Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей - Джина Трапани

Спасибо за Ваше сообщение. Я экспериментирую с новым подходом к электронной почте: реже отсылаю письма и реже отвечаю на них. Я по-прежнему регулярно проверяю почтовый ящик, так что, если вы не получите ответ в течение 72 часов, знайте, что я ознакомился с ним и сохранил его. Такой подход поможет мне сосредоточиться на приоритетных задачах. Спасибо за понимание.

2. Чтобы смягчить резкость сообщения, добавьте внизу несколько строк с пояснениями и контактной информацией. Я, например, подписываюсь так:

Александра Сэмюэль, доктор наук, директор интерактивного медиацентра Social + в Университете Эмили Карр

[email protected]

Twitter: @awsamuel

Присоединяйтесь к борьбе с перегруженностью электронной почты.

Сфокусируйтесь на своих приоритетах. Не получив от вас ответа, я не обижусь.

Простите, если не отвечу: я тоже пытаюсь сосредоточиться.

Если необходимо, свяжитесь со мной в Twitter или посредством SMS.

3. Установите лимит сообщений. Ограничьте количество исходящих писем в ежедневно создаваемой цепочке. Как правило, один вопрос, отправленный по электронной почте, генерирует 4–10 ответов, так что вы создаете себе дополнительную работу, отсылая каждое сообщение. Отправляйте меньше, и будете получать меньше. Определите некое количество входящих сообщений, подлежащих рассмотрению, и пусть оно станет вашей дневной нормой. Используйте фильтры в настройках электронной почты для сортировки входящих писем и сохраняйте наиболее важные из них. Остальные пусть автоматически отправляются в альтернативные папки. Меняйте правила работы с почтовым ящиком до тех пор, пока количество ежедневных входящих писем не сократится до установленного вами лимита. Например, я автоматизировала отправку входящих электронных писем в различные папки: внутренняя почта, пересылаемые сообщения, уведомления социальных сетей и многое другое. Мои коллеги знают, что любое письмо с пометкой «Срочно!» по-прежнему попадает непосредственно в папку «Входящие». Вы можете настроить электронную почту так, что сообщения от вашего начальника будут помечаться как особо важные или выделяться каким-нибудь цветом. Добейтесь сокращения потока входящих сообщений до приемлемого уровня и убедитесь, что электронные письма от текущих или потенциальных клиентов не потонут в море спама.

4. Отвечайте на письма по телефону. Вы можете избавиться от необходимости писать сообщения, заменив их быстрым звонком. Пятиминутный разговор о важном проекте гораздо эффективнее, чем длительное эпистолярное обсуждение.

5. Благодарите людей лично или по телефону, даже если придется оставить голосовое сообщение. (Однако благодарность за выполненную работу следует отправлять по электронной почте, чтобы получатель мог использовать письмо в качестве рекомендации.) Самое главное – не отвечать письмом на разозлившее или обидевшее вас сообщение. Поговорите с его отправителем по телефону или лично при встрече, поскольку обмен электронными письмами способствует раздуванию обиды.

6. Не копируйте письма. Не отправляйте и не читайте сообщения из пересылки, а также не отвечайте на них. Анил Даш, специалист в области ведения блогов, считает, что, если кто-то отвечает на электронное письмо скопированным сообщением, он как будто говорит: «Это достаточно важно для меня, чтобы прерваться и ответить, но не настолько, чтобы непосредственно обратиться к вам». Если отправляемое сообщение требует внимания получателя, включите его имя в поле «Кому». Объясните коллегам, что если они хотят получить от вас ответ, то должны адресовать письмо непосредственно вам.

7. Не отправляйте сообщений по телефону! Если у вас есть несколько минут между встречами или в ожидании самолета, не стоит использовать это время, чтобы ответить на электронные письма, набирая их на крошечной клавиатуре мобильного телефона. Вы можете допустить опечатку или отправить опрометчивый ответ. Дождитесь возвращения за рабочий стол, к ноутбуку или планшету, где можно составить лучший ответ за меньшее время.

8. Отдохните от электронной почты. Попробуйте взять «отпуск» и не пользуйтесь ею две недели, шесть месяцев или дольше. Но прежде чем взять паузу, настройте автоответчик, чтобы по возвращении вас не ждала переполненная папка входящих писем. Оставьте на нем сообщение:

Спасибо за письмо. Я решил отдохнуть от электронной почты до Нового года. Присланное вами письмо было доставлено, так что оно не потеряется, но было бы здорово, если бы вы снова написали мне 4 января или позже. Если вам необходимо срочно связаться со мной, я буду доступен в Twitter или по мобильному телефону.

9. Настройте электронную почту таким образом, чтобы все входящие письма попадали в папку под названием «Отпуск». Вернувшись, просмотрите все по-настоящему важные сообщения, которые вы, возможно, пропустили, и игнорируйте остальные. Если кто-то действительно хочет связаться с вами, он напишет еще раз.

10. Ответьте на все вопросы по электронной почте. Если невозможность ответить на электронные письма заставляет вас нервничать, значит, пришло время заняться почтой. В течение двух недель посвящайте каждое утро ее обработке. (Если трех часов недостаточно, выделите на это больше времени.) Отметьте, повышает ли вашу эффективность склонность отвечать максимально полно. Это поможет вам принять некоторые сознательные решения о том, как лучше распределять свое время и сортировать электронную почту.

11. Откажитесь от электронной почты. Чтобы полностью разгрузить папку с входящими письмами, просто не пользуйтесь почтой. Да, вы действительно можете это сделать, особенно если комфортно себя чувствуете в социальных сетях. Создайте блог, размещайте там отчеты о последних событиях в компании, вместо того чтобы рассылать эту же информацию по электронной почте большому количеству получателей. Общайтесь с проектными командами с помощью Basecamp или другого средства управления проектами. Распространяйте проекты через Google Docs, используйте Skype для быстрой беседы, заменяющей обмен четырнадцатью сообщениями. Для отправки конфиденциальных посланий применяйте Twitter или SMS. Удалите адрес своей электронной почты с визитки и сайта, а также рекомендуйте всем, кому необходимо связаться с вами, звонить по телефону.

Часть VIII

Придерживайтесь новой методики

Глава 26

Поддерживайте производительность системы

Александра Сэмюэль

Производительность системы подобна религиозному мировоззрению: она работает до тех пор, пока вы в нее верите. Малейший намек на скептицизм относительно необходимой дисциплины, обещанных наград или потенциального превосходства других идеологий, и тут же возникает угроза возникновения неполадок.

Если вы держите свою систему в стадии разработки, то сможете контролировать угрозу. Вот несколько советов для поддержания производительности.

• Сосредоточьтесь на конечном результате. Многие методики производительности настолько сфокусированы на отдельных процедурах, что ревностное поддержание порядка в папках, сортировка контактов или приобретение ячеек для хранения заставляет забыть о преимуществах их применения, которые мотивировали вас изначально. Помните, что система подобна фальшивому богу: не придерживайтесь ее только потому, что купили книгу или программное обеспечение. Если эффективно работать и укладываться в сроки, у вас не будет необходимости постоянно составлять подробные списки задач.

• Создавайте мини-задачи. Принимая новую религию производительности, относитесь ко всем ее второстепенным ритуалам так же серьезно, как и к основным. Иногда малые обязательства приводят к большим результатам. Например, сегодня, спустя два года после того, как я поставила себе цель свести количество входящих писем к нулю, я уже не очищаю папку «Входящие» каждый день. Но управлять электронной почтой мне по-прежнему просто благодаря различным фильтрам, первоначально созданным мной для уменьшения количества писем.

• Найдите единомышленников. Одним из самых больших камней преткновения для меня при прочтении книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» было осуждение автором подвесных папок. В моей картотеке только они и использовались. К счастью, я догадалась ввести в Google запрос «GTD подвесные файлы» и обнаружила сообщество энтузиастов, обсуждающих достоинства различных видов папок – и даже бренды – с серьезностью талмудистов. Читая о том, как другие люди реализуют и корректируют систему, я избавилась от рабской приверженности детальному следованию советам. Вы тоже можете сами создавать приверженцев своих идей. Марни Уэбб, исполнительный директор ресурса некоммерческих технологий CompuMentor/TechSoup, держит на полке множество экземпляров книги «Как привести дела в порядок». «Когда один из членов моей команды начинает сетовать, что не может управлять списками, что их слишком много, я достаю книгу с полки и говорю ему, чтобы он снова пришел ко мне с жалобами после того, как в течение трех месяцев будет выполнять установки из этой книги», – рассказывает Уэбб.