Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы - Олег Крышкин

• имеются сопроводительные документы (как минимум накладная, спецификация, упаковочный лист);

• фактическое состояние груза соответствует состоянию, отраженному в сопроводительных документах;

• фактическое состояние груза соответствует заказанному состоянию как с точки зрения количества и номенклатуры, так и с точки зрения качества.

Процесс приемки имеет три основных сценария:

• Сценарий 1. Груз полностью соответствует заказу как по количеству и номенклатуре, так и по качеству. Первичные документы имеются в требуемом объеме и соответствуют фактическому состоянию груза. Полученный груз передается на склад либо напрямую на производство.

• Сценарий 2. Качество груза в порядке, однако чего-то не хватает из номенклатуры, при этом первичные документы соответствуют фактическому состоянию груза. Полученный груз передается на склад либо напрямую на производство. Поставщик извещается о том, что необходимо допоставить недостающие ТМЦ.

• Сценарий 3. Качество груза не соответствует требованиям, при этом имеется полное соответствие заказу по количеству и номенклатуре. Первичные документы также соответствуют фактическому состоянию груза в части количества и номенклатуры, но не соответствуют в части качества. По результатам приемки составляется акт с описанием выявленных расхождений. Акт является основанием для предъявления претензий поставщику. Полученный груз передается на склад, однако, по идее, он должен храниться отдельно от основной массы ТМЦ, т. к. в отношении его возникли спорные моменты. Передача напрямую в производство может осуществляться, однако это чревато дополнительными рисками, которые связаны с процессом разбирательства с поставщиком. Поставщик извещается о том, что необходимо осуществить либо замену, либо возместить затраты по доработке.

Прочие сценарии являются вариациями первых трех. В любом случае, если по какой-то причине поступившие ТМЦ или выполненные работы вызывают нарекания, должен составляться акт, на основании которого осуществляются все последующие действия.

Также аудитору необходимо иметь в виду, что существуют скрытые дефекты. Их нельзя выявить только с помощью органов чувств человека, необходимо использовать дополнительное оборудование. Наличие таких дефектов в большинстве случаев определяется уже после передачи ТМЦ в производство. ТМЦ, имеющие скрытые дефекты, обычно обмениваются, либо возмещаются расходы по устранению дефектов силами покупателя. Важно, чтобы система контроля предприятия вовремя выявляла скрытые дефекты, т. к. в большинстве случаев продавец устанавливает ограничения на время, в течение которого принимаются претензии.

Хотя от процесса приемки зависит дальнейшее развитие событий, немало российских компаний пренебрегают им. Наиболее распространенной причиной, как ни странно, являются хорошие отношения с поставщиками. Однако принцип «доверяй, но проверяй» в данном случае актуален как никогда.

Хорошей практикой в процессе приемки является оптимизация организационных моментов, связанных с предпочтительно одновременным участием представителей разных подразделений. Большое значение имеет предварительное извещение о времени поступления ТМЦ или времени окончания работ, позволяющее участникам спланировать свои действия.

Оприходование ТМЦ. Оценка правильности определения сделанной заявки после получения ТМЦ (принятия работ, услуг) и их использования в деятельности (необходимы ли были приобретенные ТМЦ/работы/услуги). Так или иначе, поступившие ТМЦ, или выполненные работы, или оказанные услуги проходят процесс приемки. Именно этим процессом заканчивается процесс «Закупки» (или часть процесса «Логистика») и происходит переход в процесс «Управление запасами» или «Управление активами». Однако процесс «Закупки» неполон без оценки актуальности осуществленной закупки. Бывает, что к моменту поступления ТМЦ в распоряжение предприятия необходимость в ней отпадает. Анализ таких ситуаций помогает оценить недостатки существующей системы планирования производства и планирования и осуществления закупок.

Так как этот процесс является аналитическим и не влияет напрямую на операционную деятельность предприятия, он не относится к технически неизбежным. Именно поэтому его наличие само по себе является лучшей практикой.

Наиболее простой способ выявить наличие и проанализировать эффективность данного процесса – это анализ остатков ТМЦ для выявления остатков с длительными сроками хранения. Выявить бесполезные работы и услуги можно путем анализа либо затрат, по которым в дальнейшем не было реализации, либо затрат, не предусмотренных технологией или иной производственной необходимостью.

Перечень и содержание базовых и специфичных рисков процесса

Перечень и содержание базовых контрольных процедур процесса

Рис. 10. Базовая схема процесса «Закупки» с указанием ключевых точек контроля

Перечень и содержание базовых тестов

Перечень и содержание лучших практик по процессу

Процесс «Инвестиции (капитальные вложения и новые проекты)»

Перечень основных подпроцессов и этапов процесса

Подпроцесс «Анализ инвестиционных возможностей»

Данный подпроцесс включает в себя три основных этапа:

• формирование пула идей;

• формирование технико-экономического обоснования (ТЭО);

• экспертиза ТЭО.

Формирование пула идей. Этот подпроцесс связан с творческой деятельностью во всех ее всевозможных проявлениях. Предприятие должно культивировать и развивать его. Важно создать возможность для аккумулирования идей внутри предприятия независимо от того, кому они пришли в голову. Предприятие может воспользоваться целым арсеналом методов – рационализаторство, кружки качества, принципы кайдзен, стратегическое моделирование и многое другое[15]. Аудитор должен понимать, что ключевые инвестиционные идеи являются следствием выбора определенной стратегии развития. Поэтому основным критерием целесообразности перехода от идеи к действиям по ее воплощению является то, насколько идея способствует реализации выбранной стратегии.

Формирование технико-экономического обоснования (ТЭО). Экспертиза ТЭО. «Сами по себе идеи ценны, но всякая идея, в конце концов, только идея. Задача в том, чтобы реализовать ее практически» (Генри Форд). Решение о целесообразности идеи в основном основывается на интуиции эксперта, принимающего решение. Решение о целесообразности превращения идеи в проект должно основываться на чем-то более существенном и, что важнее, доступном для восприятия потенциальными участниками проекта. Именно для этого служит ТЭО. Оно еще не является проектом, однако позволяет наглядно представить, куда может завести та или иная идея в будущем. В большинстве случаев подготовкой ТЭО занимается владелец процесса, высказавший достойную внимания идею. Аудитор должен понимать, что ТЭО, подготовленному автором идеи, может не доставать обоснованности суждений и выводов и правильности расчетов. По этой причине предприятие должно быть заинтересовано в создании функции, отвечающей за экспертизу ТЭО. В ряде случае такая функция закрепляется за специализированным подразделением, например департаментом по инвестициям. Важно, чтобы такое подразделение было независимым от авторов ТЭО (например, оно может быть подчинено напрямую генеральному или финансовому директору).

При подготовке ТЭО большое значение имеет унифицированный подход. Он обеспечивает сопоставимость разных по сути ТЭО. Сопоставимость является залогом объективности выбора. Аудитор вправе ожидать, что компания хотя бы попытается разработать соответствующую методологию и регламентировать процесс подготовки ТЭО. Ключевым критерием оценки адекватности методологии и процесса подготовки ТЭО является достаточность содержащейся в нем информации для проведения экспертизы.