Управление проектами. Фундаментальный курс - Коллектив авторов

Диагностика организационного знания по управлению проектами включает следующие этапы:

• структуризация знаний в соответствующих областях;

• определение организационного механизма диагностики;

• проведение оценки знаний;

• визуализация результатов диагностики.

1. Структуризация знаний. Организационное знание по управлению проектами может быть представлено в виде системы, которая структурируется следующим образом:

• знания об управлении проектами;

• знания об управлении программами;

• знания об управлении портфелями проектов.

В свою очередь, каждая из этих подсистем может быть декомпозирована далее. Так, подсистема знаний об управлении проектами включает следующие элементы:

ѻ систему терминов и определений в управлении проектами;

ѻ организацию управления проектом;

ѻ требования к документации по управлению проектом;

ѻ процесс инициации проекта;

ѻ процессы планирования проекта, которые тоже можно декомпозировать на:

♦ процесс планирования содержания проекта,

♦ процесс разработки расписания,

♦ процесс планирования бюджета проекта,

♦ процесс планирования персонала проекта,

♦ процесс планирования закупок в проекте,

♦ процесс планирования реагирования на риски,

♦ процесс планирования коммуникаций в проекте,

♦ процесс планирования качества в проекте,

♦ процесс исполнения проекта,

♦ процесс контроля проекта,

♦ процесс завершения проекта.

Знания об управлении программами могут быть структурированы таким образом:

ѻ система терминов и определений в управлении программой;

ѻ организация управления программой;

ѻ требования к документации по управлению программой;

ѻ процесс инициации программы;

ѻ процессы планирования программы:

♦ процесс планирования содержания и выгод программы,

♦ процесс разработки расписания,

♦ процесс планирования бюджета программы,

♦ процесс организационного планирования,

♦ процесс планирования коммуникаций в программе,

♦ процесс планирования управления рисками,

♦ процесс планирования управления поставщиками;

ѻ процесс обеспечения исполнения программы;

ѻ процесс запуска проектов программы;

ѻ процесс контроля программы и управления изменениями программы;

ѻ процесс приемки результатов проектов и организации использования промежуточных выгод программы;

ѻ процесс закрытия проекта программы;

ѻ процесс завершения программы.

Знания по управлению портфелем проектов включают:

ѻ систему терминов и определений в управлении портфелями проектов;

ѻ организацию управления портфелем проектов;

ѻ требования к документации по управлению портфелем проектов;

ѻ группу процессов обеспечения управления портфелем проектов:

♦ процесс сбора информации об условиях, ограничениях и требованиях к портфелю проектов,

♦ процесс формализации процедур управления и параметров

оценки портфеля проектов;

ѻ группа процессов формирования портфеля проектов:

♦ процесс идентификации компонент портфеля проектов,

♦ процесс оценки компонент портфеля,

♦ процесс расстановки приоритетов,

♦ процесс оптимизации и балансировки портфеля проектов,

♦ процесс авторизации портфеля проектов;

ѻ группа процессов мониторинга и контроля портфеля проектов:

♦ процесс контроля реализации портфеля проектов,

♦ процесс управления изменениями портфеля проектов.

2. Определение организационного механизма диагностики. Диагностику знаний в рамках КСУП предлагается осуществлять с использованием следующих организационных единиц:

• Сообщества по интересам – специальные группы, члены которых время от времени организуют встречи для обмена информацией. Встречи имеют нерегулярный и неформальный характер.

• Сообщества практиков – более формализованная единица, чем сообщества по интересам, имеющая горизонтальную структуру. Передача знаний осуществляется на индивидуальном или групповом уровнях.

• Проектные команды – временные группы, собранные для достижения заданной цели. Коммуникации и обмен знаниями между участниками активно ведутся в процессе реализации проекта, однако прекращаются по его завершении.

• Проектный офис – осуществляет координацию между проектами и управление портфелями проектов. На этом уровне происходит аккумуляция практик и знаний о реализованных проектах и вовлечение организационного уровня в процесс обмена знаниями.

• «Центр совершенства» (Center of Excellence) – верхний уровень в иерархии инструментов управления знаниями. По сути, объединяет функции проектного офиса (передача «лучших практик» и функций центра обучения на основе лучших практик – бенчмаркинг).

3. Проведение оценки знаний. Оценка осуществляется методом тестирования персонала, а также анкетирования на предмет определения «самооценки» по запрашиваемым элементам знаний.

4. Визуализация результатов диагностики. Эффективным инструментом отображения результатов диагностики знаний является диаграмма «Река». По горизонтальной оси располагаются виды знаний по управлению проектами, программами и портфелями проектов, а по вертикали – оценка компетенции в каждом виде знаний сотрудника (проекта, подразделения). Таким образом, наглядно представлен объем внутренних знаний компаний и становится возможным выявить те знания, которые необходимо добывать из внешних источников. Анализируя диаграмму, можно заключить, что компания обладает высоким потенциалом для обмена знаниями в том случае, если у диаграммы «широкие берега» (другими словами, в компании есть сотрудники или подразделения, которые нуждаются в знаниях определенного вида, и те, которые обладают достаточной компетенцией в рассматриваемом вопросе). Именно в областях, где берега «широкие», следует развивать обмен знаниями между соответствующими сотрудниками или подразделениями. Там, где берега «узкие», следует либо привлекать знания из внешних источников, либо создавать условия для создания необходимых знаний.

Другой эффективный способ визуализации результатов диагностики знаний является диаграмма «Лестница». Этот инструмент позволяет определить «спрос и предложение» на знания внутри проекта (подразделения, компании), поскольку соединяет данные о текущем уровне компетенций участников проекта (вертикальная ось) и их желаемом уровне, выражаемом как разность между текущей оценкой компетенций и желаемой (отмечается по горизонтальной оси).