Антитайм-менеджмент - Николай Додонов

Отдельно стоит вопрос безопасности. Не страшно ли хранить документы в облаке? Ответ может звучать так: Dropbox зарабатывает, продавая место на сервере тем, кто хочет хранить там документы, и на сей момент стоит более 11 000 000 000 (одиннадцати миллиардов) долларов. Как вы думаете, он заботится о том, чтобы файлы были в безопасности?

Как обычно, все сводится к тому, чтобы пользователь выбирал защищенный пароль и следовал правилам работы с компьютером. Например, не давал сидеть за ним посторонним и не загружал программы из непроверенных источников. К тому же большой безопасности не гарантируют и защищенная флешка и сервер, который стоит в секретном месте. Но это уже зона ответственности специалистов.

Второй ответ чуть менее очевиден. Мы храним все в одной папке и складываем материалы кучей, чтобы никогда в нее не заходить. Чтобы искать файлы не глазами, а только через поиск. Но иногда бывает, что файл, который только что был в работе, нужно отправить по почте, распечатать (а мы его уже закрыли), скинуть кому-то на флешку. Как поступать в таких случаях?

Открываете папку, в которой хранятся все материалы, включаете представление файлов таблицей, а потом щелкаете на столбце «Дата изменения». Сверху будут те, что сохранялись последними. Это очень удобно, когда документ, с которым только что шла работа, нужно куда-то отправить. Если папок, в которых лежат файлы, несколько, это менее удобно. А так – открываешь папку, нужный файл обязательно оказывается вверху, кидаешь его на флешку или цепляешь к письму за 1 секунду.

Кстати, простой совет! Чтобы открыть только что бывший в работе файл, достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки по иконке программы, в которой он редактировался, на панели задач. Чтобы открыть один из разделов этой книги, я поступаю именно так. Принцип работает и на Windows и на Mac OS.

То же самое относится и к последним веб-страницам. Щелкните правой клавишей на иконке браузера, и он покажет те, что вы посещали незадолго до закрытия. Если какой-то сайт вы открываете особенно часто, в этом меню его можно закрепить. Очень удобно.

Совет: иногда полезно завести папку для всякого барахла, нужного всего 1–2 раза, сохранять в Архив которое нет никакого смысла.

У меня она называется ТЕМР и лежит на рабочем столе. Если я хочу сохранить вложение из заметки Evernote, оно отправляется туда. Скриншоты – тоже. Какие-то временные файлы, которые требуется отредактировать и отправить по почте, – в нее. Она оказывается кстати, когда надо сохранить картинку, которую я хочу использовать как иллюстрацию к статье в блог. Ее главное назначение – хранить в одном месте то, что не особо нужно. Не давать расползаться таким файлам по всему компьютеру. Раз в год я удаляю в ней все и потом снова превращаю в мусороприемник. В ней возможно представление файлов таблицей и сортировка по столбцу «Дата изменения», чтобы сверху всегда были самые свежие.

Если вы читали Дэвида Аллена, то помните, сколько внимания он уделял организации бумажного архива. Машинки для наклейки ярлыков. Специальные скоросшиватели для документов. Особые шкафы для скоросшивателей. Ужас! Какое счастье, что все в прошлом. Однако если у вас еще попадаются бумаги, с которыми нужно работать, то вот статья о том, как это удобно сделать, – http://time4life.ru/1849.

В заключение раздела небольшое задание.

Задание

1. Попрактикуйтесь со строкой поиска. Если поиск работает странно, проверьте, чтобы индексирование файлов включало в себя весь компьютер. Это можно сделать в «Панели управления/индексирования» (или «Параметрах индексирования»). Используйте разные комбинации называния файлов и расширений.

2. Создайте общую папку и отправьте в нее свой старый архив и все файлы, которые были разбросаны по компьютеру.

По желанию

Зарегистрируйтесь в одном из облачных сервисов и установите его клиенты на свой компьютер. В этом случае папка Архива будет как раз папкой облачного сервиса (например, Архив окажется в папке Dropbox).

С Архивами разобрались, теперь вернемся к Алгоритму.

Если действие есть

Чаще всего то, что подвергается анализу, будет нести в себе действие. После того как мы это определили, пора задать следующий вопрос. Он звучит так:

Какое конкретно?

В центральной части Алгоритма происходит определение действий и их разделение на мельчайшие элементы. Для этого нужно разложить модели, которые появились в рабочей памяти, а затем выбрать какую-то из них для дальнейшей работы. Задаем себе простой вопрос: «Какое именно действие необходимо сделать в связи с тем, что мы анализируем?»

Есть прекрасная метафора: слона нужно есть по частям. С помощью данного вопроса мы должны не просто раздробить слона, но и сделать это так, чтобы его кусочки проходили переработку в то время, когда мы можем рассчитывать только на условные 50 % энергоснабжения.

Что можно считать элементарным действием? Вот его определение:

Элементарное действие – действие, которое не требует размышления для выполнения.

Для каждого из нас такие действия будут отличаться. Все зависит от компетенции и опыта. Для кого-то задача установить принтер будет простой, для кого-то – весьма серьезной, требующей вызова айтишника. Как несложно увидеть, элементарно для нас то, что мы много раз повторяли, в чем мы специалисты.

Для врача элементарным действием будет осмотр пациента – он проводился тысячи раз и стал навыком так же, как для водителя – вождение. Менеджеру просто собрать совещание (хотя если он будет делать это не один, возможны трудности). Задать эталон элементарных действий и сделать их стандартный список попросту невозможно.

В поисках идеальных формулировок задач, которые отправятся в таск-менеджер, стоит опираться на несколько правил:

• чем больше вы заняты, тем тщательнее нужно дробить задачи, и наоборот;

• чем больше ваш опыт работы с задачами, тем легче подобрать соответствующую «дозировку»;

• если задача долго «висит», нужно проверить, действительно ли она записана в форме элементарных действий.

Вы можете сказать, что любое действие можно дробить бесконечно (и будете правы). Например, даже действие «согнуть палец» можно разбить на «согнуть первую фалангу», «согнуть вторую фалангу» и т. д. Следовательно, встает вопрос: где нижняя граница, которой стоит придерживаться в создании элементарных действие?

Ответ лежит в области здравого смысла. С одной стороны, мы должны выполнять задачи из таск-менеджера без затруднений в самом что ни на есть комфортном расположении духа (когда включать мозги не надо). Следовательно, их нужно записать как можно проще.