Microsoft Access 2007 - Александр Днепров

• Для удаления поля или столбца из отчета необходимо выделить удаляемое поле, его подпись или заголовок столбца, который требуется удалить. Отображенные вокруг элемента границы будут означать, что он выбран. Затем необходимо нажать клавишу Delete , и выбранный элемент будет удален.

• Чтобы изменить форматирование полей, необходимо выделить поля для форматирования, а затем на вкладке Формат в группе Шрифт выбрать нужный формат.

Для изменения параметров страницы отчета предназначены команды группы Разметка страниц , расположенной на вкладке Параметры страницы . С их помощью можно внести в отчет требуемые изменения.

1. Чтобы задать размер бумаги для текущего раздела, необходимо нажать кнопку Размер и выбрать в раскрывающемся списке нужный пункт. По умолчанию будет установлен формат А4.

2. С помощью кнопок Книжная или Альбомная следует установить нужную ориентацию страниц. В данном случае отчет содержит небольшое количество полей, поэтому целесообразней установить книжную ориентацию страниц.

3. Кнопка Поля используется для выбора полей отчета. Поля можно устанавливать как для всего документа, так и для отдельных его разделов. Чтобы задать размеры полей, необходимо нажать кнопку Поля и выбрать подходящий вариант, щелкнув на нем кнопкой мыши.

4. Если необходимо изменить сразу несколько параметров, удобней воспользоваться кнопкой Параметры страницы . Ее нажатие вызывает окно Параметры страницы , содержащее вкладки Параметры печати , Страница и Столбцы (рис. 7.15). Таким образом, кнопка Параметры страницы позволяет установить все доступные параметры в одном окне.

Рис. 7.15. Окно Параметры страницы

Внешний вид отчета определяется взаимным расположением в нем элементов управления, которое, в свою очередь, зависит от того, какой вид макета элементов управления выбран для данного отчета. В режиме макета доступны два основных вида макета элементов управления: табличный макет и макет в столбик.

Табличный макет характеризуется выровненным по столбцам и строкам положением элементов управления и обязательным расположением подписей в верней части таблицы над элементами управления. В отличие от табличного макета, на макете в столбик подписи находятся слева от элементов управления, а элементы управления выравниваются вертикально и располагаются друг под другом в столбик.

Кроме того, в отчете возможно использование различных макетов элементов управления. Создать новый макет элементов управления можно, выполняя несколько действий.

1. Необходимо выбрать элемент управления, который требуется внести в макет. Если добавить нужно сразу несколько элементов, то их выбор сопровождается удерживанием нажатой клавиши Shift . В качестве примера будет использован уже созданный отчет Товары . Выделите в нем элементы Наименование и Описание .

2. Затем нужно перейти на вкладку Упорядочить в группу Макет элемента управления и выбрать один из вариантов: Табличный или В столбик . После этого Access 2007 создаст макет элементов управления заданного типа со всеми выбранными элементами. В данном примере будет выбран вариант В столбик , и в результате отчет примет вид, показанный на рис. 7.16.

Рис. 7.16. Пример отчета с использованием нескольких видов макетов элементов управления

Чтобы разбить макет элементов управления на два макета, необходимо сделать следующее.

1. Нужно выделить предназначенные для перемещения в другой макет элементы. Выделение сразу нескольких элементов осуществляется путем удерживания нажатой клавиши Shift на клавиатуре и щелчков кнопкой мыши на нужных элементах управления.

2. Затем следует выбрать тип нового макета, для этого можно воспользоваться кнопками Табличный или В столбик , расположенными на вкладке Упорядочить в группе Макет элемента управления , или щелчком правой кнопки мыши на выбранных элементах вызвать контекстное меню, в котором выбрать команду Макет , а затем тип создаваемого макета.

3. Для изменения расположения элементов управления в макете достаточно просто перетащить необходимый элемент управления в требуемое место. Горизонтальная или вертикальная полосы показывают ту область макета, в которой перетаскиваемый элемент будет располагаться после того, как кнопка мыши будет отпущена.

Чтобы обеспечить большую наглядность, в макет можно добавить линии сетки, разделяющей элементы управления. Для этого необходимо сделать следующее.

1. Щелчком кнопки мыши выделить любое поле отчета. Это поле будет обозначено границей вокруг него.

2. Затем на вкладке Формат в группе Сетка следует нажать кнопку Сетка и выбрать нужное расположение линий сетки.

Линии сетки можно добавить и другим образом. Так, щелчком правой кнопкой мыши на любом элементе отчета нужно вызвать контекстное меню, в котором следует выбрать команду Макет , затем Сетка и указать необходимый тип линий сетки.

Также в режиме макета пользователь может добавить в отчет рисунок для использования его в качестве эмблемы. Процесс добавления или изменения эмблемы отчета выполняется следующим образом.

1. На вкладке Формат в группе Элементы управления необходимо выбрать команду Эмблема. На экране появится окно выбора рисунка (рис. 7.17).

Рис. 7.17. Окно выбора рисунка

2. В окне Выбор рисунка следует выбрать нужный файл эмблемы. Добавление файла осуществляется двойным щелчком кнопки на нем либо его выделением с последующим нажатием кнопки OК .

После выполнения этих действий выбранная эмблема будет добавлена в левый верхний угол отчета.

Добавить или изменить заголовок отчета можно, используя команду Заголовок , расположенную на вкладке Формат в группе Элементы управления . В качестве заголовка указывается имя отчета. При изменении названия отчета текст надписи выделяется автоматически, поэтому для его замены достаточно сразу ввести новый заголовок отчета и нажать клавишу Enter .

Чтобы добавить номера страниц, необходимо сделать следующее.

1. На вкладке Формат в группе Элементы управления нажать кнопку Номер страницы .

2. В открывшемся окне Номера страниц , изображенном на рис. 7.18, необходимо выбрать требуемый формат, расположение и выравнивание нумерации страниц, а также указать, требуется ли отображение номера на первой странице отчета. В качестве примера задайте расположение нумерации по нижнему колонтитулу и выравнивание по центру, а также установите флажок Отображать номер на первой странице .

Рис. 7.18. Окно Номера страниц

3. Установив требуемые параметры, нажмите кнопку OК , после чего страницы отчета будут пронумерованы.

Последней в данном разделе будет рассмотрена возможность вставки в отчет текущих даты или времени. Для этого нужно выполнить следующее.

1. На вкладке Формат в группе Элементы управления необходимо нажать кнопку Дата и время , после чего появится окно Дата и время .

2. Чтобы добавить в отчет дату в нужном формате, следует установить переключатель Формат даты в подходящее положение. Оставьте выбранный по умолчанию формат 24 марта 2008 г . Полученный результат отобразится в поле Образец внизу окна Дата и время .

3. Чтобы добавить в отчет время в нужном формате, следует установить переключатель Формат времени в соответствующее положение. Оставьте выбранный по умолчанию вариант 22:05:48 .

4. Нажмите кнопку ОК .

Итак, вы научились корректировать отчет в режиме макета. Далее будет рассказано, как это делается в режиме конструктора.

Доработка отчета в режиме конструктора

Режим конструктора является наиболее удобным для формирования структуры отчета, в нем не отображаются базовые данные, однако есть возможность просматривать и изменять заголовки и примечания для всего отчета, определенных групп или страниц. Выполнение ряда задач в режиме конструктора является более удобным по сравнению с другими режимами. Так, в нем можно добавлять к отчету различные элементы управления, такие как надписи, рамки, прямоугольник, вкладки, линии и другие; изменять некоторые свойства элементов, изменение которых в режиме макета является недоступным; а также изменять источник элемента управления Поле в самом поле, не используя окно свойств.