Великий генеральный директор. Тактическое руководство по созданию компании - Мэтт Мочари

время для встречи, 3-19

 

Когда-нибудь/может быть: Это список вещей, которые вы однажды захотите сделать, но не обязательно делать это сейчас (например, прочитать книгу).

 

Когда-нибудь/может быть Запланируйте урок игры на гитаре

Заказать книгу Getting Things Done Дэвида Аллена

 

Повестка дня: Неэффективные руководители тратят много времени на то, чтобы в режиме реального времени выяснять или отвечать на разовые вопросы. Гораздо более эффективным методом является пакетное рассмотрение вопросов и их одновременное обсуждение. Это не относится к срочным вопросам. Их нужно решать немедленно. Но если решать множество вопросов на регулярной основе, то вскоре срочные проблемы исчезнут.

 

Для этого создайте и используйте список "Повестка дня". Это список ваших регулярных встреч. Когда вам приходит в голову что-то обсудить с человеком, с которым вы регулярно встречаетесь, запишите это в список "Повестка дня". Затем, когда вы встретитесь с этим человеком, проверьте список "Повестка дня" и просмотрите все, что там накопилось.

 

Супруг

Чем заняться в зимние каникулы?

Общайтесь - слушайте друг друга в течение 10 минут

 

Команда лидеров

Достаточно ли мы веселимся? Видение компании на 10 лет

Дорожная карта компании на 3 месяца

 

Проекты: Этот список предназначен для проектов, в которых есть более одного следующего действия, которые можно выполнить только последовательно (серийно). Выпишите все следующие действия, необходимые для завершения проекта. Затем просто добавьте их в хронологическом порядке в список "Следующие действия" по мере завершения предыдущего действия.

 

Обзор: Здесь вы можете ознакомиться с приведенными выше списками.

 

Daily: Следующее действие и ожидание

Еженедельник: Когда-нибудь/может быть, повестка дня и проекты

 

И наконец, используйте календарь, чтобы запланировать следующие действия, которые должны произойти в определенный день или в определенное время. Я рекомендую вам действительно заносить свои обзоры (№ 6 выше) в календарь.

 

Цели: Это не часть GTD Аллена, но я использую ее и нахожу очень полезной. Позже в книге я рекомендую создать для вашей компании 10-летнее видение и квартальные ОКР, а также квартальные ОКР для отдела, команды и отдельных сотрудников. Я храню копию этого видения и этих ОКР в списке целей. Я регулярно обращаюсь к ним, чтобы составить список следующих действий.

 

Глава 4: Нулевая папка входящих

 

Все мы ежедневно получаем огромное количество сообщений из электронной почты, текстовых сообщений, Slack, CRM и других онлайн-инструментов. Очень важно иметь продуманную методику работы с ними - в противном случае вы окажетесь погребены в коммуникациях и рискуете пропустить важные по времени сообщения.

 

Считайте, что ваши почтовые ящики - это единая сортировочная палата в больнице. Некоторые поступающие случаи являются срочными, другие - не очень. Очень важно сразу же заметить срочные случаи и отправить их на прием к врачу. Для этого необходимо держать сортировочную комнату свободной. Если вы используете сортировочную комнату еще и как комнату ожидания, то новый пациент может войти в комнату, сесть на стул и истечь кровью из ножевой раны, прежде чем вы поймете, что он там. По этой причине каждый

Хорошо функционирующая больница отделяет комнату сортировки от комнаты ожидания и держит ее абсолютно чистой. Чтобы быть эффективным, вы должны делать то же самое со своим почтовым ящиком. Это означает, что нужно сразу же решать все неотложные дела и поддерживать нулевой уровень входящих сообщений каждый день.

 

Если вы постоянно проверяете электронную почту по нескольку раз в час, вы теряете часы продуктивности. Вместо этого распределите время и очистите весь почтовый ящик в эти часы. Я рекомендую проверять свой почтовый ящик только два раза в день (один раз утром, один раз днем). Каждый раз выполняйте следующие действия:

 

Если на рассмотрение письма/сообщения требуется менее двух минут, сделайте это немедленно.

 

Если дело занимает более двух минут, запишите для него следующее действие (в соответствии с методикой Getting Things Done), а затем поместите письмо в соответствующее место (следующее действие, ожидание, когда-нибудь/может быть или ссылка).

 

Лучший способ, который я нашел для этого при использовании Gmail, - прочитать и применить на практике культовый пост Андреаса Клингера о GTD в Gmail. В нем Андреас объясняет, как использовать функцию Gmail "Множественные входящие", чтобы создать входящие для "Следующего действия", "Ожидания", "Когда-нибудь/Может быть" и "Ссылки". Вы можете настроить систему за 15 минут.

 

Повторяйте до тех пор, пока не дойдете до нулевого показателя "Входящие". Если вы действительно бесстрашны, вы сможете достичь нулевого уровня в течение часа (да, даже если у вас в папке "Входящие" сейчас 1 000 000 писем).

 

 

Глава 5: Высшая цель

В стартапах огонь не перестает гореть. Одна из самых распространенных жалоб, которые я слышу от руководителей компаний, - это то, что в повседневной жизни им кажется, что у них бесконечное количество дел, но проходят недели, а они не чувствуют, что чего-то достигли. Это результат того, что они зацикливаются на мелких сиюминутных делах и упускают из виду важные долгосрочные задачи.

 

Рамки Top Goal помогут вам это исправить. Грег Маккеон, написавший феноменальную книгу о продуктивности под названием "Эссенциализм", сводит все к одной ключевой концепции: Выделите два часа в день только для работы над своей главной целью. И делайте это каждый рабочий день. И точка.

 

Чем раньше в течение дня вы запланируете это время для достижения главной цели, тем лучше, чтобы другие проблемы (и люди) не требовали вашего внимания. Кроме того, существуют убедительные доказательства того, что в начале дня, когда наш мозг отдохнувший, у нас больше энергии для принятия решений и обработки мыслей. Воспользуйтесь преимуществами такого качественного функционирования мозга, делая важные дела в первую очередь.

 

В это время не отвечайте на электронные письма, тексты, звонки и сообщения. В течение этих двух часов работайте только над своим главным приоритетом (вашей главной целью на текущий квартал [3 месяца]). Если вы будете следовать этой схеме каждый рабочий день, вы добьетесь потрясающих результатов.

 

Если вы никогда не планировали такого рода сосредоточенную работу, начать с двух часов в день, скорее всего, будет слишком большим шагом. Начните с того, что выделите 30 минут на завтра в начале дня. Если это пройдет успешно, то в течение недели планируйте 30 минут на утро каждого буднего дня. Если и это пройдет успешно, увеличьте ежедневное время до одного часа. Продолжайте увеличивать время каждую неделю, пока не найдете правильный баланс, зная, что рекомендуемая цель - два часа.

 

Глава 6: О времени и настоящем

 

Очень важно приходить вовремя на каждую назначенную встречу или сообщать другим участникам встречи, что вы опоздаете, как только поймете это. Да, это обычная порядочность, но она имеет и более важное значение.

 

На другой стороне вашего соглашения о начале встречи в определенное время находится кто-то еще. Они прервали свою работу, чтобы прийти на встречу вовремя. Если вы не придете вовремя, они не смогут начать встречу, но