Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Некоторые люди сразу же решают, что им нужно купить еще один шкаф или жесткий диск с большим объемом, словно удаление информации им чем-то угрожает. Однако если информация вам нужна, то хранить ее надо так, чтобы ею можно было легко воспользоваться, не так ли? А если до нее сложно добраться, зачем вообще вы ее храните? Когда в условиях века информации вы делаете хоть что-то, что мешает вам этой информацией воспользоваться… это не слишком умно с вашей стороны.

Возможно, стоит подумать о создании еще одного уровня хранения справочной информации. Например, информацию по завершенным проектам и «мертвым» клиентам, которую тем не менее нужно сохранить, можно вынести на внешний жесткий диск, в «облако» или хотя бы убрать с рабочего стола.

Создавайте ярлыки для папок автоматически. Независимо от размера системы хранения ею должно быть приятно пользоваться. Аккуратно напечатанные ярлыки придадут вашим папкам совершенно иной вид и изменят ваше отношение к ним. Папки с ярлыками выглядят уместно на столе во время деловой встречи; любой человек может воспользоваться ими; вы легко увидите нужную папку издалека или в собственном портфеле, а когда открываете свой ящик или шкаф, перед вами практически список всех ваших папок в алфавитном порядке. Вам становится приятно открывать свой ящик или шкаф и искать там нужное.

Вы управляете вещами, которые вы систематизировали. Собранные, но не систематизированные вещи управляют вами.

Возможно, когда-нибудь ученые, исследующие человеческий мозг, дадут сложное неврологическое объяснение, почему папки с ярлыками работают так эффективно. А пока просто поверьте мне на слово. Купите устройство для создания ярлыков. Для того чтобы вся система работала без проволочек, нужно, чтобы оно всегда было у вас под рукой и чтобы вы могли воспользоваться им в любой момент. И никому его не отдавайте! Если его не окажется на месте именно в тот момент, когда вам понадобится сделать ярлык для материалов, которые вам нужно поместить в систему хранения, просто отложите эти материалы в общую кучу вместо того, чтобы сохранить их. Устройство для создания ярлыков должно стать для вас таким же основным инструментом, как, например, степлер.

Если в вашей рабочей обстановке вам требуется больше 60 секунд, чтобы поместить что-то в систему хранения, вскоре вы перестанете пытаться это делать и будете оставлять все как есть.

Хотя бы раз в год проводите ревизию папок. Это позволит вам хранить только актуальную информацию, а также даст возможность сохранить что-то «на всякий случай, вдруг понадобится». В течение нескольких месяцев ситуация все равно изменится, и тогда вы вновь решите, что следует оставить, а от чего избавиться. Это относится и к цифровой, и к физической системам хранения информации. Как я уже говорил, лично я чищу свои системы, когда жду соединения с кем-то по телефону (или во время конференц-звонка, если он длится бесконечно!).

Всем компаниям рекомендую назначить «день для ревизии» (если у них такого еще нет), когда все сотрудники приходят на работу в джинсах, отключают телефоны и начинают разбирать и систематизировать весь накопленный информационный багаж[22]. В их распоряжении огромные мусорные корзины, аппараты для уничтожения бумаг, и каждому позволено весь день провести за этим занятием: расчистить свое рабочее пространство, как физическое, так и виртуальное. Персональный «день для ревизии» – замечательная идея, которую стоит включить в свой календарь. Этим можно заняться на выходных, в конце года или весной во время подготовки отчетов для налоговой, когда вам может быть удобно поместить в архив документы по прошлому финансовому году.

Система хранения информации как фактор успеха

Справочные и сопутствующие материалы редко бывают срочными или стратегически важными, поэтому управление ими обычно относят к числу неважных дел, если занимаются этим вообще. Проблема в том, что ваше физическое и ментальное пространство переполняется вещами, которые не требуют немедленных действий, но потенциально могут оказаться полезными. «Что это?», «почему это здесь?», «что с этим делать?» и, наконец, «где то, что мне нужно сейчас?» – все эти вопросы постоянно мучают вас, если этот аспект вашей жизни не имеет четкой организации.

Когда абсолютно разные вещи сваливают в одну кучу, становится слишком сложно постоянно думать о ее содержании, а потому ваш мозг просто начинает ее игнорировать.

Справочные материалы нужно хранить и систематизировать в рамках их собственных четких границ – в физическом и цифровом форматах – так, чтобы они не пересекались с другими категориями системы, были доступны и их содержание можно было легко оценить. Справочных материалов иногда довольно много, а потому важно, чтобы ими было легко управлять для сбора, систематизации и оценки того, что вам нужно, когда вам нужно. Важно, чтобы хранение справочной информации не мешало другим компонентам вашей системы, требующим каких-то действий. Я провел бесконечные часы с некоторыми из лучших профессионалов в мире, помогая им организовать простую и функциональную систему хранения справочных материалов, и результат превзошел все ожидания, поскольку их внимание освободилось для более серьезных вещей.

И наконец…

Итак, вы выделили конкретное время, организовали свое рабочее пространство, и у вас есть базовые инструменты, чтобы начать использовать нашу методику. Что дальше?

Если вы твердо решили уделить определенное время организации своего рабочего процесса, то, чтобы получить максимальную пользу, на период нашей рабочей сессии отложите в сторону любые другие обязанности и задачи.

Если вам непременно нужно кому-то позвонить, решить какой-то вопрос с секретарем или поговорить с супругом, сделайте это сейчас. Или договоритесь сами с собой, когда вы это сделаете, и поместите напоминание об этом на видном месте. Важно, чтобы вы полностью посвятили себя предстоящей работе.

За редкими исключениями практически всегда получается так, что, когда мы с клиентом садимся и я начинаю консультацию, несмотря на то что клиент выделил время и потратил большие деньги, чтобы нанять меня, у него все равно находятся какие-то дела, которые он не успел выполнить и не внес в свою систему. Я нередко слышу: «Мне еще сегодня нужно позвонить этому клиенту» или «Мне нужно узнать у супруга, купил ли он билеты в театр». Мне кажется, это отражает определенный недостаток осознанности и зрелости в нашей культуре, что так много умных людей постоянно игнорируют эти уровни ответственности перед самим собой.

Итак, вы уладили свои срочные дела? Отлично. Пора собрать все ваши незавершенные задачи в одном месте.

5. Сбор

В ГЛАВЕ 2 описаны основные методы сбора информации, потенциально полезной для вашей работы. В этой главе вы подробнее узнаете о методе сбора всех ваших незавершенных задач в одном месте. Это чрезвычайно важный первый шаг для достижения того состояния, когда «сознание как вода». Если вы соберете немного больше задач, чем обычно, вероятно, почувствуете себя лучше. Но если вы выдержите этот этап и действительно выполните весь процесс сбора информации на 100 процентов, это коренным образом изменит ваше восприятие и даст важную новую точку отсчета, когда вы контролируете ситуацию и на работе, и в жизни.

Когда я прохожу этот процесс с клиентом, стадия сбора информации занимает у нас обычно от одного до шести часов, хотя однажды мне попался клиент, с которым мы работали над этим в течение двадцати часов (в конце концов я сказал ему: «Да, ты понял идею»). Это может занять больше времени, чем вы рассчитываете, если вы намерены разобраться абсолютно со всеми делами, и профессиональными, и любыми другими. Это значит, что придется провести ревизию абсолютно всех мест хранения, включая ваш компьютер и мобильные устройства, а также все укромные уголки во всех возможных местах, в том числе в машине, лодке, гараже, доме (если все это у вас имеется).

Уверяю, что, выделив хотя бы два часа на то, чтобы справиться с этим этапом, вы охватите большую часть необходимых материалов. А по поводу всего остального можете оставить себе напоминания, например «Навести порядок в ангаре для лодки» или «Убрать в кладовке».

Пока вы не собрали абсолютно все, что требует вашего внимания, какая-то часть вас по-прежнему не будет верить, что вы работаете с полной картиной своего мира.

На практике вам, скорее всего, не удастся поддерживать образцовый порядок в своей системе постоянно. Как у большинства людей, у вас быстрый ритм жизни и слишком много дел в течение недели, чтобы фиксировать свои идеи и обязательства во внешней системе и не держать в голове. Однако это станет тем стандартом, который будет мотивировать вас периодически приводить в порядок все те вещи на работе и в жизни, которые требуют вашего внимания.