Заметки конструктора - Владимир Александрович Быков

информации

Неплохо использовать в качестве информации аргументированные, теоретически осмысленные советы своих опытных коллег. Часто они значительно полезнее и эффективнее, чем любая печатная продукция, к которой, по сложившейся традиции, многие почему-то более благосклонны.

Важно правильно реагировать на предлагаемое, уметь не отбросить без должной оценки нечто необычное, на первый взгляд, странное и непонятное. Правда, большой опыт не всегда помощник, поскольку с возрастом нередко одна из его составляющих, воображение, снижается, а вторая, знание, начинает наполняться все в большей и большей степени негативной частью, ограничивающей полет мысли сакраментальным «кабы чего не вышло». Шестерни воображения вязнут в массе знаний и опыта. Поэтому большую часть из всех нововведений специалисты отрицают в момент появления, как противоречащую существующим законам либо правилам и традициям.

В плане информационного обеспечения одна из проблем связана с определившимся в последнее время резким разделением труда и высоким уровнем специализации производства. Отсюда необходимость четкого решения задач на стыке организаций, точного представления характеристик предлагаемых услуг и верной оценки возможностей контрагентов, умения однозначно формулировать задачи и их воспринимать, в доступной форме излагать результаты решений и устанавливать их достоверность. Поскольку это не всегда соблюдается или выполняется не достаточно корректно, конструктор должен уметь в таких случаях задать массу наводящих и разъясняющих вопросов для понимания представленной информации, особенно в случаях контакта с новыми для него организациями, использования нетрадиционных источников и вообще при любом новом деле. Хотя бывают обстоятельства, когда нелишне последнее сделать и в области отработанных связей и решений, дабы избежать возможных ошибок и ложных движений. Однако это уже другая проблема – проблема интуитивного восприятия (ощущения) и верной оценки какого-либо решения на начальной его стадии в момент, когда ничего еще не сделано. Способность специалиста предвидеть события и их последствия – есть поистине качество, данное ему природой. Оно на грани искусства.

Применительно к научной информации хотелось бы отметить то известное мнение, что научные сотрудники, по крайней мере, в нашей сфере до настоящего времени работали с достаточно низкой эффективностью. И это мнение, кажется, не лишено оснований, если смотреть на их работы с точки зрения прямых результатов. Но кроме них мы имеем еще трудно оцениваемые косвенные последствия, о которых нельзя забывать.

Любая научная работа, даже при самом заурядном ее виде, есть дополнительный материал для размышлений и, поскольку уровень рассматриваемых в нем явлений и зависимостей много выше и корректнее анализа, выполняемого в ходе конструкторской разработки, он может служить хорошим толчком к изысканию новых решений.

И, наконец, последнее замечание касается вопросов точного отображения предмета информации с целью быстрого и однозначного, без ненужных сомнений ее восприятия тем, для кого она предназначена.

Исходя из чего мы считали бы возможным рекомендовать излагать текстовый информационный материал ответственного производственного назначения (инструкции, задания, описания, отчеты, технические условия и т. п.) с учетом следующих требований:

Однозначности, повторяюсь, содержания, особенно, в части наименований, математических выражений, зависимостей, связующих слов и т. д.

Недопустимости изменения раз принятых наименований, определений и даже действий в пределах всего взаимосвязанного материала (часто подобное необоснованно делается в угоду якобы литературной обработки).

Описания конструкций, технологий, приведения данных по характеристике, как правило, применительно к единственному числу представляемого объекта. Например, «агрегат выполнен в виде четырех узлов, каждый из которых состоит из…», а не «… узлов, состоящих из…» ; «два прижима, каждый усилием 200 кН», а не «усилием 400 кН»; «заготовка прокатывается», а не «заготовки прокатываются».

Исключения повторения связующих текст слов. Например, нельзя несколько раз подряд писать «состоит из», а надо вынести эти слова вверх с двоеточием «состоит из:» и далее перечислить то, из чего данное изделие состоит.

Краткого и логичного, без литературных вывертов, построения основного текста технического документа в целом; размещения материала, заголовков однотипно (в одном ключе) в пределах всего документа; одинакового уровня информационности (подробности описания, характеристик и т. д.); единства в подразделении текста на пункты и подпункты в системе перечисления каких-либо данных и сведений.

Допустимости, даже желательности, чисто литературной лирики (образности, красоты слога) только во вступительной, обзорной и заключительной частях документов, а также в письмах постановочного и проблемного характера.

Обязательного после полной подготовки текста еще одного прочтения глазами ваших потенциальных корреспондентов (пользователей) на предмет однозначного понимания и соответствия всем прочим упомянутым выше требованиям.

Деловая переписка

В общем объеме конструкторской работы деловая переписка составляет приличную долю и в значительной мере определяет эффективность процесса проектирования, особенно в части его организации и движения к конечной цели.

Переписка, как таковая – не самоцель.      Цель – решение вопроса. Каждое письмо, обращение к адресату должны сопровождаться соответствующей реакцией – ответом на ваше послание по его существу и в приемлемый на то срок. В нашей бюрократической системе такого ответа нужно добиваться настойчиво, путем строго периодических повторных запросов до получения требующегося вам ответа.

Письмо постановочного проблемного характера, письмо, касающееся новых решений и принципиальных моментов, должно включать в себя, предпочтительно, следующие разделы: существующее состояние проблемы, вопроса и т. д.; предлагаемое решение; преимущества, выгоды последнего в сравнении с тем, что имело место, с тем, что предлагается изменить; что, кому и когда нужно сделать для реализации предлагаемого; при необходимости, какие указания, кем и кому для этого нужно дать.

Письмо об изменении ранее принятых и согласованных решений – соответственно: краткое повторение принятых решений с указанием кем и когда они были приняты;      причину предлагаемых изменений с их обоснованием и с обязательным принесением извинений за допущенную ошибку, если таковая имела место по вашей вине; просьбу об изменении ранее принятого с конкретной сутью изменений; просьбу подтвердить предлагаемое с указанием, при необходимости, желаемого срока подтверждения.       Письмо с ответом на чье-либо решение должно содержать: повторение предлагаемого и, в зависимости от характера решения, либо подтверждение предлагаемого с возможной его корректировкой, либо мотивированный отказ, а в случае корректировки решения еще и просьбу к адресату о приемлемости для него предлагаемой новой редакции решения с учетом упомянутой корректировки.

В каждом письме нестандартного характера, особенно, по проблемным вопросам, должна чувствоваться авторская заинтересованность в требуемом решении. Письмо должно быть психологически убедительным и составлено в таком виде, который бы исключал возможность принятия адресатом отрицательного ответа по сугубо формальным соображениям. Он должен почувствовать интерес к положительному решению вопроса, а не наоборот.

Деловая переписка должна направлять и ориентировать адресата на правильное, четкое и своевременное реагирование на ваше письмо. Ваш пример ее ведения в этом плане имеет большое значение. Ответ на запрос другой стороны следует отправлять немедленно. Если вопрос сложный и требует времени, то направлять письмо – уведомление либо