Закупки и поставщики. Курс управления ассортиментом в рознице - Екатерина Бузукова

✓ Сетью мы связаны, но информация поступает с опозданием на несколько дней, иногда бывают сбои в программе или недостоверная информация – 1.

✓ Программа устарела, многое приходится обрабатывать в таблицах Excel – 0.

✓ Нет, работаем только в Excel или сверяем все вручную – 0.

15. Какие отчеты используют закупщики в своей работе?

✓ У нас целый список отчетов (план по закупкам, прогноз продаж, отчет по остаткам, отчет по продажам, оборачиваемость, отчет по неликвидам, отчет по браку и рекламациям, план оплат и другие отчеты) – 2.

✓ План по закупкам и отчет по остаткам, этого достаточно – 1.

✓ Отчеты нам нужны различные, но наша компьютерная программа не позволяет их получить – 0.

✓ А что, надо отчитываться? – 0.

16. Используется ли ABC– и XYZ-анализ?

✓ Да, все в информационной системе, делаем регулярно, это одни из основных отчетов – 2.

✓ Да, но только ABC-анализ (или только начинаем вводить). А XYZ-анализ нужен только логистам – 1.

✓ Да, но не всегда понятно, что делать с результатами анализов – 1.

✓ А что это? – 0.

17. Есть ли товары на складе, которые не используются более одного года?

✓ Нет, мы тщательно следим за этим и не допускаем таких «залежей» – 2.

✓ Да, но мы с ними боремся, и их осталось уже не так много – 1.

✓ Да, но это не наша вина – это продажи плохо продают – 0.

✓ Не знаем, в голову не приходило за этим следить – 0.

18. Какие процедуры есть для предотвращения затоваривания и появления неликвидов?

✓ Есть разработанные регламенты, свои методы для каждого товара, и мы все время следим за этим – 2.

✓ Распродажа – это наше все! – 1.

✓ Нет процедур, действуем, как получится, главное – поскорее избавиться от излишков – 0.

✓ Это не наша работа (пусть маркетинг или директора магазинов думают) – 0.

19. Бывает ли дефицит товаров на складе?

✓ Иногда бывает, но мы всегда знаем причину и умеем ее устранить – 2.

✓ Всегда что-то в дефиците, но не по нашей вине (виноват поставщик, склад, продажи…) – 1.

✓ По одним товарам всегда дефицит, а по другим всегда есть излишек, не знаем, почему так получается – 0.

✓ Не знаем, вроде никто не жалуется – 0.

20. Как построена система отбраковки товара?

✓ Есть документ, описывающий процедуру и критерии отбраковки и утилизации товара, – 2.

✓ Система-то есть… А брака все больше и больше, уже не знаем, как с ним бороться, – 1.

✓ Как поступает брак на склад, так там его и фиксируют, каждый раз все делается исходя из ситуации – 1.

✓ Никто этим не занимается, склад забит бракованным товаром, храним годами – 0.

Обратите внимание на те вопросы, по ответам на которые у вас получились баллы 0 или 1.

Если это вопросы 1–5, то нужно обратить внимание на общую организацию работы отдела закупок в компании. В ответах на вопросы 6–7 уделите внимание развитию и мотивации персонала отдела закупок.

Вопросы 8–12 показывают организацию взаимодействия с поставщиками, то есть «внешнюю политику» предприятия. Вопросы 13–16 призваны обратить ваше внимание на аналитику и закупочные процедуры, а вопросы 17–20 – на общий учет и контроль товарных запасов.

Суммируйте и посчитайте полученные баллы.

40 баллов – у вас отлично работающий отдел закупок, оперативно и грамотно решающий поставленные перед ним задачи. Даже не верится, что такое бывает…

30–39 баллов – хороший результат, но не успокаивайтесь на достигнутом. Ведь есть проблемы, требующие решения, и они там, где вы поставили 0 или 1 баллов. Обратите на эти пункты особое внимание и отладьте соответствующие им бизнес-процессы. Не затягивайте, а то пунктов с 1 или 0 баллами может оказаться больше.

20–29 баллов – проблем в отделе или в компании много. Система может в любой момент дать сбой, вы не работаете на перспективу, а плывете по течению. Отметьте те пункты, по которым у вас ответы 0 и 1, составьте план и начните действовать.

10–19 баллов – вы работаете по принципу «есть проблема – надо срочно решить» и занимаетесь в основном «затыканием дыр». Люди испытывают постоянный стресс и готовы уволиться, как только найдут что-то лучше. При такой постановке вопроса сложно будет иметь квалифицированный персонал; как следствие, ни перед поставщиками, ни перед конкурентами компания не будет иметь никаких преимуществ. Предстоит много работы, если компания хочет развиваться дальше.

0–9 баллов – вы уверены, что отдел закупок в компании существует? Если все же – да, то не разоряет ли он компанию? Отдел требует кардинальной реорганизации и скорейшего вмешательства руководства.

Возможно также, что ваша компания еще совсем молодая. Не ждите, пока конкуренты отберут у вас рынок, начинайте формировать отдел закупок с чистого листа.

Глава 1

Закупки – центр прибыли розничного магазина

Закупки тратят или зарабатывают?

Много лет тому назад, будучи совсем молодым закупщиком, я услышала на совещании фразу, которая задела мое профессиональное самолюбие. «Ну, это ж закупки! – в сердцах произнес один из менеджеров. – Им только денег дай, они тут же что-нибудь купят. Конечно… Они ж сами не зарабатывают, только тратят…»

Конечно, закупки закупают. Но верно ли то, что отдел закупок – это затратное подразделение компании? Разберемся по порядку.

Закупка – это получение товаров нужного качества в нужном количестве из нужного источника по нужной цене, доставляемых в нужное место в нужные сроки.

Для правильной работы отдела закупок необходимо соблюсти все эти условия. Если хотя бы одно из условий соблюдено не будет (например, товар придет вовремя по нужной цене, но не в нужном количестве), то работа закупок может быть признана неудовлетворительной (не важно, что поставщик подвел или транспортная компания, – магазин все равно не получил товара в достаточном количестве). Минус на плюс всегда дает минус. И наша цель – собрать воедино все аспекты закупочной деятельности так, чтобы по всем пунктам у нас получался «+».

Есть существенное различие между трудом закупщика и категорийного менеджера. Категорийный менеджер отвечает за формирование ассортимента и продажи своего товара. Перед закупщиком обязательство «продать» вроде не стоит, главное – закупить. Но помнить о продажах менеджер по закупкам должен, ведь закупки и продажи – это две стороны одной медали.

От чего зависит итоговая прибыль магазина или сети? От хороших и быстрых продаж, это верно. Но от чего зависят продажи? Во многом успешные продажи определяются правильной ценой, правильным ассортиментом и правильным количеством товаров. Именно правильная закупочная цена позволит заработать более высокую маржинальную прибыль, правильно подобранный товар обеспечит высокие обороты, а правильное количество позволит продать столько, сколько нужно будет нашим покупателям.

Но если закупки будут выполнять свою работу на отлично, а продажи не будут утруждать себя работой, то компания никогда не заработает прибыли. И наоборот: никакие прекрасные тренинги по продажам и грамотные продавцы не спасут компанию, если товара на складах не будет.

Основная цель закупки товара – купить тот товар, который востребован покупателями и будет хорошо продаваться сам по себе по предлагаемым покупателям ценам. Выгодные закупочные цены – это не основная цель закупки (понятие «неликвид» хорошо знакомо всем). Мы покупаем товар, потому что нам его выгодно предложили? Или потому, что мы сможем потом его выгодно продать? Цель закупки – закупить именно тот товар, который будет хорошо продаваться и принесет нам в зависимости от товара желаемые оборот или прибыль.

Работа отдела закупок состоит в ежедневном труде: анализ остатков, формирование заказов, сверка счетов и инвойсов, оформление накладных и т. д. Кажется, ничего стратегического в этой работе нет. Отчасти это так: тактика есть тактика, нужно просто каждый день делать хорошо свою работу.

Отдел закупок не работает сам по себе; он выполняет важную для всей компании функцию – обеспечивает магазин товарами. Нет товаров – нечего продавать; нечего продавать – нет денег; нет денег – нет компании. Ежедневно формируя заказы, отдел закупок принимает множество тактических сиюминутных решений: сколько товара положить в машину, чем заменить при его отсутствии, нужно ли везти сейчас этот товар или отложить его до следующей партии… и т. д. По сути, идет ежедневная работа по формированию и оптимизации ассортимента. Осуществляя тактику закупочной деятельности, а по сути, распоряжаясь доверенным ему капиталом, менеджер вносит свой вклад в до стижение стратегических целей по ассортименту и реализацию ассортиментной политики компании.

Можно выделить несколько функций отдела закупок в компании: