Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Не бойтесь сделать один большой шаг, если вы его определили. Нельзя преодолеть пропасть в два маленьких прыжка.

Дэвид Ллойд Джордж, политик

Для меня идеальное время работы с кем-то над реализацией этой методологии – выходные или праздники, так как шансы, что нам кто-то или что-то помешает, значительно ниже. Если приходится делать это в обычный будний день, сначала мы убеждаемся, что на этот день не назначено никаких встреч, и договариваемся, что прервать нашу работу могут только в экстренных случаях. Телефонные звонки перенаправляются на голосовую почту или на них отвечают помощники, а мой клиент получает отчет во время перерыва. Я не рекомендую оставлять эту работу на конец дня. Обычно к вечеру ваша эффективность снижается, и слишком велика вероятность, что вы задержитесь в офисе надолго[19].

Для большинства руководителей, с которыми я работаю, заставить весь мир подождать целых два дня – самая сложная задача во всем процессе. Непросто избавиться от необходимости быть постоянно доступным для встреч и переговоров, когда вы в офисе. Вот поэтому мы чаще всего работаем в выходные. Если же вы работаете в коллективе, то выделить нужное количество времени в течение рабочего дня для такой работы будет еще труднее.

Посвятите два дня этому процессу, и результат окупится сторицей в виде вашей эффективности и душевного здоровья.

Дело вовсе не в сложности процедуры – просто требуется много энергии, чтобы упорядочить и принять решения по такому количеству открытых вопросов, особенно если они остаются незавершенными уже долгое время. Если вас будут постоянно прерывать, то на все может уйти в два раза больше времени. А если вам удастся справиться за один раз, вы обретете невероятное чувство контроля и завершенности и получите источник энергии и творческого подхода. Впоследствии у вас будет уходить гораздо меньше времени на поддержание вашей системы, и заниматься этим можно будет между делом в течение рабочего дня.

Организация пространства

Необходимо определиться с физическим местом, которое станет вашим контрольным пунктом. Если у вас уже есть рабочий стол и организованное офисное пространство, где вы работаете, возможно, это оптимальное место для старта. Если вы работаете дома, очевидно, это и будет вашей главной площадкой. Если вам приходится работать и дома, и в офисе, возможно, стоит завести идентичные и даже взаимозаменяемые системы и там, и там, хотя одна из них все-таки должна быть основной. Если же у вас нет стационарного рабочего места – того физического пространства, где вы могли бы разобраться с делами, – необходимо создать его для себя. Даже если ваша жизнь очень динамична, высокотехнологична и виртуальна, у вас все равно должно быть свое личное физическое пространство – как лагерь, из которого вы действуете. Эту программу можно реализовать, где бы вы ни выполняли свою работу, но лучше всего начать с главного места.

Основой для организации рабочего пространства являются письменный стол, место для лотка для входящих документов и, возможно (для большинства людей), место для основных цифровых инструментов. Представителям некоторых профессий, например мастеру машинного цеха, медсестре в больнице или няне ваших детей, этого вполне достаточно. Большинству людей, работающих дома, скорее всего, не понадобится много места для организации управления своим рабочим процессом, но при этом им чрезвычайно важно иметь отдельное место, где они могли бы обрабатывать информацию, почту, работать над домашними задачами, семейным бюджетом и т. д. Обычно все эти вещи в беспорядке валяются на кухне, в прихожей, на обеденном столе, на книжных полках и способны просто ввести в ступор.

У большинства специалистов рабочая зона обычно бывает несколько шире и включает телефон, компьютер, различные лотки, ящики и полки для хранения информации. Некоторым необходимы принтер, доска и/или мультимедийное оборудование для презентаций. Те, кто хочет полной автономии, обычно пытаются организовать еще место для занятий спортом, отдыха и хобби.

Наличие функционального рабочего места обязательно. Если у вас его еще нет, займитесь решением этого вопроса сейчас. Это касается также студентов, фрилансеров и пенсионеров. У каждого должна быть физическая точка контроля, откуда можно справляться со всем остальным.

У вас должно быть конкретное, персональное, автономное рабочее место дома, на работе и даже в пути.

Если бы мне нужно было за несколько минут в срочном порядке организовать рабочее место, я бы снял с петель дверь, положил ее на две тумбочки, поставил на нее три лотка, положил блокнот и ручку. Это была бы моя рабочая база. (Если бы у меня было время присесть, я бы раздобыл еще и стул!) Хотите верьте, хотите нет, мне доводилось бывать в офисах некоторых руководителей, которые не могли похвастаться такой функциональностью.

Даже если вы работаете в офисе, вам все равно нужно рабочее пространство дома

Не экономьте на организации рабочего места дома. Как вы поймете потом, очень важно, чтобы дома у вас была такая же система, как в офисе. Многие из моих клиентов были озадачены тем хаосом, который царил в их домах по сравнению с их офисом. Для них было весьма полезно создать дома такое же пространство, как на работе. Возможно, если вы тоже потратите одни выходные, чтобы организовать себе рабочее место дома, это коренным образом изменит вашу способность организовывать свою жизнь.

Офисное пространство в пути

Если вы много путешествуете – бываете в командировках или это просто ваш стиль жизни, – вам все равно нужен эффективно организованный мобильный микроофис. Скорее всего, это будет портфель или рюкзак с нужными папками и канцелярскими принадлежностями.

Многие люди впустую теряют свободное время, которое появляется в поездках, и упускают возможность эффективно поработать, потому что у них нет под рукой нужных вещей. При правильном использовании соответствующих инструментов, взаимосвязанных систем дома и на работе и правильном подходе к обработке информации время путешествия может стать весьма продуктивным для выполнения задач определенного типа. Развитие технологий обеспечивает нам как более мощные мобильные устройства, так и быстрый глобальный доступ к большинству людей, вследствие чего повышается возможность виртуального управления своей жизнью. Однако вместе с этим возникает проблема управления теми информационными потоками, которые поступают к вам через все каналы связи, доступные через ваши мобильные устройства. Без качественной методологии сбора информации, ее прояснения и организации, без соответствующих приложений и инструментов, предназначенных для работы с ней, вы не сможете в полной мере воспользоваться всеми преимуществами новой реальности с глобальным мобильным доступом; более того, это может стать для вас источником неэффективной траты времени и стресса.

Персональное рабочее место

У вас должно быть персональное рабочее место или по крайней мере собственный лоток для входящих документов либо место, где можно работать с документами и физическими материалами. У многих супружеских пар, которые я консультировал, изначально дома было одно рабочее место на двоих. Когда они, наконец, организовывали два отдельных рабочих места, они понимали, какая это колоссальная разница. Они вовсе не ощущали себя «разделенными», как опасались, а избавлялись от легкого напряжения в отношениях, связанного с необходимостью совместного управления вещами. Одна пара даже решила организовать дополнительное компактное рабочее место на кухне для молодой мамы, которая таким образом могла совмещать свою удаленную работу и присматривать за малышом.

Некоторые компании заинтересованы в том, чтобы их сотрудники сами создавали для себя автономные мобильные рабочие места, чтобы иметь возможность включиться в работу в любом месте в любое время. Это обеспечивает компаниям экономию на офисном оборудовании, поскольку они работают практически виртуально, а их сотрудники в состоянии действовать независимо от «базы». В то же время такой подход предполагает высокую степень самоконтроля каждого сотрудника. Эксперименты с этой схемой потерпели неудачу, так как появилась необходимость избавиться от постоянного рабочего места. Для того чтобы можно было использовать какую-то систему, не должно возникать ни малейшего сопротивления. Необходимость постоянно воссоздавать собственную систему обработки и хранения информации и вещей («Где этот чертов степлер и стикеры?») не вызывает ничего, кроме непрерывного стресса.

Вы должны использовать свою систему, а не постоянно ее воссоздавать.