Тайм-менеджмент - Полли Берд

К счастью для вас и для Катрин, как бы и по каким бы причинам вы с делами ни тянули, способы выправления ситуации одни те же:

► приступайте к работе немедленно;

► определитесь, что конкретно вы должны сделать;

► разбейте задание на ряд поэтапных действий;

► определите приоритетность задач, которые предстоит решить;

► установите сроки;

► нейтрализуйте отвлекающие моменты;

► незамедлительно принимайтесь за решение первой задачи;

► оставьте время для анализа, внесения изменений и окончательного оформления.

Приступайте к работе немедленно

Какой бы работой вам ни предстояло заниматься, существует только один способ с ней разделаться — взять быка за рога, то есть приступить к работе немедленно. Понятно, что нельзя бросаться на нее очертя голову, не разобравшись, что и как надо сделать. Но вы можете немедленно приступить к подготовительному этапу — сбору информации и материалов для принятия решения о способах решения проблемы. Таким образом вы уже твердо встаете на путь, который ведет к ее решению.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Установите для себя срок завершения подготовительного этапа. В этом случае у вас уже не найдется оправданий для дальнейшей отсрочки начала выполнения основного дела.

Что конкретно вы должны сделать?

Во-первых, взгляните на работу и решите, что должно быть сделано. Если вам поручено составление отчета, то предстоит собрать информацию, проконсультироваться с коллегами, написать отчет, выяснить мнение о нем коллег, передать отчет в печать и, наконец, придать ему подобающее оформление. В зависимости от статуса отчета последнее может означать переговоры с типографией по поводу специальных шрифтов, деталей выполнения обложки и переплета.

Так что же конкретно предстоит сделать лично вам? Секретарю или помощнику может быть поручен сбор какой-то части информации, с чем они вполне справятся, только снабдите их четкими инструкциями и установите срок исполнения. Коллеги могут дать свои отзывы по черновому экземпляру, но им также должен быть установлен срок. Печать набело в состоянии организовать секретарь или помощник. Вы дадите заглавие отчета для обложки, утвердите ее дизайн, а остальное можно будет доверить специалистам, как в самой компании, так и вне ее. Наконец, вы проверите и утвердите окончательное оформление обложки непосредственно перед началом производства тиража. Рассылку экземпляров отчета по подготовленному вами списку адресатов опять же организует ваш секретарь.

Итак, то, что еще недавно представлялось колоссальной работой, на поверку оборачивается довольно ограниченным числом дел, а именно:

► установлением сроков для каждого этапа работы;

► классификацией информации;

► написанием отчета (процесс может быть разбит на более мелкие этапы);

► учетом отзывов коллег;

► утверждением текста на обложке и ее дизайна;

►оценкой окончательного варианта текста и оформления;

►подготовкой рассылочного списка;

►сверкой и утверждением окончательного вида.

Разделение задания на ряд поэтапных действий

Надеюсь, вы не станете есть большой пирог целиком за один присест. Естественно, сначала вы его порежете на порции и будете наслаждаться в несколько приемов, кусочек за кусочком. Принцип применим ко всякому заданию, которое предстоит выполнить. К тому же так работа не будет выглядеть слишком пугающе. Гораздо проще начинать с небольших «кусков» и стараться не воображать всю громаду того, что вас ожидает. Катрин, например, смотрела на свою каждодневную работу и представляла ее в виде одного нескончаемого потока, исчерпать который полностью у нее не было никаких шансов. Не удивительно, что она собиралась с духом только к самому концу рабочего дня.

Итак, определившись с тем, что конкретно вам предстоит, разделите каждое задание в рамках большой работы на ряд более мелких шагов. Так, для оценки окончательного варианта текста отчета и его оформления вы должны будете: " включить в свой рабочий график время на проверку;

► удостовериться, что оригинал у вас под рукой;

► прочитать корректуру;

► сверить соответствие оформления утвержденному дизайну;

► пометить, какие изменения необходимо внести;

► позаботиться об отправке материала с последними инструкциями в типографию.

Этот метод работы применим ко всему, что вам нужно делать. Пусть каждое ваше действие будет незначительным, таким, чтобы вы совершали его без внутреннего содрогания. Последовательно, шаг за шагом продвигайтесь к выполнению задания.

Таков принцип деления, казалось бы, трудновыполнимой задачи на небольшие и вполне реальные для исполнения фрагменты. Каждый фрагмент может быть разбит далее на еще более мелкие части. Например, что касается написания текста отчета, то утром за несколько часов вы можете написать вступление, а затем в течение двух послеобеденных отрезков рабочего дня справиться с основным его разделом.

Определите приоритетность задач

Если работа ужасает вас своим объемом, вся загвоздка может состоять в том, что вы не знаете, с чего начать. Если начнете с выполнения первой же подвернувшейся под руку задачи и станете столь же бессистемно продвигаться и дальше, работа по-прежнему будет представляться вам бесконечной, а ваше состояние будет близко к депрессивному. Этим обстоятельством вы будете пользоваться как поводом к постоянным отсрочкам. Трудно надеяться на успешное начало работы, если вы не знаете, в каком порядке станете выполнять каждый ее этап.

Как и при решении любой задачи, выясните, на какие этапы работа может быть разбита, и далее установите их приоритетность. Сначала беритесь за те, что в наибольшей степени требуют исследовательских и организационных усилий, а затем уже переходите к остальным. Другой вариант — начать с наиболее простой задачи, чтобы обрести веру в себя, а когда почувствуете себя уверенно, приступайте к самому сложному. Вы наверняка обнаружите, что стоит только взяться за дело, как оно уже не кажется таким уж сложным и устрашающим.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Установите будильник на подачу сигнала через пять минут после того, как вы устроитесь за рабочим столом. Когда сигнал зазвучит, немедленно приступайте к работе.

Установите сроки

Чтобы дела делались, должны быть установлены сроки их выполнения. Иногда сроки определяются другими людьми, и в ваш рабочий день, месяц и год будет заведомо вкраплено бесконечное множество частных заданий.

Если сроки не установлены, сами позаботьтесь об их назначении. Если хотите написать повесть, отведите себе на это один год; основы испанского изучите за период с января по начало июня; дайте себе две недели на проработку предложений начальнику; полчаса для ответов на утреннюю корреспонденцию.

Сроки — это не так страшно, как может показаться. Вместо того чтобы относиться к ним как к злу, ввергающему вас в панику, рассматривайте их как удобный инструмент организации работы. Установлены ли сроки вами самим или кем-то еще, стройте на них свой рабочий график. Разбивая задачу на более мелкие шаги, решите, сколько времени понадобится на выполнение каждого и как разместить их в своем расписании. Оставьте достаточно времени для завершающего этапа проверки, внесения окончательных изменений и дополнений. Последнее важно. К примеру, выполняющие исследовательскую работу студенты часто недооценивают объем времени, который требуется на редактирование реферата, составление библиографии и перечня ссылок.

Если задача по-прежнему выглядит устрашающе, совместите сроки завершения каждого этапа и всей работы в целом с неким вознаграждением. Например, закончив написание главы книги, позвольте себе в течение получаса почитать роман. Если работаете в офисе, вознаграждайте себя по сумме сделанного. Заведите «список призов» и обращайтесь к нему по окончании рабочего дня или недели.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Если, приступив к работе, вы оказались настолько ею захваченным, что не можете остановиться, забудьте про сроки!

Поощряйте себя

Нет ничего зазорного в том, чтобы баловать себя по завершении очередного этапа работы. Назначьте себе премию за выполнение каждой части проекта или крупного задания, над которыми работаете. При этом награда может быть чем-нибудь совершенно обыденным, вроде плитки шоколада или еще одной чашки кофе. Если они действительно доставят вам удовольствие, не скупитесь.

Назначайте себе «встречи»

Преодолеть склонность к промедлению можно путем назначения себе «встреч» (вроде тех, время которых уже отмечено в вашем ежедневнике) для начала и окончания работы над заданием. Вместо того чтобы приниматься за работу когда придется или откладывать ее на последний момент, делайте соответствующие пометки в ежедневнике. В этом случае вы не сможете заниматься в назначенный час чем-то другим, поскольку данное время уже зарезервировано за конкретным заданием. Прием оказывается эффективным в отношении частных задач и отдельных этапов крупных проектов. Убедите себя, что вам назначено начало выполнения работы и вы должны взяться за нее вовремя.