Пособие по оформлению заявки на участие в запросе цен по правилам государственной корпорации по атомной энергии «Росатом» - Юлия Фаер

Пример:

Генеральный директор ООО «Пупсень» подпись И. И. Пупсов

Если несколько подписей:

Генеральный директор ООО «Пупсень» подпись И. И. Пупсов

Главный бухгалтер ООО «Пупсень» подпись И. И. Пупсов

Если мы говорим о копиях, то существует мнение, что подпись и печать надо ставить там, где есть свободное место на документе. Можно и так. В общем, лучше, чтобы печать и подпись все-таки читались. Тут нет строгих правил. Официальные документы, выданные участнику запроса цен третьими лицами и содержащими печать (лицензии, доверенности, нотариально заверенные копии и др.) не подписываются и не заверяются печатью Участника.

Из практики: однажды проходил один тендер, где документы, выданные третьими лицами, а именно – нотариально заверенные, надо было подписывать и ставить на них печать, иначе на этом основании заявку отклоняли.

Сейчас времена изменились, и пришла в мир электронная цифровая подпись. Когда крепите тендерные документы на площадку (любую) и подписываете их ЭЦП, учтите, что ОСНОВНЫЕ формы (заявка, анкета, техническое предложение и т. д.) обязательно должны быть на бумажном носителе подписаны, заверены печатью, отсканированы, прикреплены на ЭТП, а потом подписаны ЭЦП.

3.2. Доверенность

В основном лицом, имеющим право в соответствии с законодательством Российской Федерации действовать от лица участника тендера без доверенности, является генеральный директор/директор компании. Бывает, что он передает свои полномочия кому-либо из сотрудников, тогда доверенность обязательна.

Сейчас для электронных торгов все гораздо проще: печатаешь документы, берешь факсимиле, печать, штампуешь, сканируешь и на ЭТП вывешиваешь (согласованные с руководителем документы).

Внимание:

– когда подписываешь по доверенности большой пакет документов, то рука невольно устает, и подпись не всегда получается одинаковой – так и к этому могут придраться на комиссии и отклонить заявку;

– неправильно составленная доверенность – причина для отклонения заявки;

– не подделывайте чужую подпись! Не рискуйте, лучше сделайте себе доверенность.

3.3. Нумерация

«При подготовке заявки на участие в запросе цен участнику рекомендуется, чтобы все без исключения страницы заявки на участие в запросе цен были пронумерованы». Это делается для того, чтобы Заказчику, когда он открывает, просматривает, копирует вашу заявку (а там не так мало листов), было ясно и понятно, что за чем следует. Не поленитесь, выполните это, вас приятней будет «рассматривать». Хотя за «нечитаемость» заявку не отклоняют. Когда заявка в электронном виде, то основные формы все равно распечатывайте для подписания, складывайте и нумеруйте их в последовательности, какая дана в документации, а в описи укажете общее количество листов документов, которые прикрепляете из личного кабинета на площадке.

3.4. Информационная карта документации (ИК) подробно (основные пункты)

3.4.1. Сроки поставки

«Сроки поставки товара – I–II квартал 2015 г. в соответствии с графиком проекта договора». Успеваете? Сможете? Отлично. Смотрим график проекта договора (обычно срок указывается в спецификации). Совпадает? Прекрасно! Идем дальше. Если не совпадает – уточняем у Заказчика. Не бойтесь задавать вопросы Заказчику, тем более что если задавать вопрос через электронную площадку (скажу конкретно про «Фабрикант»), то Заказчик не видит, от кого данный вопрос, и никто этого не увидит, если в запросе вы сами себя не сдадите и не напишете наименование своей компании.

● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: срок поставки – I–II квартал 2015 г.

3.4.2. Место поставки

«Место поставки товара: Поставщик письменно уведомляет Покупателя о готовности Продукции к отправке. Доставка Продукции в адрес Грузополучателя осуществляется силами Грузополучателя и за его счет. Перевозчиком по настоящему договору с правом получения продукции является ООО «Калининская АЭС – Сервис». Всегда бы так было! Везет товар сам Покупатель. Это упрощает дело, не нужно включать в стоимость товара расходы на доставку.

● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: доставка осуществляется силами Грузополучателя и за его счет (в данном случае).

3.4.3. Оплата

«Оплата Поставщику производится в течение 60 календарных дней с даты подписания Грузополучателем товарной накладной при получении продукции надлежащего качества и в надлежащей комплектности и (соответствующих) документов». Небыстро, но это лучше, чем ничего.

Из практики. Документы, предоставляемые с товаром:

а) товарная накладная, счет-фактура, счет на оплату (об этом знает бухгалтерия или хотя бы подскажет. При составлении этих документов надо быть предельно внимательным и желательно заранее согласовать документы с бухгалтерией Заказчика, свой бухгалтерией и договором, потому что могут расходиться адреса, реквизиты и наименования товара. Чтобы по десять раз не переделывать, уделите этому внимание заранее, и всем будет проще);

б) сертификаты и сопроводительные документы (их надо взять у производителя, поставить на них штамп «копия верна», подпись руководителя, печать своей фирмы). Вы же поставщики!

● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: оплата в течение 60 календарных дней с даты подписания соответствующих документов (позже про документы записывать будет не надо, т. к. само собой разумеется, что оплата производится после всех стандартных процедур).

3.4.4. Возможность согласования договора

«Встречные предложения участников по проекту договора не допускаются». Т. е. НЕЛЬЗЯ предложить свой проект договора, внести какие-либо предложения по оплате, доставке и т. д. Подписывается СТРОГО договор, составленный Заказчиком и образец которого представлен в документации. Для того договор и вывешивается с тендером, чтобы Поставщики смогли с ним ознакомиться и понимать все риски при подписании данного документа.

3.4.5. Количество и характеристики лотов

Количество лотов. Здесь – 1 (один). Может быть несколько. Учтите, что заявка подается на каждый лот ОТДЕЛЬНО! В таких ситуациях лучше спросить у Заказчика, можно ли предоставить комплект учредительных документов в единичном экземпляре на все лоты или же лучше полностью все документы подготовить для каждого лота отдельно.

Из практики: бывает по-разному. Некоторые Заказчики требуют весь комплект документов по каждому лоту, а некоторые соглашаются, чтобы учредительные документы были одним комплектом, а заявка, ТП, график оплаты и т. д. по каждому лоту отдельно.

● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: количество и номера лотов.

3.4.6. Начальная (максимальная) цена договора (НМЦД)

«Начальная (максимальная) цена договора» – т. е. та цифра, выше которой НЕЛЬЗЯ подавать предложение. Смотрите НДС.

Из практики: бывает и так, что НМЦД не соответствует действительности и товар стоит гораздо дороже. Даже если это действительно так и вы подаете заявку с ценой, превышающей НМЦД, то это напрасный труд. Заявка сразу будет отклонена. В дальнейшем, видя такие результаты (скорее всего, просто никто не выйдет на тендер), Заказчик сам решит, как ему лучше поступить с данной закупкой.

● Внимание: отметим для себя в тендерном бланке: НМЦД.

3.4.7. Валюта запроса цен

«Валюта запроса цен» – не пропускайте эту строку. Цена указывается в основном в рублях, но может быть и в иностранной валюте.

3.4.8. Требования к участникам запроса цен

«Требования, предъявляемые к участникам запроса цен… не находиться в процессе ликвидации (для юридического лица) или быть признанным по решению арбитражного суда несостоятельным (банкротом), не являться организацией, на имущество которой в части, необходимой для выполнения договора, наложен арест по решению суда, административного органа и (или) экономическая деятельность, которой приостановлена».

Надеюсь, у вас проблем с государственными органами нет. Насчет предоставления соответствующих документов здесь два варианта: либо вы предоставляете официальные справки (а именно: это справка от судебных приставов и справка из налогового органа – образцы запросов в эти органы представлены в приложении), либо пишете письмо в свободной форме[4], я его называю «справка о соответствии», а уже проверять информацию – дело Заказчика. И то и другое – верно.

Из практики: данные запросы в государственные органы надо оформлять заранее, т. к. срок исполнения у приставов – 1 месяц, в налоговой – 10 рабочих дней. Можно не успеть, да и срок годности этих справок – месяц.