Тайм-менеджмент - Полли Берд

► заняться самооценкой.

Что можно сделать за 10 минут?

Часто периоды свободного времени длятся не более десяти — пятнадцати минут. Может показаться, что столь короткое время ничем существенным не заполнить. Мы же предлагаем несколько простых идей, как можно провести 10 минут с пользой и экономией прочего вашего времени:

► прочитать короткую статью или доклад;

► прочитать несколько писем;

► написать или надиктовать письмо или служебную записку;

► прочитать несколько страниц пространного документа;

► заполнить ежедневник, подготовить график работ на предстоящую неделю;

► записать несколько мыслей;

► прочитать и отправить сообщение по электронной почте;

► сделать наброски к предстоящему выступлению.

Чтение требует времени

У многих людей значительная часть дня уходит на чтение разного рода материалов. Потому вполне разумным будет воспользоваться переходным временем для чтения документов или статей, на которые потом все равно придется тратить время. Однако для наиболее эффективного использования коротких свободных минут вы должны уметь быстро добираться до непосредственно вас касающихся или особенно интересующих разделов материала. Существуют специальные приемы быстрого чтения, и к ним мы еще обратимся ниже, в главе 7.

Я не собираюсь пропагандировать какую-то одну из многочисленных техник быстрого чтения. При желании вы сами можете с ними ознакомиться. При том что любая из них может помочь обрести большую беглость чтения, не каждому захочется тратить время на овладение ими. С другой стороны, каждый человек может научиться быстрее читать статьи, документы и книги, если последует нескольким простым советам:

1. Бегло просмотрите оглавление и предметный указатель, чтобы понять, какие темы затрагиваются в материале.

2. Прочтите введение и заключение книги или статьи (большинство объемных документов предваряются кратким изложением содержания).

3. Читайте только нужные вам главы или разделы.

4. Прочтите вводную часть и заключение главы.

5. Основные главы читайте медленнее, отмечая важные моменты.

6. Что касается статей, то читайте первые несколько абзацев, чтобы выяснить, нужно ли вам все остальное, а также последние два абзаца. Читайте всю статью, только если она действительно вас заинтересует.

При такой методике подхода ко всякому материалу для чтения вы быстро научитесь отсеивать то, что не представляет для вас пользы или интереса, научитесь быстро находить нужные вам разделы.

Не обязательно прочитывать каждое слово текста, разве что это действительно необходимо — скажем, при сверке данных перед публикацией собственного отчета. Избавьтесь от ощущения вины, которое вы, возможно, испытывали когда-то в школе, если не вчитывались в каждое слово изучаемого литературного произведения. Никто больше не станет вас бранить, если вы прочтете только три предложения. Если три предложения — это все, что вам нужно в материале, значит, только их вам и нужно читать.

Соответствие работы качеству времени

В переходное время вам не удастся поработать над долгосрочным проектом, но вы сможете заняться текущими или не столь значительными делами. Следите за тем, чтобы характер работы, к которой вы обращаетесь в период простоя, соответствовал характеру временного промежутка. Время поездок вполне годится для выполнения каждодневных или вспомогательных занятий. Короткие периоды ожидания подходят для решения краткосрочных задач. Полчаса перед началом конференции могут быть использованы для решения более серьезных, требующих концентрации вопросов и т. д.

Не пытайтесь заниматься в переходное время сложными или жизненно важными проблемами. Резервируйте его для выполнения рутинных, но необходимых задач, которые все равно придется решать, но которые теперь не будут висеть над вами в основное рабочее время, не будут отвлекать от дел первостепенной важности.

О пользе перерывов в работе

Кроме того, переходным временем можно воспользоваться как передышкой, как возможностью расслабиться или сделать несколько физических упражнений. Не пренебрегайте им и как шансом лишний раз поразмышлять, собраться с мыслями. Порой просто спокойно посидеть и подумать будет для вас самым разумным способом проведения свободных минут. Вы не только сбросите с себя напряжение, но и сможете более объективно взглянуть на занимающие вас в данный период проблемы без отвлекающего воздействия с чьей-либо стороны. Много времени не нужно — каких-то 20 минут покоя и размышлений вполне достаточно. Или прогуляйтесь энергичным шагом по окрестным улицам, чтобы улеглись эмоции, упорядочились мысли. Вы наберетесь сил, напитаетесь энергией, одновременно и подумаете, и разомнетесь.

Снять напряжение помогут несколько упражнений на растяжку. По существу, любые короткие упражнения обеспечат вам приток адреналина, релаксацию и прояснение мыслей. Со своей стороны, не менее благотворными могут оказаться несколько минут, проведенные в кресле просто с закрытыми глазами, за чтением главы романа или разгадыванием кроссворда. Не всякую свободную минуту удастся провести подобным образом, но так или иначе с толком проведенное между делом время сделает более приятным остаток дня.

Мери, главный бухгалтер, старается каждый день выкроить в своем рабочем графике 20 минут на то, чтобы просто посидеть в тишине и одиночестве. Ее секретарь получает четкие инструкции самостоятельно разбираться в это время со всеми посетителями и телефонными звонками. Двадцать минут размышлений помогают Мери окинуть мысленным взором полный спектр выполняемой ею работы.

Времясберегающие технологии

Современные технологии существенно повлияли на характер использования переходного времени. Сегодня значительную часть работы можно выполнять вне стен офиса.

Диктофон

Это, бесспорно, удобное для составления писем и служебных записок устройство (позже секретарь оформит их в надлежащем виде) также может использоваться вместо блокнота для фиксирования мыслей.

Портативный компьютер

Портативные компьютеры очень удобны, в частности для использования в поездах и в периоды пребывания в отелях. По возможности подключайте компьютер к сети, поскольку его аккумуляторов хватает, увы, лишь на несколько часов работы, а потому они нуждаются в частой подзарядке.

Карманный компьютер и электронный органайзер

Пожалуй, наилучшими инструментами являются карманные компьютеры и новые многофункциональные электронные органайзеры. Они не только позволят вам заниматься своим ежедневником (календарным планом), но и обладают достаточно развитыми возможностями по обработке текстов, а потому вы сможете набрать на них небольшую статью или служебную записку. Далее текст может быть либо распечатан, либо переправлен в офис на компьютер секретаря. Некоторые устройства допускают подключение к мобильному телефону и обладают емкими элементами автономного питания.

Как переносные, так и карманные компьютеры и электронные органайзеры, оснащенные высококачественными программами обмена электронными сообщениями, позволят вам пользоваться всеми преимуществами выхода в Интернет. Вы сможете без труда знакомиться с содержимым своего электронного почтового ящика, который в течение дня может постоянно заполняться, а также своевременно отвечать своим корреспондентам. При наличии большего количества времени можно поискать в Интернете информацию по проекту, над которым в данное время работаете.

Магнитофон

Магнитофон (не диктофон, в котором используются мини-кассеты) удобен в поездках. При наличии персонального стереоплейера или автомагнитолы вы имеете возможность прослушивать в дороге аудиоверсии книг для менеджеров и по менеджменту, изучать иностранный язык, снижать уровень стресса с помощью соответствующих записей — например, с аутотренингом, — наконец, просто слушать музыку и расслабляться.

Сверхурочная работа

Многие бизнесмены пытаются повысить эффективность своей работы за счет использования неурочного времени: берут работу на дом, занимаются делами во время отпуска. После напряженного трудового дня в офисе они приходят домой и, поужинав, проводят за работой еще час-другой. Во время отпуска норовят вновь окунуться в дела, внезапно исчезают, чтобы сделать несколько звонков или поработать над бумагами.

Если и вы поступаете так же, то есть повод пересмотреть свои подходы. Такое поведение не только повышает вероятность стресса, но и несправедливо по отношению к семье. Даже если вы живете один, вам необходимо время для отдыха и развлечений. В противном случае вы не сможете работать в полную силу тогда, когда это необходимо, то есть в рабочие часы.