Антитайм-менеджмент - Николай Додонов

С другой стороны, задачи должны быть ощутимыми. Выполняя каждую, нам надо продвигаться вперед. Пусть ненамного, но так, чтобы прогресс был очевиден. Безусловно, можно наполнить таск-менеджер самыми что ни на есть элементарными действиями, доведя принцип до абсурда, однако это не поможет нам стать продуктивнее, не работать вечерами и по выходным.

Если вам приходит в голову, что задача «позвонить Инне Ивановне и спросить, когда она подпишет договор» требует членения на «взять трубку», «набрать номер», «попросить к телефону Инну Ивановну», то вы не правы. В деле декомпозиции задач давайте ориентироваться на здравый смысл.

С чего я начну?

Это следующий вопрос, который мы себе задаем. Что нужно писать в таск-менеджер, когда в голове всплывает несколько элементарных действий? То действие, начать с которого кажется разумным. Вовлекающее!

Вовлекающее действие – это элементарное действие, с которого запускается процесс.

Оно ничем не отличается от обычного действия. Не требует размышлений для того, чтобы начать его делать, сформулировано очень просто. У него только одно отличие от прочих – оно кажется тем, с которого начинается работа.

Почему слово «кажется» выделено? Правильно ответ звучит так: на основании имеющихся у меня знаний и того представления об условиях и ресурсах, которыми я располагаю, считаю правильным начать с данного элементарного действия.

Конечно, мы отдаем себе отчет, что логически это может быть неправильным. Однако задача вовлекающего действия не в том. Оно может быть не тем, с которого реально стоит начинать процесс. Но должно быть тем, которое просто запускает движение. Я представляю себе его как шарф, который застрял в конвейере и затягивает вас все дальше.

По некоторым данным, 93 % менеджеров большую часть времени тратят на борьбу с сомнениями.

Все это время дело не движется. За него просто не берутся. Боятся ответственности, неверных шагов, финансовых и репутационных потерь… Хотя куда разумнее было бы просто начать. И сразу себя поправить, как только стало понятно, что мы идем не в ту сторону.

Гораздо лучше начать движение с минимальным планом и потом его уточнять, чем ничего не делать.

«Хороший план сегодня лучше безупречного плана завтра» – так сказал генерал Паттон. В наше время его слова звучат актуальнее с каждым днем. Если план постоянно не уточнять, какой бы он ни был безупречный, скорость изменений жизни сделает его малоактуальным. Конечно, в первую очередь это относится к планам на длительный срок.

Вопрос «с чего я начну?» определяет вовлекающее действие. С его помощью из целого ряда действий мы выбираем то, с которого запустим процесс. В очередной раз обращаю внимание: мы не должны найти стопроцентно правильное действие (по логике или хронологии). Мы должны найти то, с которого можно начать процесс.

Охотно верю, что, читая предыдущий абзац, вы могли ощутить несогласие или даже внутреннее сопротивление. На тренингах я часто слышу вопросы наподобие «как же я могу начать работу абы с чего?» Чтобы ответить на них, я написал раздел о планировании, в котором можно найти всю аргументацию.

Вовлекающее действие запускает процесс, открывает незавершенный цикл, и теперь мы подчиняем его силу, начинаем использовать ее себе на пользу. Когда какая-то работа начата, требуется совсем немного усилий, чтобы поддерживать движение. Если вам приходилось толкать машину, вспомните, что труднее всего было просто сдвинуть ее с места. Тогда как чтобы катить достаточно и половины усилий. С работой то же самое. Сложнее всего – начать движение. Поддерживать уже текущие дела гораздо проще.

Можно ли сделать это в течение двух минут

Правило двух минут – ценнейший инструмент для хорошей работы. Меня часто спрашивают, почему это правило именно двух минут, а не трех или одной. За ответом стоит обратиться к Дэвиду Аллену, ведь именно он – родоначальник методики, интерпретацию которой мы обсуждаем в данной книге.

Цель правила двух минут – не сходя с места сделать как можно больше. Те, кто слабо знаком с GTD, считают, что это не методика повышения продуктивности, а технология аккуратного распределения задач и документов по полочкам (чтобы потом бездельничать). Правило двух минут призвано помочь сделать как можно больше дел в тот момент, когда мы их получили.

Если представить, что у нас нет инструмента элементарных действий, массу дел мы отложим на потом, потому что за них не браться делать. По каким причинам это происходит, мы уже обсуждали выше. С помощью правила двух минут мы стараемся использовать принцип, по которому избегаем сложной задачи в пользу легкой, к своей выходе. Вместо того чтобы открывать программу и что-то записывать, выбирается простой путь – немедленно сделать.

Мы рассмотрели вопросы, целью которых было извлечение элементарного действия и нахождении вовлекающего. Теперь у нас есть выбор – начать работу прямо сейчас или записать задачу в таск-менеджер. Если мы будем записывать в него все подряд – то, что можно сделать прямо сейчас, и то, что нельзя, – работать станет неудобно. К тому же пострадает эффективность в целом.

Правило двух минут позволяет выполнить всю «мелочь», не сходя с места. Как только вы обратите внимание на эту часть алгоритма, то удивитесь, сколько работы можно сделать, как только вы ее получили. Это очень сильно поднимет общую скорость деятельности и продуктивность.

Если вернуться к вопросу о двух минутах, то можно сказать следующее. У каждого из нас своя специфика и работа. Правило двух минут предназначено для того, чтобы не записывать задачи в таск-менеджер и завершать их, как только они поступают. Каждый из нас может сам определить, какой интервал «мгновенной» работы для него приемлем. В таком случае вместо вопроса «могу ли я сделать это за две минуты?» можно использовать вопрос «могу ли я сделать это прямо сейчас?» Выбирайте, что больше нравится, и ориентируйтесь на результаты и ощущения.

Это была третья часть Алгоритма. Пора приступать его завершению.

Завершение Алгоритма. Когда это нужно сделать?

Время выделять главное. Им обычно является самое срочное дело. Задачи, которые нужно было сделать вчера, явно важнее тех, что можно отложить на завтра. Иными словами, последняя часть Алгоритма отвечает за расстановку приоритетов.

После того как стало ясно, что справиться с задачей в течение двух минут (или другого удобного вам интервала времени) не получится, мы спрашиваем себя: «Когда ее нужно решить?» и назначаем соответствующую дату в таск-менеджере. Этим путем мы распределяем множество действий на разное время и добиваемся комфортной и равномерной загрузки во все дни недели.