Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей - Джина Трапани

При работе над новой книгой «То, как мы работаем, – не работает»[30] я непрерывно писал в течение полутора часов и делал перерыв после каждого такого цикла. После первого я завтракал, ходил на пробежку после второго, обедал после третьего. Я писал не более четырех часов в сутки и закончил книгу меньше чем за шесть месяцев. Благодаря чередованию нескольких полуторачасовых циклов работы с перерывами я смог максимально сосредоточиться и сделать больше, затратив на это меньше времени.

Что же так повысило мою продуктивность? Привычка отбирать наиболее важные задачи в начале дня и работа в соответствии с естественными циклами организма. Основа этого метода – высокоточные, целенаправленные процедуры, выполняемые в определенное время. В конце концов, ваши действия доводятся до автоматизма и не требуют больших затрат энергии и самодисциплины, так же как привычка чистить зубы перед сном.

Один из первых исследователей сна, Натаниэл Клейтман, отметил, что наш организм в течение дня работает в том же полуторачасовом цикле «отдых – активность», что и во время сна. Проснувшись, мы переходим от верхней к нижней точке активности каждые 90 минут. Обнаруженный исследователем Пересом Леви и его командой ультрадианный ритм управляет периодами активности и отдыха у человека. Наше тело требует постоянного восстановления, и не только физического, но и умственного, и эмоционального.

Многие из нас невольно приучают себя игнорировать сигналы тела о необходимости отдыха: трудности с концентрацией внимания, физическое беспокойство, раздражительность. Вместо того чтобы на время расслабиться, мы заглушаем эту потребность кофеином, глюкозой и гормонами стресса: адреналином, норадреналином, кортизолом, – которые обеспечивают короткие всплески энергии, но ставят под сомнение нашу способность последовательно сосредотачиваться на работе в течение длительного периода времени.

Прислушиваясь к естественным ритмам организма, я научился распознавать его сигналы. Теперь я замечаю, когда 90 минут активной деятельности подходят к концу.

По-прежнему каждый вечер я определяю круг задач на следующий день, поскольку не хочу растрачивать энергию, думая о том, что нужно делать, вместо того чтобы выполнять поставленную задачу. Работать я начинаю в четко определенное время, потому что если дам себе послабление, то могу затянуть с решением задачи.

В идеале следует разделить свой день на несколько полуторачасовых периодов сосредоточенной работы с небольшими перерывами на восстановление. Однако не всегда возможно структурировать дни таким образом. Воспитайте в себе привычку хотя бы раз в день целенаправленно сосредотачиваться на самых сложных и важных задачах.

Глава 19

Восемнадцатиминутный ритуал управления временем

Питер Брегман

Собираясь вчера утром на работу, я руководствовался самыми лучшими побуждениями. Правда, даже войдя в свой кабинет, все еще смутно представлял, чем буду заниматься. Сев за стол, я включил компьютер и проверил почту. Спустя два часа, за которые мной была потушена парочка «пожаров», решены проблемы всех друзей и выполнены все поручения, свалившиеся на меня по телефону и через компьютер, я уже и вспомнить не мог, что собирался делать.

Большинство людей начинают свой день с мысли, что все сделать не успеют. На что потратить время – стратегически важное решение. Вот почему полезно составлять список не только того, что мы собираемся делать, но и того, что делать не будем.

Впрочем, придерживаться этих списков – совсем другое дело. Как можно реализовать свой план, когда вокруг столько вещей препятствуют этому? Как сосредоточиться на выполнении лишь нескольких основных задач, когда столько дел требуют внимания? Здесь понадобится, наверное, какая-то хитрость.

Джек Лалейн, гуру здорового образа жизни, похоже, владеет всеми уловками. А одна из них стала его секретным оружием – ритуал.

Даже в возрасте девяноста четырех лет каждое утро два часа он выполнял физические упражнения: 90 минут тяжелой атлетики и 30 минут плавания и ходьбы. Каждое утро. Он должен был так делать ради достижения своих целей: в день девяностопятилетия он планировал переплыть с побережья Калифорнии на остров Санта-Каталина, расстояние между которыми составляет более 30 километров.

Джек работал упорно и последовательно, изо дня в день выполняя один и тот же ритуал. Он заботился о своем здоровье, поэтому в расписании на день первым делом уделял внимание именно ему.

Управление временем – это не просто список дел или неясные приоритеты. Это занятие должно превратиться в ежедневный ритуал. Чтобы научиться уделять достаточно внимания основным делам в течение всего дня, ритуалы нужно повторять постоянно, день за днем.

Я предлагаю добиваться этого постепенно, в три этапа, которые займут всего 18 минут восьмичасового рабочего дня.

1. Пять минут – составление плана на день. Рано утром, прежде чем включить компьютер или схватиться за телефон, положите перед собой чистый лист бумаги и подумайте, что вы можете сделать сегодня. Что приблизит вас к вашим целям и оставит к вечеру ощущение, что день прожит не зря? Набросайте список таких дел. А теперь, что очень важно, возьмите органайзер и впишите их в свободные поля: сначала самые трудные и важные, и только потом все остальные. Если места в расписании не хватает, пересмотрите приоритеты и решите, когда займетесь намеченными делами. (См. главу 13 «Как справиться со всеми делами».)

2. Одна минута каждый час – смена ориентиров. Установите несколько будильников так, чтобы они звонили каждый час. Услышав сигнал, оставьте дела, глубоко вдохните и спросите себя, с пользой ли вы потратили время. Посмотрите на календарь и подумайте, что будете делать в течение следующего часа. Вы должны управлять временем, а не оно – вами.

3. Пять минут в конце дня – пересмотр. Выключите компьютер и еще раз проанализируйте прожитый день. Что получилось? На чем вам удалось сосредоточиться? Что отвлекало? Что поможет завтра быть еще эффективнее?

Сила ритуалов – в их предсказуемости. Вы делаете одно и то же снова и снова. Результат тоже предсказуем: если вы захотите сконцентрироваться на чем-то и постоянно будете напоминать себе об этом, вам это удастся.

Восемнадцатиминутный ритуал вряд ли поможет вам устроить заплыв на 30 километров или дожить до ста лет, зато с его помощью вы ежедневно будете доводить все дела до успешного завершения и покидать офис удовлетворенным. Разве не это ваша цель?

Глава 20

Ведите дневник по 10 минут в день, чтобы не выбиться из графика

Тереза Амабайл и Стивен Крамер[31]

Как лучше использовать последние десять минут рабочего дня? Многие гуру эффективности рекомендуют пересмотреть список дел, вспомнить, какие были предприняты шаги по достижению краткосрочных и долгосрочных целей, или выбрать наиболее сложный вопрос, изучением которого вы займетесь. Согласно нашим исследованиям, нужно не только анализировать проделанную в течение дня работу, но и записывать свои мысли в мини-дневник, что будет способствовать как продуктивности, так и личному благополучию. Такой дневник повысит сосредоточенность на работе, отследит ваши успехи и поможет получить больше удовлетворения, что, в свою очередь, благоприятно скажется на результатах вашего труда.

Без сомнения, это ценное для размышлений время мы всегда игнорируем, когда чувствуем себя уставшими. Ежедневно писать заметки (слово «дневник» ассоциируется с долгосрочными обязанностями) кажется нецелесообразным для достижения успеха на реальной работе. Поэтому постарайтесь применять такой способ на протяжении месяца, концентрируясь только на одной краткосрочной задаче, например на составлении штатного расписания, или только в одной области профессионального развития – совершенствовании навыков презентации.

Потратьте десять минут в конце каждого рабочего дня, напишите не более ста слов и спустя четыре недели подумайте, что успели узнать. Вы наверняка удивитесь.

Рабочий дневник обеспечит вам пять преимуществ. Вы сможете:

1. Отслеживать свой прогресс. Такой дневник – свидетельство ваших «малых побед», постепенные шаги к достижению основных целей, которые могут существенно повысить вашу мотивацию, если только вы найдете время поразмыслить над ними.

2. Планировать. Вы используете дневник как инструмент для совершения следующего шага.

3. Способствовать своему личностному росту. Дневник дает вам возможность работать, преодолевать трудные жизненные периоды и помогает взглянуть на них с другой точки зрения.

4. Лучше концентрироваться. Вы определяете свои сильные и слабые стороны, время от времени просматривая записи в дневнике. Благодаря этому вы, например, поймете, что тратите слишком много времени на второстепенные вопросы. После того как вы осознаете свою ошибку, сможете снова сосредоточиться на основной работе.