Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - Лина Риннэ

Теперь, когда вы получили общее представление о перечне главных задач, посмотрим, какую роль он играет при планировании дел из квадрата 2.

Планирование дел из квадрата 2 и эффект 30/10

Попробуйте уделять 30 минут в неделю и 10 минут в день планированию дел из квадрата 2, и мы даем гарантию, что вы будете чувствовать удовлетворенность в конце каждого дня. Планирование изменит подход к каждому второму часу, который вы тратите. По мнению д-ра Хайди Хэлворсон, одного из ведущихся исследователей в области мотивации:

Планирование – одна из самых эффективных стратегий, которые вы можете использовать для достижения любой цели. Правильное планирование повышает вероятность успеха в среднем на 200–300 %{18}.

Планирование дел из квадрата 2 – это процесс, когда вы отвлекаетесь от всего, включаете логический мозг и сознательно распределяете большие камни по неделям и дням, чтобы обеспечить их реализацию.

Почему для этого нужно 30 минут в неделю? Дело в том, что какое-то время необходимо, чтобы отвлечься и обрести спокойствие. В противном случае будет работать реактивный мозг, а он реагирует на срочные дела в отличие от логического мозга, который позволяет заниматься тем, что наиболее важно.

Давая себе время, чтобы отвлечься от шума, сосредоточиться и приступить к планированию в спокойном состоянии, вы сможет по-иному смотреть на вопрос «Что является наиболее важным?» и давать на него более четкие и точные ответы.

Как выразился буддийский монах и специалист в области медитации и нейробиологии Тензин Приядарши:

Если нет покоя, нет и тишины. Если нет тишины, нет и понимания. Если нет понимания, нет и ясности{19}.

Вам не нужно достигать нирваны, чтобы заниматься планированием дел из квадрата 2, но если подойти к процессу продуманно, то это придаст понимания и ясности, а большие камни вашей жизни не утонут в куче мелких камешков.

Временные зоны квадрата 2

Очень ценной практикой, повышающей эффективность недельного и дневного планирования дел из квадрата 2, является создание временных зон квадрата 2, т. е. проактивное выделение блоков времени, которые помогают защищать приоритеты из квадрата 2.

Ценность временных зон заключается в возможности закладывать их заранее как повторяющиеся или разовые события так, чтобы при наступлении следующей недели у вас уже было выделено время для дел из квадрата 2.

Приведем несколько примеров:

• Кива хочет делать утреннюю зарядку, поэтому ей нужно выделить период с 6:30 до 7:30 для занятия йогой. Она может обозначить его как повторяющееся событие в электронном календаре. По данным одного исследования простое закрепление времени и места выполнения упражнений повышает вероятность успеха на 32–91 % с точки зрения регулярности{20}.

• Если Джевиону лучше всего думается по утрам, то он может посвящать генерированию идей один-два утренних часа каждый день или в определенные дни недели. А для совещаний нужно выделить время днем, чтобы они не мешали.

• Если Шерри хочет проводить время вместе с мужем каждую неделю, она может выделить для этого вечер пятницы и закрепить его как повторяющееся событие.

• Брэд, руководитель с плотным и зачастую непредсказуемым графиком командировок, мог бы продумать свои планы на несколько месяцев вперед и установить периоды, когда командировки возможны и когда нет, например во время отпуска. Изменение этого правила должно быть невозможным за исключением действительно серьезных обстоятельств.

Вот как может выглядеть график Джевиона на неделю после выделения повторяющихся временных зон квадрата 2:

Планирование дел из квадрата 2 на неделю

После составления перечня главных задач и определения временных зон квадрата 2 все готово к планированию дел на неделю. До начала следующей недели найдите тихое место и уделите не менее 30 минут для следующего:

1. Пересмотр своих ролей и целей. Посвятите некоторое время анализу видения собственной жизни, которое закреплено в декларациях о ролях и целях квадрата 2. Не пропускайте этот этап. Он помогает освежить глубинный мотив и высокие побуждения. Если не делать этого регулярно, то вы погрязнете в суете повседневной жизни и видение сотрется из памяти под натиском неотложных дел, занимающих мозг. Поэтому позаботьтесь, чтобы видение было закреплено в таком формате и в таком месте, где вы легко сможете найти его.

С точки зрения нейробиологии для достижения выдающейся эффективности наше видение должно быть буквально на поверхности – в префронтальной коре логического мозга, который помогает вычленять в потоке повседневных дел важное, заслуживающее вложения времени, внимания и энергии.

2. Включение в план больших камней. После пересмотра ролей и целей проанализируйте перечень главных задач, а затем задайте вопрос, касающийся больших камней:

Какие одно-два важнейших дела я могу выполнить в данной роли на этой неделе?

По мере того как вы тщательно обдумываете каждую свою роль и задаете этот вопрос, ответы приходят сами. Одни из них очевидны, как в случае с крупным проектом, срок которого наступает на этой неделе. Другие требуют большей проницательности, например, когда нужно понять, что делать в сфере ключевых взаимоотношений или какая подготовительная работа необходима для повышения результативности крупного совещания, запланированного на более поздний срок.

В мозге отражаются все события нашей жизни. Однако если вы не удосужитесь разобраться с более тонкими связями и чувствами, соединяющими вас с ними, то легко можете упустить наиболее важные объекты для инвестирования времени и внимания на предстоящей неделе.

Прежде всего заметим, что эти тонкие аспекты могут просто не попасть в перечень главных задач. Обычно они не настолько сильны, чтобы пробиться сквозь шум и дела в рабочее время. Обдумывание ролей и целей из квадрата 2 в спокойной обстановке позволяет намного лучше понять, на чем сконцентрировать время, внимание и энергию для получения максимальной отдачи. Когда есть такое понимание и ясно, что нужно делать, можно включить это дело в перечень главных задач.

Определившись с важнейшими задачами на неделю, включите эти большие камни в свой календарный план!

Реальное включение в план намного действеннее внесения дела в общий список задач на день. Такой список часто превращается в перечень пожеланий, которые практически без изменений переносятся с одного дня на другой.

Закрепление за делом конкретного времени и места создает обязательство более высокого уровня и значительно увеличивает вероятность его выполнения. Так происходит потому, что конкретность заставляет мозг действовать, когда приходит время. Это также помогает защититься от отвлекающих дел из квадрата 3, которые возникают, когда ваш график кажется свободным и к вам то и дело кто-нибудь врывается с вопросами.

При планировании дел на неделю прибегайте к общему списку задач на день только в крайнем случае, если действительно нет ясности, когда необходимо выполнить дело и нужно ли оно вообще. Если вы хотите сделать что-то, практически всегда лучше назначить конкретное место и время в течение дня.

Наконец, когда речь идет о больших камнях, выберите одно-два важнейших дела для каждой роли. С бóльшим вам не справиться, поэтому установите планку достаточно высоко и выбирайте то, что действительно имеет значение. Это повышает вероятность исполнения в условиях напряженной рабочей недели.

3. Организация остальных дел. После распределения больших камней можно включить в план другие важные задачи, пусть даже гальку, которые не являются критическими, но требуют выполнения, например стирка белья.

Эти три этапа еженедельного планирования дел из квадрата 2 позволят сделать вашу неделю результативной.

Вот как может выглядеть типичная неделя Кивы, наполненная мелкими камешками.

Если бы Кива занималась планированием дел из квадрата 2, то ее расписание на неделю могло бы выглядеть так:

Планирование дел из квадрата 2 на день

Хорошо известно, что жизнь редко, если вообще когда-либо, идет по плану. Недельный план требует ежедневной корректировки, поскольку на вас непрерывно сыпется галька, возникают кризисы квадрата 1 и даже меняются приоритеты квадрата 2. Необходимо осознанно и целенаправленно корректировать планы на каждый день, чтобы так или иначе выполнять приоритетные задачи.

Чтобы спланировать предстоящий день, найдите тихое место и уделите как минимум 10 минут анализу прошедшего дня, кроме того, выполните следующее:

1. Завершение дня. Пробегитесь по задачам и встречам, которые стояли в плане завершившегося дня. Все ли выполнено? Если нет, то перенесите невыполненные дела на другое время в календарном плане, вычеркните их, если они потеряли актуальность, или оставьте в перечне главных задач, изменив дату или другие детали. Идея заключается в ежедневном самоотчете, который позволяет фокусироваться на самом важном и не забывать о перенесенных делах и сроках.