Ваше время в ваших руках - Лотар Зайверт

60% — запланированная активность

20% — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)

20% — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество)

Рабочее время 60% 20% 20% запланированное время непредвиденное спонтанное время

В зависимости от вида и рода ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.

2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех» Оценка Примечания Задокументируйте и перепроверьте то, как и на что вы используете (транжирите) свое время (см. формуляры 0.3).

Таким образом вы приобретете:

- постоянное представление о расходе своего бюджета времени;

- опыт как основу для будущей потребности во времени;

- исходные позиции для совершенствования применяемой вами методики работы и распределения времени и т.д.

3. Сведение задач воедино — план действий Оценка Примечания - Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде рабочие акции. - Невыполненное из этого списка вы можете взять за основу для заполнения «свободных мощностей» при составлении плана на следующий период.

Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи.

Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные. Используйте для этих целей рабочий формуляр «Список дел и контроль за их выполнением» (образец см. 3.3).

4. Регулярность — системность — последовательность Оценка Примечания Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело.

Работа по системе и соблюдение временных планов важнее заполнения формуляров (педантичного ведения записей).

5. Реалистичное планирование Оценка Примечания Не впадайте в крайность чрезмерного планирования и планируйте лишь такой объем задач, с которым вы реально можете справиться.6. Приспособляемость Оценка Примечания Проявляйте гибкость, поскольку планы времени составляются не для того, чтобы облегчать вам жизнь, а для того, чтобы достигались ваши цели.7. Восполнение потерь времени Оценка Примечания Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне.8. Письменная форма Оценка Примечания Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и вы будете всегда иметь полный обзор дел.9. Перенос несделанного Оценка Примечания Невыполненные задачи, которые вы не хотите вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов.10. Фиксация результатов вместо действий Оценка Примечания Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия.

Пример:

- вместо: «позвонить г-ну Майеру»

- лучше: «согласовать с г-ном Майером программу для ЭВМ».

Таким образом ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что вам спонтанно приходит на ум. Постоянно задавайтесь вопросами: В чем цель этого разговора, этой работы и т.п.? Чего я хочу достичь?

11. Установление временных норм Оценка Примечания Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.

Опыт показывает:

На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.

Если вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее. Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае с.г. (продолжительность — 90 мин) задает точные рамки вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание — не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.

12. Срок исполнения Оценка Примечания Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, вы приучаете себя к самодисциплине, избегаете нерешительности, промедления и откладывания дел.

Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «Как можно скорее». Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2—3 недели? Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: « вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!» или «Я еще в среду вам сказал: "Как можно быстрее!" — А вы приносите мне отчет только сегодня!»