Пять правил выдающейся эффективности: Как достигать главных целей без перегрузок и выгорания - Лина Риннэ

• Выделение нескольких ролей, которые в текущий момент наиболее важны для вас, создает основу для баланса, мотивации и самореализации.

• Закрепление своего мотива в названии ролей из квадрата 2 и соответствующих декларациях о роли из квадрата 2 повышает нашу способность принимать правильные решения о том, чему посвящать время и энергию каждый день.

• Честная оценка того, как мы справляемся с нашими ролями, помогает выполнять эти роли выдающимся образом.

• Задание конкретных целей из квадрата 2 помогает нам использовать мозг наиболее эффективно.

Управление вниманием

Правило 3

Включайте в план большие камни, не сортируйте гальку

Внимание – вот чего действительно недостает… В настоящее время понимание механизмов привлечения внимания и управление им являются важнейшими факторами успеха в бизнесе.

Томас Дейвенпорт и Джон Бек{17}

Думать о том, что важно, и реально заниматься тем, что важно, – далеко не одно и то же. Если отсутствуют плановая дисциплина и процессы, необходимые для реализации того, что важно, то и декларации о роли из квадрата 2, и цели из квадрата 2 будут не более чем благими пожеланиями.

Если правила 1 и 2 помогают определять, на что направить внимание и энергию, то правила 3 и 4 связаны с тем, как поддерживать концентрацию и целенаправленность внимания, чтобы чувствовать удовлетворение в конце каждого дня.

Большие камни и галька

Мы называем большими камнями приоритеты нашей жизни из квадрата 2 – ключевые взаимоотношения и обязательства, важные проекты, важные встречи и т. д. Это действия, которые вытекают из деклараций о ролях и целей из квадрата 2. Их противоположностью является галька, мелочи, наполняющие нашу жизнь, – электронная переписка, телефонные разговоры, стирка белья и т. д. Мелочи отнимают время и отвлекают нас от больших камней.

Если представить жизнь в виде чаш, то какой образ вы будете ассоциировать с большей успешностью?

Левая чаша должна вызывать тревогу, поскольку вы сначала заполняете ее мелочами, а потом пытаетесь встроить важные вещи. В современном мире с его бесконечным потоком мелких камешков, гравия такой подход попросту не работает. Ежедневно мы имеем дело не с маленькими кучками гравия, а с бесконечной колонной самосвалов, готовых обрушить горы гравия на наши головы.

Правая чаша показывает, что вы на пути к овладению ключевой концепцией правила 3. В соответствии с ней эффективность повышается, если сначала заняться важными вещами, а потом позволить неизбежным мелочам заполнить пространство между ними.

Главное в правиле 3 – понимать, что вперед не продвинуться, если просто быстрее перебирать гальку. Это заведомый проигрыш. Вам нужно выделить наиболее важное (правила 1 и 2), а затем распределить свое время (дни и недели) так, чтобы сконцентрировать драгоценное внимание и энергию на первоочередных задачах (правило 3).

Для этого необходимо целенаправленно не обращать внимания на множество мелочей. Это совершенно нормально! На деле многие из них – добровольно взваливаемые на себя задачи из квадрата 3, которые мешают попасть в квадрат 2. Вы можете сознательно выбросить часть гравия из чаши, как показано на рисунке.

Традиционное представление об управлении временем исходит из того, что у всех в распоряжении одно и то же количество времени, но одни могут успевать больше других. Они и есть наиболее эффективные.

В наши дни ключ к реальной эффективности кроется не в том, чтобы успевать как можно больше, а в том, чтобы заниматься правильными, главными вещами и делать это как можно качественнее. Речь идет не о том, чтобы делать больше с меньшими затратами, а о том, чтобы заниматься меньшим числом вещей. Это означает концентрацию внимания и энергии на небольшом числе приоритетных дел, которые действительно значимы и выполнение которых важно среди неизбежных мелочей нашей жизни.

Далее в этой главе вы познакомитесь с основными принципами и процессами планирования дел из квадрата 2 – планирования, позволяющего выполнять действительно важные дела.

Незаменимый инструмент поддержки планирования: Перечень главных задач

Прежде чем приступать к рассмотрению процесса планирования дел из квадрата 2, необходимо познакомиться с важнейшим инструментом поддержки планирования – перечнем главных задач.

У вас уже есть перечень задач? У вас их даже два? Или, как большинство людей, вы записываете важные задачи на том, что оказалось под рукой, запихиваете записку в сумку и надеетесь, что потом найдете ее? (Будьте честными!) В каком, на ваш взгляд, квадрате вы находитесь, когда ищите важную информацию в бесконечных перечнях или на клочках бумаги, свалившихся под стол?

В XXI в. перечень главных задач является одним из важнейших инструментов, обеспечивающих концентрацию внимания на квадрате 2. При правильном использовании такой перечень действует как дополнительный фильтр для отсеивания и организации входящих задач и помогает не отвлекаться от приоритетов.

Назначение перечня главных задач – создание единой надежной системы слежения, позволяющей не забивать задачами голову и перестать беспокоиться о них. Затем, когда вы приступите к планированию дел из квадрата 2, можно обращаться к перечню в уверенности, что в него включены все важные вещи, о которых следует думать.

Базовое правило использования перечня главных задач заключается в следующем: если вам попадается то, что, возможно, необходимо сделать, вы либо отбрасываете это, либо включаете в перечень, но никогда не держите в голове. Иными словами, вы сразу же, опираясь на свое видение, решаете, что делать, и не загружаете ограниченную кратковременную память. Матрица управления временем помогает принимать такие решения. Вот как это работает:

• Задачи из квадратов 3 и 4 отбрасываются. По определению задачи из квадратов 3 и 4 не являются важными. Таким образом, если что-то относится к квадрату 3 или 4 и от него можно спокойно избавиться, то отбросьте это. Таким образом вы отсеиваете гальку, которая иначе заполнит ваш день. Похвалите себя за правильные действия и двигайтесь дальше.

• Задачи из квадратов 1 и 2 включаются в перечень. Если задача относится к квадрату 2 или она важна и попадает в квадрат 1, то внесите ее в перечень. Так вы зафиксируете решение уделить ей время и внимание позже и сможете заниматься текущей работой, не забивая себе голову. Записывая задачу, вы повышаете вероятность ее выполнения и не нагружаете мозг, позволяя ему сконцентрироваться на более важных вещах.

Впоследствии, открывая перечень при составлении плана работы, помните, что ситуация меняется и прежде важные вещи могут потерять значимость, поэтому не держитесь бездумно за ранее записанные задачи. Не стесняйтесь отбрасывать то, что перестало быть важным.

Если вы не знаете, как поступить, отбросить задачу или внести ее в перечень, задайте себе следующие вопросы:

• Эта задача случайно не из квадрата 3?

• Не беру ли я на себя чужие обязанности, которые мне не следовало бы брать?

• Не потому ли я включаю в перечень задачу из квадрата 1 уже пятый раз, что не знаю, как этого избежать? (Если это так, просто включите вместо нее новую задачу из квадрата 2.)

• Не включаю ли я в перечень то, что следует поручить кому-нибудь другому? (В этом случае переформулируйте задачу так, чтобы можно было передать ее кому-нибудь еще.)

Работа с перечнем главных задач заключается, образно говоря, в вытаскивании матрицы управления временем на свет в нужный момент и в принятии решения, следует ли заниматься тем или иным вопросом. Если нет, задача отбрасывается, если да – включается в перечень.

Чего не следует делать, так это включать в перечень все подряд ради того, чтобы не забивать себе голову. Это превращает перечень в накопитель мелких камешков. Отказ от включения в перечень чего-либо – правильное решение, выбор в пользу больших камней, ролей и целей из квадрата 2.

Если вы сомневаетесь в важности задачи или считаете, что нужно дополнительное время для обдумывания, то внесите ее в перечень, но не используйте это как оправдание собственного нежелания отсеивать неподходящие задачи.

Отсутствие перечня главных задач ведет к бессонным ночам и бесконечному прокручиванию в голове всего, что нужно сделать, но не записано. К этому добавляется ожидание нового пласта решений и запросов на следующий день, которые негде записать. Попытки удержать все в голове сокращают объем кратковременной памяти, доступной для других важных вещей.

Теперь, когда вы получили общее представление о перечне главных задач, посмотрим, какую роль он играет при планировании дел из квадрата 2.