Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса - Филипп Семёнычев

Параллельно с реализацией перечисленных выше этапов, можно начинать «Подготовительные работы», описанные в разделе 6. В первую очередь это проведение картирования, улучшения потока с помощью КПСЦ. Перед этим, разумеется, вам необходимо определить основной, создающий ценность поток, который вы будете улучшать. Более подробно об алгоритме и тонкостях применения КПСЦ на практике рассказано в книге «Стоимость ≠ Ценность. Современные методики картирования потоков создания ценности с применением правила 80/20» [1]. Основная задача данного этапа заключается в повышении стабильности и предсказуемости процесса. С помощью картирования вы можете улучшать ваши потоки создания ценности бесчисленное количество раз, однако не пытайтесь сделать всё идеальным с первого раза. Внимательно отнеситесь к сбору данных, т. к. информация, полученная при картировании потока, понадобится вам при составлении таблиц пропускной способности процесса. Следующим этапом идёт определение пилотного участка для реализации метода. Об этом было рассказано в разделе 6 «Где начинать реализовывать метод?», однако стоит подчеркнуть несколько важных моментов. Пилотный участок выбирается среди участков улучшенного потока (на предыдущем этапе). Основные критерии выбора – это удовлетворение условий для внедрения метода (см. раздел 6, «Условия для реализации стандартизованной работы»), а также подготовленность и лояльность персонала. Другими словами, необходимо продумать заранее, как будут выполнены перечисленные условия (работа со временем такта, повторяющаяся последовательность операций, наличие стандартного запаса и т. д.). Принимайте решение только после того, как будете уверены, что конкретный участок подходит. С другой стороны, работники участка должны быть достаточно лояльны для реализации изменений. Необходимо быть уверенными, что их можно подготовить, и они не будут сопротивляться изменениям. В этом случае наиболее важным становится выявление лидеров и привлечение их на свою сторону в деле реализации изменений. Выбранный пилотный участок будет являться первым участком основного процесса (улучшенного потока создания ценности), в котором применится метод стандартизованной работы. Но при анализе данного этапа лучше всего смотреть сразу на перспективу и отбирать участки, на которые можно будет распространить опыт после получения результатов на пилотном участке. Степень их лояльности может быть немного меньше, но при успешном улучшении информация об этом быстро распространяется, поэтому повышение лояльности персонала можно спрогнозировать. Следующий этап – это внедрение 5С на рабочих местах, который можно и даже нужно реализовать вне зависимости от внедрения метода стандартизованной работы, либо какого-то другого. Элементарный порядок, эргономика и поддержание чистоты на рабочем месте являются основой стабильности выполнения работ, а также безопасности работника. Об этом инструменте написано много статей и книг, что даёт практически исчерпывающее представление о его работе. Применительно к внедрению описываемого в настоящей книге метода, 5С необходимо применить в первую очередь на пилотном участке, на рабочих местах, которым предстоит работать в соответствии с новыми стандартами. Приведённые выше подготовительные работы (проведение улучшения с помощью картирования, внедрения 5С на рабочих местах) на самом деле требуют продолжительное время (от нескольких недель до нескольких месяцев или даже года) для их нормальной работы. Так, сам анализ при картировании может пройти достаточно быстро, однако стадия улучшений может быть значительно растянута во времени. Немного по-другому обстоят дела с 5С. Здесь внедрение может осуществиться достаточно быстро, однако привычки людей, на которых базируется метод (5С – самоконтроль), вырабатываются достаточно непросто и могут занять от пары недель до нескольких месяцев, в зависимости от степени заинтересованности руководителей (контроля, поддержки и решения проблем). Таким образом, организации, которые уже в настоящий момент времени применяют 5С или реализуют улучшения при помощи картирования потоков, заведомо имеют преимущества перед остальными. Но в lean такое преимущество напрямую зависит от степени вовлеченности и заинтересованности руководителя, поэтому его легко наверстать или утратить. Другими словами, начинайте подготовительные работы прямо сейчас, внедряйте 5С, ставьте цели и улучшайте потоки с помощью КПСЦ, не дожидаясь завершения других работ.

Следующим этапом является проработка необходимой документации метода. В разделе 6 «Основные элементы метода стандартизованной работы» уже были перечислены все основные элементы метода, т. е. элементы, составляющие основную стандартную документацию метода. На данном этапе внедрения метода команде необходимо переработать изложенную в предыдущем разделе информацию под специфику своей организации. Необходимо понять, какие будут стандартные документы, как они должны выглядеть (быть оформлены и скомпонованы), кто их разрабатывает и утверждает. Применительно к внедрению метода, это один из наиболее ответственных этапов, решающий судьбу дальнейшего функционирования метода. Проработка необходимой документации метода должна осуществляться командой, работающей над внедрением метода, с привлечением всех заинтересованных лиц (тех, кто оформляет документы, регистрирует, обновляет, следует им, согласует содержащую в них информацию и т. д.). Следующим этапом, плотно связанным с текущим, является разработка документации метода (черновой вариант). На данном этапе разрабатываются первые документы метода.

– Таблица пропускной способности разрабатывается на рассматриваемый процесс, улучшенный при помощи КПСЦ, и отражает все необходимые параметры.

– Стандартные операционные карты разрабатываются на основные операции рассматриваемого процесса по разработанной форме.

– Рабочие инструкции разрабатываются после анализа при помощи диаграммы загрузки операторов и расчёта существующего в настоящий момент времени такта.

– Прочие элементы (визуальные приложения, сводная таблица и т. п.) разрабатываются либо в составе вышеприведённых документов, либо отдельно, по решению команды.

Наиболее трудоёмким делом является разработка стандартных операционных карт, особенно совместно с визуальными приложениями. Это обуславливается наличием огромного числа операций, но ещё больше осложняется наличием большого числа вариантов выполнения одной и той же операции, например, на разные модификации (типы, виды) изделия. Выбор основных операций среди множества вариантов их выполнения (если таковое имеет место быть) осуществляется путём отбора наиболее массовых (ходовых, распространённых) из них. Наиболее удобно производить такой выбор по принципу Парето: выделите те изделия, которые за последний год составили 80 % реализации, т. е. были изготовлены и реализованы в наибольшем количестве. Согласно принципу, из всей огромной номенклатуры изделий остаётся около 20 % наиболее ходовых. С ними и работайте. Посмотрите, отличается ли последовательность и время выполнения определённых операций на этих изделиях, постарайтесь сгруппировать их по каким-либо признакам. Стремитесь получить стандарт выполнения операции, применимый на большинстве изготавливаемых в организации изделий и выделяйте опции, т. е. отклонения от данного стандарта по времени и содержанию.

Помните, что для разработки приведённой выше документации вы должны видеть рабочее место и выполняющуюся операцию, т. е. вы должны применять принцип «Go, Look, See» (см. раздел 4) и работу в команде с привлечением тех, кто непосредственно выполняет описываемые вами операции. На данном этапе команда уже должна представлять работу метода. Следующим этапом необходимо провести обучение персонала принципам стандартизации. Обучение должно содержать принципы, описанные в разделе 5 настоящей книги, формы, примеры и описание вновь разработанных документов и быть направлено на руководителей и работников, которым предстоит пользоваться разработанными новыми стандартами. Таким образом, руководители должны понимать принципы стандартизации, её необходимость и возможности стандартизации улучшений. Они должны осознавать, что без стандарта любое улучшение недолговечно, и что в их работе они должны закреплять любое улучшение. Тем, кому предстоит работать с вновь разработанной документацией, необходимо понять её назначение и порядок работы с ней (разработка, внесение изменений, работа с отклонениями и т. п.). Не пытайтесь предугадать всё и обучить весь персонал всему. Любое теоретическое обучение приносит пользу, но не настолько, как опыт практической работы. Информация должна быть доведена до работников, во избежание потерь информации рекомендуем вам воспользоваться дополнительно визуальным представлением информации, однако помните, что вам придётся повторять это обучение ещё несколько раз во время проведения пробных прогонов.