Управление проектами. Фундаментальный курс - Коллектив авторов

Далее на основе методологии управления знаниями разрабатываются следующие элементы системы управления знаниями проекта:

• план управления знаниями;

• карта знаний проекта;

• база знаний проекта;

• сообщество практиков.

1. план управления знаниями проекта. План управления знаниями проекта – это управленческий документ, целью которого является разработка принципов и методологии работы со знаниями в проекте. План управления знаниями проекта может содержать следующие разделы:

• анализ и выявление знаний, необходимых и критичных для успешной реализации проекта;

• структуризация знаний проекта;

• анализ и выявление источников (внешних и внутренних) необходимых знаний;

• принятие решений об использовании методов и инструментов управления знаниями в проекте;

• организационная структура управления знаниями проекта;

• процессы, процедуры и регламенты управления знаниями проекта, включая выявление, сбор, хранение и распространение знаний проекта.

Хотя состав и структура плана управления знаниями как методологического документа в достаточной степени инвариантны по отношению к предметной области проекта, хотелось бы отметить, что в рассматриваемом проекте по созданию и развитию сети федеральных университетов и системообразующих вузов особое внимание должно быть уделено организационному проектированию системы управления знаниями с четким определением участников системы, их ролей и функций как на уровне центра управления проектом, так и на уровне вузов/ университетов.

2. карта знаний проекта. Карта знаний представляет собой графическое представление местоположения знаний и информации, необходимых для реализации проекта. Карты знаний являются навигационным инструментом и позволяют:

• сократить время на поиски ресурсов и источников информации и знаний;

• создать возможность оптимального взаимодействия потребителей знаний и информации с их носителями (например, экспертами);

• обеспечить прозрачность и доступность ресурсов;

• создать целостную картину ресурсной базы проекта.

Структура карты знаний проекта создания и развития сети федеральных университетов и системообразующих вузов может включать такие разделы, как опыт по изменению статуса учебного заведения, опыт получения международной аккредитации образовательных программ и др. в соответствии с приоритетностью задач, поставленных перед участниками. Разделы карты знаний содержат ссылки на соответствующие элементы базы знаний (документы, интервью и т. д.) (рис. 18.1).

Крупномасштабный проект может быть декомпозирован на серию подпроектов, один из которых – подпроект внедрения системы управления проектом. Данный подпроект входит в состав любого крупномасштабного проекта. Для этого подпроекта может быть разработана своя карта знаний (рис. 18.2).

Рис. 18.1. Пример карты знаний проекта создания и развития сети федеральных университетов и системообразующих вузов

Рис. 18.2. Пример карты знаний внедрения системы управления проектом

3. база знаний проекта. База знаний проекта представляет собой систематизированное хранилище неструктурированной информации, включая шаблоны и примеры документов, нормативно-методические материалы и проч.

В числе ресурсов базы знаний и карты знаний данного проекта могут быть:

• ведомственные и отраслевые материалы;

• научные исследования по тематике проекта;

• материалы исследований в Интернете;

• внешние консультационные услуги;

• публикации;

• материалы конференций, семинаров, проводимых в рамках проекта и по тематике проекта;

• базы данных;

• мнения и комментарии экспертов, специалистов, участников проекта.

Одним из центральных элементов базы знаний проекта является база процессов, сформированная в ходе реализации проекта. Так, создание венчурных фондов, эндаументов, получение международных аккредитаций по различным направлениям подготовки могут быть описаны и представлены в виде процессов. Таким образом, может быть сформирована база «коллективной мудрости», в которой вузы, которые только начинают соответствующие работы, могут почерпнуть для себя бесценный опыт, полученный предшественниками.

4. сообщество практиков. Сообщество практиков – это самоорганизующаяся неформальная группа людей, которых объединяют профессиональные интересы и которые обмениваются знаниями по определенной тематике, общаются, чтобы вместе решать профессиональные задачи, обучаться друг и друга и находить новые решения и подходы. Термин «сообщество практиков» был введен в 1991 г. Этьеном Венгером, в наши дни это один из наиболее популярных инструментов, активно применяемых во всем мире.

При реализации проекта по созданию сети федеральных университетов и системообразующих вузов формирование соответствующей профессиональной сети или сообщества практиков является критически важным фактором, обеспечивающим возможность циркуляции идей, опыта, знаний в интересах достижения целей проекта. Информационно-технологической основой предлагаемых решений является портал знаний проекта.

Организационно управление знаниями – функция проектного офиса или центра знаний проекта. Вопросами разработки, внедрения и поддержания функционирования рассмотренных инструментов занимаются специально выделенные специалисты по управлению знаниями в проекте совместно со специалистами по информационным технологиям.

18.4. Диагностика организационного знания по управлению проектами

Важным вопросом проектного управления, также требующим интеграции с управлением знаниями, является диагностика знаний участников корпоративной системы управления проектами (КСУП). За последние годы рядом авторов подчеркивалось, что знания персонала об управлении проектами, программами и портфелями проектов – одна из движущих сил при разработке и внедрении КСУП. Более того, наращивание организационной зрелости в управлении проектами напрямую связано с совершенствованием соответствующего организационного знания, т. е. созданием организационных, технологических и коммуникационных условий, при которых знания и информация будут способствовать решению стратегических и тактических задач организации. При этом знания трактуются как совокупность профессиональных навыков, умений, способностей, жизненного опыта и мудрости, деловых и личных контактов, которые используются людьми для достижения поставленных целей. Согласно определению Gartner Group, управление знаниями является «дисциплиной, обеспечивающей интегрированный подход к созданию, сбору, организации и использованию информационных ресурсов предприятия и доступу к ним. Эти ресурсы включают структурированные базы данных, текстовую информацию, такую как документы, описывающие правила и процедуры, и, что наиболее важно, неявные знания и экспертизу, находящиеся в головах сотрудников». Организационным знанием по управлению проектами будем называть аккумулированные в организации знания по управлению проектами, программами и портфелями проектов, носители которых – сотрудники организации.