половина операций проекта потребует больше времени для выполнения, чем предполагалось, и заложить общий резерв времени на весь этап или проект в целом. Эффект метода критической цепи в значительной степени зависит от пристального и частого мониторинга прогресса по проценту завершения и оставшегося времени, чтобы это время не было потрачено впустую между двумя последовательными операциями. Необходимо тщательно управлять буферами времени и сокращать множественность задач для людей, насколько это возможно.

15.3. Разработка смет проекта

В зависимости от этапа жизненного цикла проекта и целей оценки применяют различные виды и методы оценки стоимости проекта. Распределение стоимости проекта в течение его жизненного цикла неравномерно, обычно основная часть стоимости возникает на фазе реализации проекта. Но следует отметить, что основные решения, обусловливающие показатели стоимости проекта, принимаются на прединвестиционной фазе проекта. Таким образом, возможность управления стоимостью проекта также распределяется неравномерно на протяжении всего его жизненного цикла.

В крупных проектах составляется по меньшей мере четыре вида смет с возрастающей степенью точности:

• предварительная – ее цель оценить жизнеспособность проекта; допустимая погрешность оценки 25–40 %;

• первичная, или факторная, – ее цель сравнить планируемые затраты с бюджетными ограничениями; допустимая погрешность оценки 15–25 %;

• приближенная – предназначена для подготовки плана финансирования проекта; допустимая погрешность оценки 10–15 %;

• окончательная – предназначена для окончательной оценки стоимости результата проекта; допустимая погрешность оценки 5–6 %.

На точность расчетов также значительно влияет уникальность проекта. Для контроля крайне важно подсчитать затраты и составить смету, так как на протяжении всего жизненного цикла проекта они служат основой сравнения плана и факта. Полнота контроля проекта и отчеты о статусе проекта зависят от точности расчета затрат и смет как основной информации для измерения и отклонения от плана и принятия мер по его исправлению.

Наиболее надежный способ провести точную оценку стоимости (разработать смету) – обратиться к ответственным за работу «Анализ предложений исполнителей». Исполнители по опыту знают, где найти информацию, позволяющую рассчитать затраты на работы (функции).

На концептуальной фазе проекта с целью получения первоначальных оценок затрат на проект часто используются методы расчета затрат посредством коэффициентов. Ими, в частности, пользуются при расчетах «сверху вниз». Есть три наиболее часто приводимых в этих случаях примера: расчет затрат на строительство дома по его площади, нового завода – по его производственной мощности, компьютерной программы – по числу строк исходного кода. Однако эти методы расчета затрат с помощью коэффициентов недостаточно точны для контроля или составления сметы, так как не учитывают разницы между проектами и не определяют конкретные промежуточные результаты.