Выставочный менеджмент: стратегии управления и маркетинговые коммуникации - Наталья Александрова

• оповещение по ведомственным информационным каналам;

• реклама и информация в специализированных и корпоративных изданиях;

• персональные приглашения (по почте, факсу, курьером);

• афиши внутри ведомств, офисов и др. вовлеченных в орбиту мероприятия структур.

Часто организаторы выпускают отдельные билеты на мероприятия, проводимые в рамках выставки, публикуют в СМИ регистрационные листы.

2.3. Выбор, оборудование и оформление помещений

2.3.1. Типы конференц-залов на выставках

На выставках существует два типа помещений, в которых проходят мероприятия деловой программы: стационарные и мобильно возводимые на время работы выставки.

Конечно, стационарные помещения имеют неоспоримые преимущества перед возводимыми конструкциями: они лучше оборудованы, имеют лучшую звукоизоляцию и т. д. Однако не всегда они присутствуют в достаточном количестве в наших выставочных комплексах, поэтому на практике организаторы выставок строят конференц-залы, VIP залы, переговорные комнаты самостоятельно.

Также в выставочной практике используется проведение мероприятий конгрессной программы вне выставочной площадки с последующим организованным посещением выставки.

Во всех трех случаях необходимо тщательное инспектирование помещений, в которых будет проходить деловая программа выставки, с тем чтобы правильно распределить проходящие во время выставки мероприятия по залам и предусмотреть необходимое оборудование и инвентарь.

FINE POINT

Размер зала, виды рассадки для различных типов мероприятий

Большое значение для успешного проведения мероприятия имеет правильный выбор размера зала:

• не должно быть ощущения пустоты, «заброшенности» участников;

• участникам не должно быть тесно;

• должна быть правильно выбрана форма рассадки участников.

Специалисты по организации конгрессных мероприятий рекомендуют следующие соотношения площади зала и количества участников мероприятий деловой программы [7]:

Необходимо продумать, какой вид рассадки участников выбрать. Ниже приводим стандартные варианты рассадки:

2.3.2. Оборудование и инвентарь

При осмотре и бронировании помещений необходимо получить ответы на следующие «главные» вопросы:

• удобно ли и «прозрачно» расположение зала для участников (система навигации);

• удобно ли расположен зал с точки зрения выставочной дирекции (близость служб, уровень шума в зале и др.);

• каким оборудованием и инвентарем располагает зал;

• какие вспомогательные службы/услуги могут быть обеспечены.

Проверить себя можно, составив детальный перечень вопросов (см. ниже «Контрольный лист»).

FINE POINT

Контрольный лист: организация конференции

• Число участников мероприятия.

• Помещение: расположение, степень удобства.

• Необходимые помещения (основные, вспомогательные): количество и тип.

• Возможности по расположению посадочных мест, столы, стулья, свободная площадь и общее расположение, подход к столам и стульям.

• Помещения для организации приемов: количество, тип и уровень обслуживания.

• План помещения.

• Проверка состояния помещений: чистота, мебель, вентиляция, освещение и акустика.

• Приборы, блокноты для записей, ручки, пепельницы, зажигалки, стаканы для воды и вода для выступающих.

• Столы для выступающих: место расположения, трибуна, число посадочных мест, приборы, именные карточки, информационные материалы.

• Система работы с аудиторией: микрофоны и система контроля за звуком.

• Освещение: обычное, дополнительное; соответствие требованиям.

• Грифельные доски, чарты, салфетки, др.

• Проекционное оборудование: оверхед, экран, оператор, расположение прибора и экрана, пленки и слайды. Возможность использования прибора в конкретном помещении. Размещение розеток. Стол, стенд, электрические удлинительные провода и осветительная система.

• Оператор за проектором, график получения и сдачи материалов. Источники материалов и оборудования.

• Информационные материалы для выступающих и для аудитории.

• Разное: расположение телефонных аппаратов, гардеробной и мест парковки.

• Фотографирование: необходимые инструкции, определение времени съемок.

• Отчеты: публикация выступлений. Требования относительно составления отчета, числа копий и времени, когда будет необходим подготовленный отчет.

• Кофе, чай, ланч, обед.

• Оформление: цветы, растения, флаги и знамена.

• Пресса: пресс-релизы и мероприятия для прессы.

Источник: компания «Защита Экспо», г. Москва

FINE POINT

Контрольный лист: организация брейков, фуршетов, приемов

• Вид мероприятия.

• Необходимые помещения: вид и размер, план, возможности посадочных мест, оформление, освещение, акустика, вентиляция, аудиовизуальная аппаратура, вспомогательные помещения.

• Оплата: помещения, питания, напитков, услуг, развлекательных мероприятий, оформления, чаевые.

• Правила, лицензии.

• Обслуживание за столом или буфет: количество посетителей, размеры столов, форма столов, посадочные места, стулья и проходы между столами.

• Сбор высокопоставленных гостей: комната для сбора гостей, бар, время проведения сбора, хозяин или хозяйка мероприятия, посадочные места и услуги швейцаров.

• Стол для высокопоставленных гостей: расположение, посадочные места, стулья, количество, именные карточки, оформление, специальные напитки, сигары и сигареты, счета на количество накрытых мест и специальные услуги.

• Меню: расценки на все виды блюд.

• Информационные раздаточные материалы: идентификационные таблички для столов, информация на столах, именные карточки, меню, программы и повестка дня.

• Организация пропускной системы на мероприятие, инструкции в связи с возможным возникновением вопросов, связанных с доступом на мероприятие.

• Специальные виды услуг: гардеробные, транспорт, места парковки и телефоны.