Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин

Мониторинг актуальности проекта и информирование о ходе реализации ИП. В ходе осуществления проект подвержен разнообразным рискам. Пожалуй, наиболее существенным из них является риск потери актуальности результатов ИП. В истории есть сотни примеров реализации этого риска в ходе осуществления проекта. Одним из наиболее свежих примеров утраты проектом актуальности является заморозка строительства четвертого транспортного кольца в Москве, хотя часть его уже построена. Во многих случаях причиной утраты смысла продолжения проекта является слишком долгое выполнение проекта. Как уже говорилось, чем дальше горизонт планирования, тем меньше точность планирования. Поэтому с увеличением горизонта планирования возрастает вероятность реализации риска утраты актуальности проекта.

В процессе информирования о статусе выполнения ИП происходит обмен информацией между проектной командой и менеджером проекта и между менеджером проекта и управляющим комитетом. В последнем случае рациональной практикой является соблюдение определенной периодичности информирования. При этом неплохо учитывать продолжительность проекта, например, если проект длится пару-тройку лет, возможно, нет смысла рапортовать ежемесячно, вполне достаточно ежеквартальной отчетности. Так как пользователем отчетов о статусе выполнения проекта является управляющий комитет, право определения периодичности отчетов остается за ним. В целом должен соблюдаться базовый принцип любой отчетности – она должна служить обоснованием принимаемых управленческих решений. Если принимаемые решения по смыслу слабо пересекаются с содержанием и смыслом отчетности, то у аудитора должно возникать большое сомнение в целесообразности использования такой отчетности.

Хорошей практикой является наличие процесса оценки рисков проекта на этапе планирования. Однако еще лучше – наличие процесса переоценки рисков проекта по мере его исполнения. Осмелюсь предположить, что в нашей стране очень немногие компании практикуют такого рода процедуры. Аудитор должен способствовать внедрению и использованию обоих процессов путем демонстрации их преимуществ на примере завершенных проектов.

Подпроцесс «Оценка результатов исполнения ИП»

Данный подпроцесс включает в себя пять основных этапов:

• создание рабочей приемочной комиссии, проведение приемочных испытаний и ввод в эксплуатацию;

• создание требуемых условий для эксплуатации (обеспечение максимальной функциональности и сохранности);

• получение свидетельств о собственности и разрешений на эксплуатацию от регулирующих и контролирующих органов;

• пересмотр расходных норм, плановых мощностей и прочих операционных показателей;

• отчет о результатах осуществления ИП.

Создание рабочей приемочной комиссии, проведение приемочных испытаний и ввод в эксплуатацию. Существуют различные варианты построения процесса приемки результатов ИП. По общему правилу участвовать в процессе приемки должны представители тех процессов, на функционирование которых результат завершенного ИП окажет влияние. В идеале они должны также участвовать в процессе подготовки, согласования и утверждения ИП. Во многих случаях результаты процесса приемки оформляются как минимум отдельным протоколом или его аналогом.

Довольно часто результат завершенного ИП представляет собой сложный объект с точки зрения структуры и содержания. Например, постройка нового цеха на действующей производственной площадке. В таких случаях визуальное обследование результатов ИП и даже пробный разовый запуск могут быть недостаточным свидетельством успешности завершенного ИП. Сложные объекты могут эксплуатироваться в режиме испытания в течение определенного времени. В таких случаях огромное значение имеет обеспечение достоверности регистрируемых оцениваемых параметров во избежание манипуляций данными.

После того как результат ИП прошел необходимые процедуры приемки, в большинстве случаев он классифицируется как объект основных средств (или комплекс объектов основных средств). На этом этапе процесс «Инвестиции» переходит в процесс «Управление активами».

Создание требуемых условий для эксплуатации (обеспечение максимальной функциональности и сохранности). Получение свидетельств о собственности и разрешений на эксплуатацию от регулирующих и контролирующих органов. Пересмотр (если необходимо) расходных норм, плановых мощностей и прочих операционных показателей. Отчет о результатах осуществления ИП. Результаты многих ИП являются относительно уникальными. Это требует индивидуального подхода к формированию параметров, соблюдение которых обеспечит максимально продолжительную и эффективную эксплуатацию. Грубо говоря, необходимо создать единственную в своем роде инструкцию по эксплуатации. Наличие такой инструкции нередко является одним из условий успешной приемки результатов ИП.

В ряде случаев до начала эксплуатации результатов ИП требуется получение разрешений от разных регулирующих и контролирующих органов. Необходимость наличия разрешений может приводить, например, к тому, что результаты ИП проходят внутреннюю приемку в компании, но еще долгое время не могут использоваться из-за затянутости процесса получения того или иного разрешения. В связи с этим важно на этапе формирования ИП учитывать время, необходимое для выполнения требований соответствующих регуляторов.

Аудитор должен помнить о том, что результаты многих ИП влияют на функционирование одного или нескольких процессов (побочные изменения). Например, если предприятие построит цех по производству нового вида продукции, это вызовет целую цепочку изменений. Увеличатся объемы закупок, повысится потребность в денежных средствах на оплату новых закупок, могут потребоваться новые складские площади, может потребоваться доработка вспомогательных сооружений (например, реконструкция электросетей) и многое другое. В связи с этим существует несколько нюансов.

Нюанс 1. Результаты ИП спровоцировали ряд побочных изменений, и необходимость их осуществления была предусмотрена на этапе формирования проекта. Это самый позитивный вариант. Все, что остается сделать, – так это произвести необходимые изменения.

Нюанс 2. Результаты ИП не спровоцировали побочные изменения, и необходимость осуществления каких-либо изменений не рассматривалась на этапе формирования проекта. Некоторые ИП действительно могут не вызывать заметных побочных изменений. Однако аудитор должен иметь в виду, что предприятию может банально повезти и побочные изменения станут несущественными в процессе осуществления проекта.

Нюанс 3. Результаты ИП не спровоцировали побочные изменения, однако необходимость осуществления ряда изменений предусматривалась на этапе формирования проекта. Такие ситуации во многом неоднозначны. Если аудитор видит, что предприятие регулярно перезакладывается при формировании ИП, он должен оценить экономический эффект перестраховки. С одной стороны, перестраховка может иметь безобидные последствия. Например, руководители ИП просто имели в виду возможные побочные изменения и были морально готовы действовать при необходимости. С другой стороны, все может обернуться гримасами российской предпринимательской действительности. Например, под девизом «на всякий случай, а не то будет поздно» могут благополучно распилить часть бюджета ИП, сделав или закупив то, что не потребуется в дальнейшем (отсутствовал обоснованный намек на существенную вероятность возникновения побочных изменений).

Нюанс 4. Результаты ИП спровоцировали побочные изменения, однако необходимость осуществления изменений не предусматривалась на этапе формирования проекта. Основной негатив данной ситуации заключается в непредсказуемости развития событий и связанном с ними операционном и экономическом эффекте. Иногда действительно сложно предсказать побочные изменения. Однако в очевидных ситуациях это непростительно. Например, на одном химическом предприятии после реконструкции увеличилась мощность основного цеха. Однако после запуска цеха выяснилось, что способ подачи второстепенного, но неотъемлемого ингредиента не обеспечивает соблюдение обновленного техпроцесса (при этом мощность производства была достаточной). Пришлось потратить еще пару месяцев и еще немного денег на реконструкцию системы подачи.

В целом аудитору важно помнить, что часто предприятия концентрируются на прямом эффекте ИП и забывают о побочных эффектах. Одним из вариантов устранения такой забывчивости является внедрение системы управления рисками ИП. При правильном построении система позволяет, попросту говоря, подумать обо всех существенных причинно-следственных связях ИП на этапе его формирования.