Microsoft Access 2007 - Александр Днепров

• Вкладка Макет содержит свойства, определяющие внешний вид всего отчета или его элементов. Используя эту группу свойств, можно задавать различные параметры отображения рисунков, полос прокрутки, кнопок управления окнами. Кроме этого, здесь можно задавать такие параметры, как отступы от границы элемента, тип границы, параметры отображения полей и сетки страниц, ориентацию и другие параметры.

• Вкладка Данные позволяет выбирать и устанавливать источник записей для выделенного элемента. Эта вкладка предоставляет возможность задания порядка сортировки данных и использования фильтров.

• Вкладка События содержит группу свойств, позволяющих задавать действия, которые будут происходить в результате возникновения какого-либо события. Примером события может являться щелчок кнопкой мыши либо перемещение указателя мыши по экрану, нажатие клавиши, использование фильтра или возникновение какой-либо ошибки, а также ряд других действий.

• Вкладка Другие включает в себя все свойства, которые не относятся ни к одной из групп, перечисленных ранее. Данная группа свойств позволяет определить панель инструментов, контекстное меню, установить цикл табуляции и блокировку записей, привязать ленту, задать использование размера бумаги по умолчанию и ряд других параметров.

• Вкладка Все объединяет все перечисленные ранее свойства, то есть свойства каждого из элементов отчета и самого отчета в целом.

Задать значения каждого из свойств можно несколькими способами: вводя нужные параметры в текстовые поля, используя поля со списком возможных вариантов или с помощью построителя выражений.

Оформление внешнего вида отчета

Читаемость отчета и наглядность его восприятия во многом определяются внешним видом данных в этом отчете. Наиболее наглядное восприятие данных достигается путем грамотного разбиения отчета на страницы, создания итоговых полей, различных уровней группировки и задания способа сортировки данных.

Если отчет содержит слишком большое количество записей, то все данные могут не поместиться на одной странице и отчет будет разбит на несколько страниц. Для сохранения структуры и наиболее удобного для пользователя представления отчета можно воспользоваться принудительным разрывом страниц, в таком случае разбиение на страницы будет осуществляться в установленных пользователем местах.

1. Чтобы добавить разрыв страницы в отчет, нужно на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажать кнопку Вставить или удалить разрыв страницы .

2. Затем переместить указатель мыши, который изменит свой вид на черный крестик, в область отчета, соответствующую нужному месту разрыва, и щелкнуть на ней кнопкой мыши.

3. Чтобы удалить уже существующий разрыв страницы, после нажатия кнопки Вставить или удалить разрыв страницы потребуется выделить щелчком кнопки мыши символ разрыва, который необходимо удалить, и затем нажать на клавиатуре клавишу Delete .

4. Добавление нумерации страниц в отчете осуществляется с помощью окна Номера страниц . Для вызова этого окна на вкладке Конструктор в группе Элементы управления следует выбрать команду Номер страницы .

5. В появившемся окне Номера страниц можно задать формат, расположение и выравнивание номеров страниц в документе.

Для обеспечения большей наглядности и целостности восприятия данных можно применять выделение отдельных элементов отчета линиями или прямоугольниками. Добавленная в отчет линия может иметь различные параметры форматирования, то есть имеется возможность задания определенной толщины линии, ее цвета, типа и вида оформления.

1. Для добавления линии необходимо на вкладке Конструктор в группе Элементы управления выбрать кнопку Линия .

2. Затем, установив указатель мыши в место, соответствующее началу линии, и удерживая нажатой кнопку мыши, необходимо протянуть в нужном направлении линию. В месте окончания линии кнопку мыши следует отпустить.

3. Чтобы выделить отдельные элементы отчета прямоугольником, необходимо перейти на вкладке Конструктор в группу Элементы управления и нажать кнопку Прямоугольник .

4. Для указания размеров и расположения прямоугольника следует переместить указатель мыши в левый верхний угол, соответствующий началу прямоугольника, а затем, перемещая указатель и удерживая при этом кнопку мыши, провести границы требуемого прямоугольника.

5. В окне свойств созданного прямоугольника можно задать требуемые параметры, такие как тип, ширина и цвет границы, тип и цвет фона, размеры отступов, оформление, режим вывода и др. В итоге может получиться отчет, подобный изображенному на рис. 7.27.

Рис. 7.27. Пример отчета после добавления элемента Прямоугольник

Для выполнения вычислений или подсчета итоговых значений в отчете используются выражения. Выражения являются аналогом формул в Excel 2007 и записываются в полях, предназначенных для отображения результатов вычислений.

Для создания вычисляемого поля необходимо выполнить следующую последовательность действий.

1. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Поле и поместите поле в нужном месте отчета щелчком кнопки мыши.

2. Двойным щелчком кнопки мыши на добавляемом поле вызовите окно свойств и выберите в нем вкладку Данные или вкладу Все .

3. Напротив значения Данные в окне свойств введите требуемое выражение; ввод выражения необходимо начинать со знака равенства.

• При записи выражений используются встроенные в Access 2007 функции, их можно вводить вручную либо использовать построитель выражений.

• Ввод выражения в окне свойств осуществляется так, как показано на рис. 7.28.

Рис. 7.28. Создание вычисляемого поля

4. Затем окно свойств можно закрыть. После закрытия окна свойств произведенные изменения сохраняются автоматически. Сделать отчет более удобным для понимания и эффективным в использовании данных можно, используя различные виды группировки и сортировки данных. Создание уровней группировки и задание способа сортировки осуществляется с помощью окна Группировка, сортировка и итоги . Существует возможность создания до четырех уровней группировки и задания для каждого из них своего способа сортировки, либо общего для всех записей способа сортировки данных.

Применение автоформата для отчета

Для быстрого создания отчетов, а также для их выполнения в едином стиле в Access 2007 используются различные шаблоны отчетов. При форматировании отчета можно использовать как стандартные стили форматирования, так и создавать нужные стили самим.

Чтобы применить автоформат, необходимо сначала создать отчет. Далее необходимо выполнить следующие действия.

1. После задания всех свойств отчета, на вкладке Упорядочить в группе Автоформат нужно выбрать команду Автоформат .

2. В представленном списке стандартных стилей форматирования необходимо выбрать нужный стиль. Установленные в стиле параметры будут автоматически применяться для всех отчетов, создаваемых с использованием данного автоформата. Например, для отчета Товары выберите стиль Access 2007 .

3. Чтобы создать новый стиль форматирования на основе открытого документа, необходимо нажать кнопку Мастер автоматического форматирования , расположенную на вкладке Упорядочить в группе Автоформат под списком стандартных стилей. На экране появится окно Автоформат (рис. 7.29).

Рис. 7.29. Окно Автоформат

4. Затем в окне Автоформат можно нажать кнопку Параметры и выбрать применяемые атрибуты уже существующего стандартного стиля или нажать кнопку Настройка , после чего отобразится окно Настройка автоформата , изображенное на рис. 7.30.

Рис. 7.30. Создание нового стиля форматирования с помощью мастера автоматического форматирования

5. Для создания нового стиля в окне Настройка автоформата следует установить переключатель Команда настройки в положение создание нового стиля на основе стиля объекта : “Имя объекта” и нажать кнопку OК .

6. Далее необходимо задать название создаваемому стилю. По умолчанию стилю будет присвоено имя Стиль1 . Затем нужно вновь нажать кнопку OК .

После создания нового стиля его название появится в списке стилей форматирования. Теперь, создавая документ для его форматирования, можно применять созданный стиль, при этом в отчете будут использоваться параметры, заданные в данном стиле форматирования.