Excel. Легкий старт - Дмитрий Донцов

На вкладке Параметры осуществляется настройка режима отображения меню и панелей инструментов. Установка флажка Стандартная панель и панель форматирования в одной строке позволяет выводить эти две панели не в разных строках, а в одной друг за другом. Флажок Всегда показывать полные меню дает возможность при открытии любого меню видеть все входящие в него команды, а не только те, которые использовались недавно. При снятии данного флажка становится доступным флажок Показывать полные меню после короткой задержки – если он установлен, то полный состав меню будет показан не сразу, а через некоторое время после его открытия.

В нижней части вкладки Параметры содержится область настроек Другие. При установленном флажке Крупные значки включается режим отображения увеличенных кнопок на панелях инструментов, его рекомендуется применять пользователям с ослабленным зрением. Флажок Отображать названия шрифтов тем же шрифтом позволяет при работе со списком Шрифт, который находится на панели Форматирование, показывать название шрифта так, как он будет выглядеть в тексте (то есть названия шрифтов будут представлять собой их образцы). Установка флажка Отображать подсказки для кнопок включает режим отображения всплывающих подсказок для кнопок панелей инструментов при подведении к ним указателя мыши (всплывающая подсказка представляет собой краткое описание функциональности кнопки, ее суть). При этом становится доступным флажок Включить в подсказки сочетания клавиш – если он установлен, то в состав всплывающей подсказки будет включена информация о комбинации клавиш, нажатие которой аналогично щелчку на выбранной кнопке. Из раскрывающегося списка Эффект при выводе меню можно выбрать способ вывода меню на экран при его открытии: По умолчанию, Случайный выбор, Развертывание, Соскальзывание и Угасание.

Пункты Строка формул и Строка состояния управляют отображением строки формул и строки состояния. По умолчанию каждый из этих элементов интерфейса присутствует в окне программы. Строка формул находится в верхней части окна под панелями инструментов. В данной строке можно вводить и редактировать формулы, по которым вычисляется то или иное значение.

Рассмотрим следующий пример: в ячейку А1 с клавиатуры введем число 10, в ячейку В2 – 15, а в ячейку СЗ – 20. Затем установим курсор в ячейку, например, D5 и в строке формул введем (с клавиатуры либо с помощью команды Вставка → Функция) выражение =СУММ(А1;В2;СЗ), после чего нажмем клавишу Enter. В результате в ячейке D5 отобразится сумма чисел, содержащихся в ячейках Al, В2 и СЗ, которая равна 45. Если мы теперь изменим значение в любой из этих ячеек, то содержимое ячейки D5 пересчитается автоматически.

Что касается строки состояния, то она находится в нижней части интерфейса. Ее удобно использовать, в частности, для оперативного расчета суммы чисел, находящихся в разных ячейках. Для этого достаточно выделить область, содержащую эти ячейки, – требуемый результат отобразится в строке состояния.

С помощью команды Колонтитулы формируются и редактируются колонтитулы, которые могут располагаться как в верхней, так и в нижней части каждой страницы документа.

Использование команды Масштаб позволяет установить требуемый масштаб отображения текущего документа на экране. При выборе данного пункта меню появляется окно Масштаб, в котором с помощью соответствующего переключателя задается необходимый масштаб. Если предложенные варианты по каким-либо причинам не устраивают пользователя, можно ввести значение в поле Произвольный. Внесенные изменения вступают в силу после нажатия в данном окне кнопки ОК.

Меню Вставка

Команды меню Вставка предназначены для вставки в текущий документ ячеек, строк, столбцов, листов, диаграмм, специальных символов, разрывов, функций, примечаний, рисунков, гиперссылок и т. д.

С помощью пункта Ячейки можно вставить в любое место рабочего листа (туда, где установлен курсор) ячейку, строку или столбец. При активизации данной команды открывается окно, показанное на рис. 2.8.

Рис. 2.8. Окно Добавление ячеек

В данном окне с помощью соответствующего переключателя указывается, что именно требуется добавить. При этом ячейки можно вставлять со сдвигом вправо или вниз.

Вставку строк и столбцов можно выполнять также с помощью команд Вставка → Строки и Вставка → Столбцы соответственно.

В текущую книгу Excel можно вставлять листы. Для этого предназначена команда Вставка → Лист. При ее выполнении в рабочей книге появится новый лист, которому по умолчанию будет присвоено имя ЛистИ, где N – следующий порядковый номер листа. С помощью команды Вставка → Диаграмма осуществляется переход в режим работы с диаграммами (его описание приведено в разд. 3).

Команда Вставка → Символ дает возможность вставлять в ячейку символы и специальные знаки. При активизации данной функции на экране отображается окно Символ, состоящее из вкладок Символы и Специальные знаки. На вкладке Символы из раскрывающегося списка Шрифт выбирается шрифт, символы которого будут отображены в расположенной ниже таблице. В этой таблице следует выделить нужный символ и нажать кнопку Вставить. На вкладке Специальные знаки приводится перечень символов, которые не вошли ни в одну из таблиц на вкладке Символы.

Для создания формул удобно использовать команду Вставка → Функция. При ее активизации открывается диалоговое окно мастера функций (рис. 2.9), в котором выполняется предварительная настройка формулы.

Рис. 2.9. Мастер функций

Список Категория данного окна содержит перечень категорий, по которым сгруппированы имеющиеся в системе функции. В области Выберите функцию отображаются функции, соответствующие активной категории. При выборе любой функции в нижней части окна отображается краткая подсказка, характеризующая ее форму записи и назначение.

Для выбора требуемой функции следует установить на нее курсор и нажать кнопку ОК. В результате на экране отобразится окно аргументов функции, в котором завершается ее настройка (вводится требуемое выражение и т. п.).

Команда Примечание предназначена для вставки произвольных комментариев. Порядок создания и редактирования примечаний рассматривается в разд. 3.

Пункты, содержащиеся в подменю Рисунок, позволяют вставить в текущий документ картинку, рисунок, автофигуру, объект WordArt и организационную диаграмму. При активизации соответствующих команд данного подменю на экране отображается либо окно выбора объекта, либо окно, в котором требуется по обычным правилам Windows указать путь к вставляемому файлу.

Использование команды Гиперссылка (она вызывается также нажатием сочетания клавиш Ctrl+К) целесообразно в случаях, когда в текущий документ требуется вставить гиперссылку. При активизации данной команды открывается диалоговое окно Добавление гиперссылки (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Диалоговое окно Добавление гиперссылки

В поле Текст данного окна вводится текст гиперссылки, который будет соответствующим образом выделен в тексте (по умолчанию – синим цветом с подчеркиванием). С помощью кнопки Подсказка на экран выводится окно, в котором можно набрать текст всплывающей подсказки (она будет отображаться при подведении указателя мыши к тексту гиперссьшки). Затем в поле Адрес следует ввести адрес гиперссылки.

При необходимости можно создать ссылку на какое-либо место в текущем документе. Для этого с помощью кнопки Закладка нужно открыть окно Выбор места в документе, в котором указать адрес ячейки для гиперссьшки и нажать кнопку ОК.

Меню Формат

С помощью команд, содержащихся в меню Формат, выполняются операции по оформлению документа.

Для перехода в режим форматирования активной ячейки (либо выделенного диапазона) следует воспользоваться командой Формат → Ячейки, которая вызывается также нажатием сочетания клавиш Ctrl+1. При выполнении данной команды открывается окно Формат ячеек, состоящее из шести вкладок (рис. 2.11).

Рис. 2.11. Окно форматирования ячейки или диапазона

На вкладке Число выбирается требуемый числовой формат ячейки и настраиваются его параметры. При этом в поле Образец отображается пример того, как будет выглядеть содержимое ячейки.

Вкладка Выравнивание предназначена для настройки режимов отображения содержимого ячейки. С помощью области Выравнивание осуществляется горизонтальное и вертикальное выравнивание содержимого ячейки, требуемые варианты выбираются из списков по горизонтали и по вертикали. Если в списке по горизонтали выбрано, например, значение по левому краю (отступ), то становится доступным для редактирования расположенное справа поле отступ, в котором указывается необходимая величина отступа. В области Ориентация задается направление текста (можно расположить текст в ячейке вертикально или под произвольным углом). Флажки переносить по словам, автоподбор ширины и объединение ячеек собраны в область настроек Отображение. При установленном флажке переносить по словам вводимый в ячейку текст будет автоматически переноситься на следующую строку при достижении правого края ячейки. Установка флажка автоподбор ширины позволяет уменьшить размер символов шрифта таким образом, чтобы содержимое ячейки помещалось в столбце. Для объединения двух или более ячеек в одну предназначен флажок объединение ячеек (предварительно следует выделить объединяемые ячейки).