Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента - Александр Фридман

Предполагаю, что эту процедуру вы будете изучать после того, как выполните предыдущие, и на этом этапе перед глазами у вас будет ваша генеральная карта. Если это не так, то рекомендую пока ограничиться беглым изучением этой главы, а затем прорабатывать ее досконально при внедрении технологии управленческого планирования.

Генеральную карту, которая будет вашим основным «рабочим кабинетом» и в которой вы будете работать, надо обустроить так, чтобы при ее включении вы смогли бы работать с оптимальной производительностью. Что следует для этого обеспечить?

1. Для организованной и эффективной работы: настроить и подготовить инструменты, которые обеспечат удобную обработку информации.

2. Для управления подчиненными: изучить принципы и возможности эффективного применение карты для планирования, делегирования и контроля.

3. Для комфорта и позитивных эмоций: создать «рабочий дизайн» карты, оформить ее в своем вкусе.

Третья задача многим кажется необязательной. Почему-то считается, что в бизнесе все должно быть «сурово», а руководитель просто обязан постоянно преодолевать трудности. На мой взгляд, трудностей вам хватит, об этом позаботится окружающий мир. Усложнять же себе жизнь с помощью недостаточно хорошо организованного «кабинета» просто неразумно. Есть такая наука – эргономика, и занимается она именно правильной организацией рабочего пространства для обеспечения наилучшей производительности. Я не призываю вас к гедонизму, но именно рациональный комфорт позволяет (в том числе) работать с удовольствием.

Иногда в рамках коучинга я начинаю работу с выезда в магазин канцелярских принадлежностей вместе с клиентом, чтобы выбрать те аксессуары, которые дают положительные эмоции, потому что зачастую на вопрос «А нравится ли вам писать вашей ручкой?» собеседник медленно, задумываясь над смыслом неожиданного вопроса, отвечает «Нет».

А чем пишете вы? Какой ручкой? Вам нравится, когда ручка пишет тонко или жирно? Какую толщину пера вы предпочитаете? 0,4? 0,8? 1? Насколько легко ваша ручка скользит по бумаге? Какая бумага вам нравится, гладкая или текстурная? Белая или бежевая? Может быть, вам понравится бумага с водяными знаками и вашим собственным логотипом? Какой цвет чернил вы предпочитаете? Черный, синий, темно-зеленый? А какой тип ручки? Перьевую, шариковую, роллер, гибридную, гелевую? А из какой кружки вам нравится пить кофе – или, если кофе не ваш напиток, то чай, – так, чтобы как следует насладиться этим напитком?

Стоит ли этим заморачиваться? Не знаю, решать вам. Вещи вокруг вас могут быть случайными и оттого в лучшем случае вообще не вызывающими эмоций, могут вызывать эмоции негативные, так как раздражают вас эстетически или пользовательскими качествами, или ровные положительные эмоции, подпитывая вас постоянной положительной же энергией.

Конечно, тщательно выбранные ручка, бумага и кофейная чашка не уберегут вас от краха, если вы будете принимать неверные решения и плохо управлять их выполнением. Но обдуманный выбор окружающих аксессуаров позволит избежать необязательных негативных эмоций и работать с удовольствием. Конечно, любую идею можно довести до идиотизма, но человек разумный, несомненно, имеет чувство меры. Так вот, руководитель должен хоть немножечко любить себя – без себялюбия, ради поддержания высокой производительности – и акценты рабочего комфорта, как и соотношение расслабленности и мобилизованности, выбирать себе сам. Лирическое отступление закончено, приступаем.

Технология выполнения процедуры

Как обеспечить удобство работы с информацией: сбор, сортировку, систематизацию и поиск? Нам это нужно для принятия решений. В программе MindManager для этого есть множество настроек.

Как облегчить визуальную навигацию по карте

В MindManager есть целый ряд возможностей, позволяющих настроить карту с максимальным удобством, а именно:

• Готовые шаблоны: сразу создают карту с цветом, формой топиков и названиями под ту или иную задачу.

• Структура карты: односторонняя, двухсторонняя, дерево, организационная диаграмма. Структуру можно задать для всей карты, а можно сделать ее разной для каждой из директорий.

• Цвет и рисунок фона поля карты: разные цвета оказывают разное эмоциональное воздействие, и карта должна, с одной стороны, создавать нужные эмоции, с другой – не раздражать, с третьей – нравиться. Например, красный цвет несет в себе энергию, но красная карта очевидно будет раздражать при работе с ней, поэтому этот цвет лучше использовать только для выделения особо важных и потому редких вопросов.

• Топики: форма, цвет рамки.

• Соединительные линии: форма и цвет линий, соединяющих топики разных уровней.

• Шрифты: вид, размер и цвет.

• «Обрамление» топика: позволяет выделить информацию на общем фоне карты при работе с конкретным разделом.

• Картинки: ими можно иллюстрировать смысл того или иного раздела информации, а также визуально отстраивать топики друг от друга. Можно воспользоваться встроенной библиотекой изображений: на панели справа найдите вкладку «Library», там есть иконки и рисунки. Туда же можно закачать картинки из любых источников, например, из Microsoft ClipArt (см. скриншот 1 на цветной вклейке 1).

Как правильно фиксировать вводные и не отвлекаться от намеченного пути

В процессе работы часто возникает необходимость что-то зафиксировать. Это может быть мысль, обязательство или факт – то есть вводная. Создайте топик – например, с названием «Фильтр». Его назначение – первичное складирование включаемых в карту вводных. Потом мы будем распределять их по созданным во время процедуры «Прорисовка карты боя» директориям, но вначале их надо просто внести в карту, чтобы не «жужжали» в голове, внести туда, где их легко будет найти в нужное время и внести так, чтобы не отвлекаться.

Например, мы разговариваем по телефону и хотим что-то записать по ходу разговора или в виде «параллельной» мысли. Куда? На бумажку? А потом из бумажки переписывать в карту? Проще сразу вписать в «Фильтр». Или же мы пишем письмо турецкому султану, и у нас появляется мысль о том, что неплохо бы поручить Абраму Исааковичу покрасить забор. Мысль эту мы тут же заносим в «Фильтр» и продолжаем писать письмо. Или, например, мы вспомнили, что обещали клиенту отправить образец договора. Тут же вносим обещание в «Фильтр», если только это не нужно сделать немедленно. Таким образом в течение дня мы фиксируем все вводные, а потом их анализируем. Во-первых, ничего не потеряно, а во-вторых, мы не мечемся от вводной к вводной. В конце дня «Фильтр» нужно будет почистить, подробно об этом мы поговорим в главе 13, обсуждая процедуру «Капитанский мостик».

Эта привычка, по сути, является логическим продолжением того принципа, о котором мы говорили, обсуждая процедуру «Материализация хаоса»: все, что не требует мгновенной реализации, должно быть «слито» из головы. У этой привычки есть и дополнительная ценность.

Вводные часто отвлекают нас от плановой работы. Мозг, словно мотылек, привлеченный ярким пламенем, с радостью отвлекается и начинает «обсасывать» новую – и поэтому кажущуюся более привлекательной чем то, что вы делаете – вводную. Поэтому новую вводную надо быстренько «слить» из головы. Но даже если мы не будем сразу обрабатывать вводную, а просто начнем думать о том, когда ее осмыслить, кому поручить и в какую директорию правильнее всего ее внести, это нарушит нашу концентрацию на текущем вопросе и потом придется восстанавливать нашу «когнитивную команду», работавшую над задачей. Поэтому у нас триединая, по сути, задача: «слить» вводную из головы, не потерять ее и затратить минимум времени и усилий на ее фиксирование.

Рекомендуя такой подход, я расхожусь с Дэвидом Алленом, автором бестселлера «Как привести дела в порядок», который советует сразу делать любое дело, которое занимает менее двух минут. Я же уверен, что это как раз огромный шанс закопаться в мелочи и порвать себе мозг «на английский флаг». Я считаю, что сразу нужно делать только то, что точно нельзя отложить, то есть дело должно быть буквально форс-мажорного свойства. Для прочих же дел, больших и маленьких, время выполнения надо планировать. Поэтому в «Фильтр» мы сразу вносим все, что не является очевидным форс-мажором. Топик «Фильтр» должен находиться на первом уровне и быть присоединен к центральному топику карты или к тому дню топика «Календарь», в котором вы работаете. Тогда он будет всегда на виду и его не потребуется искать.

Как быстро находить информацию в карте

В программе MindManager есть функция «Power-фильтр», тождественная функции поиска, но искать можно по определенным признакам, а поэтому эти признаки надо создать. Для этого в программе (на панели справа) есть вкладка Map Markers. В ней предлагается большое количество готовых групп разных маркеров: цифры, стрелочки, флажки, рожицы и смысловые иконки. К каждому из готовых маркеров предлагается готовое же значение маркера: например, флажок зеленого цвета снабжен значением YES. Во-первых, надписи к значкам и иконкам можно менять на те, которые вы считаете нужным. Допустим, если вы хотите, чтобы вставленный в топик флажок зеленого цвета означал «Назначить совещание», просто переименуйте его.