Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению - Джин Желязны

Он был прав; на оси ординат на диаграмме было обозначено: 0, 2, 4, 6, 8, 10, 13, 15. Что я мог сделать? Что я мог сказать? Жаль, что тогда мне не пришел в голову ответ, который дал один из присутствующих: «Джин хотел проверить, внимательно ли вы слушаете, Дарт».

Сейчас я умею управлять ситуацией. что изменилось?

Возможно, самое большое изменение — это то, что я больше не боюсь оказаться неправым, признать свою ошибку. Мы учимся на ошибках; они подсказывают нам, что делать дальше.

Я заметил, что если признать ошибку и поблагодарить заметившего ее человека за то, что он на нее указал, ему будет приятно. Человек ощущает сопричастность к успеху презентации, помогая мне исправить найденную им ошибку.

Другими словами, я на собственном опыте узнал, что проявлять человеческие чувства — правильно. Я заметил: многие докладчики считают, что перед аудиторией они должны выглядеть идеально. Они создали у себя в уме картинку профессионального докладчика. И вправду прекрасная картинка! Докладчик никогда не лезет в карман за словом; говорит исключительно гладкими, грамматически правильными предложениями; у него всегда найдется блестящий ответ на любой вопрос, и т. д.

Однако на самом деле таких докладчиков не существует. Чем идеальнее мы стараемся быть перед публикой, тем менее естественно мы выглядим, потому что несовершенство заключено в самой природе человека. Давайте посмотрим правде в глаза: баскетбол был бы скучен, если бы в него играли идеальные люди; именно человеческие чувства, человеческие ошибки делают эту игру такой захватывающей.

Почему так трудно быть самим собой, вести себя естественно, чувствовать себя комфортно, не волноваться за свой голос и жесты? Возможно, потому, что мы боимся не понравиться людям такими, какие мы есть. Хуже того, мы боимся не понравиться самим себе. И мы упорно стремимся стать кем-то, кем мы не являемся, — нашим представлением об идеальном докладчике. Только после долгой борьбы мы наконец понимаем, что быть кем-то другим некомфортно. Нам удобно быть только самими собой, со всеми недостатками и прочим.

Все мы — и вы, и я — будем совершать ошибки. Мы будем говорить не те вещи в не то время; давать неверные ответы, показывать не те слайды — и мы поймем, что люди в аудитории не обращают на это внимания, а если и обращают, то забывают об этом намного быстрее, чем мы. Следовательно, мы можем признать, что мы — люди, можем разрешить себе делать ошибки и развиваться дальше.

Это не значит, что к тому, чтобы презентация прошла успешно, не нужно прилагать усилий. Напротив, потому и нужны репетиции, в ходе которых можно поупражняться во всем том, что сделает наше выступление по-настоящему профессиональным. Задумайтесь об аудитории, о своей цели, о времени и деньгах, потраченных на подготовку, и вы поймете: глупо провалить презентацию потому, что она не отрепетирована по сомнительным причинам вроде: «У меня нет времени» или «Я не хочу терять спонтанность». Не будем переоценивать спонтанность: отголоски неудачных экспромтов все еще звучат в конференц-залах. Давайте продумаем все еще до того, как делать презентацию; после будет уже слишком поздно.

Первую репетицию проводите в одиночестве, в комнате, похожей на ту, в которой состоится презентация. Ваша цель на данном этапе — освоиться с материалом, продумать, что вы будете говорить о каждом слайде, сформулировать плавные переходы от одного слайда к другому, засечь время, которое потребуется на презентацию. Полезно использовать магнитофон, чтобы послушать себя и решить, подходит ли та или иная интонация и не стоит ли перефразировать те или иные утверждения.

Вторая репетиция проходит перед тремя-четырьмя коллегами, как знакомыми, так и не знакомыми с ситуацией. На этой стадии вы должны обрести уверенность в себе. Попросите каждого из них сконцентрироваться на отдельном аспекте презентации: один пусть оценивает связность и логичность содержания, аналитические выкладки и структуру; другой — следит за четкостью формулировок и ищет опечатки; третий — сосредоточится на вашей способности донести информацию до слушателей; четвертому следует посмотреть на презентацию с точки зрения человека, который будет принимать решения. На этом этапе нужно спрогнозировать возможные вопросы, включая три самых жестких вопроса от самых важных слушателей, и сформулировать четкие краткие ответы на них.

Хорошо было бы записать эту репетицию на видеопленку, чтобы увидеть себя глазами публики. Видеозапись можно просматривать двумя способами: 1. Выключив изображение и сконцентрировав внимание на звуковом содержании (выбор слов, тон, дикция, произношение, ритм и т. д.); 2. Выключив звук и сосредоточившись на своем внешнем виде (поза, жесты, выражение лица), работе со слайдами и т. д.

Как узнать, достаточно ли отрепетировано выступление?

Когда почувствуете, что можете начать презентацию завтра с чувством уверенности в себе, убежденностью и энтузиазмом, которых заслуживает ситуация, заканчивайте репетиции.

Примечание для тех, кто присутствует на репетиции

Когда я прошу вас присутствовать на репетиции, я настоятельно призываю помнить, что презентация состоится завтра и сейчас не время для того, чтобы подрывать мою уверенность в себе; мне не хватает эмоциональной поддержки. Я прошу вас:

• Быть чуткими. Дайте мне возможность «разогреться» перед тем, как наносить замечаниями удары по моей уверенности; скажите, что я делаю хорошо, прежде чем говорить, что я делаю плохо; используйте формулировки с местоимением «я» — «Я не понял, в чем смысл этой диаграммы» или «Я бы запутался, если бы сидел в аудитории», вместо «Вы ведь не будете использовать эту диаграмму?» Да уж!

• Быть конструктивными. Не обозначайте проблему, не предлагая решения. Помогите мне выработать решения обозначенных вами проблем.

• Быть объективными. Мне жаль, что вам не нравится цвет фона моих слайдов. Однако он не повлияет ни на смысл моего сообщения, ни на аудиторию, поэтому пусть таким и останется. Пожалуйста, пусть ваши комментарии всегда будут по делу и понятно сформулированы.

• Быть реалистичными. Предлагать изменения — все равно что есть чипсы: одного обычно кажется мало. Всегда есть возможность улучшить презентацию, но выступление уже завтра, и я хочу хорошо выспаться накануне, поэтому, пожалуйста, помогите мне сконцентрироваться только на тех изменениях, которые мы можем осуществить.

Спасибо. Теперь пора отправиться на место презентации и посмотреть, что необходимо сделать для подготовки и установки оборудования.

Подготовка помещения и установка оборудования

По собственному горькому опыту могу сказать одно: когда дело доходит до подготовки помещения, мой вам совет — приезжайте на место по крайней мере за 40 минут до начала презентации и возьмите все в свои руки. Нужно помнить: если какая-то неприятность может случиться, она обязательно случится, и вы потеряете уверенность в себе, над которой так долго работали. Чем сложнее оборудование, тем больше вероятность сбоя в работе. Вот лишь некоторые примеры проблемных ситуаций и моих методов их решения.

Проблемы с помещением

ПРОБЛЕМА. Панель выключателей так сложна, что ей может управлять только ученый-ракетчик… да и найти ее не так-то просто. Что с системой кондиционирования? Что с оконными шторами?

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я запоминаю, где находится панель выключателей, и, проверив соответствие выключателей светильникам, решаю, какие светильники выключить, какие оставить включенными, а у каких уменьшить яркость. Я обязательно выключаю свет над экраном.

Я спрашиваю, что необходимо сделать, или кому надо позвонить, чтобы повысить или понизить температуру, если возникает необходимость создать в комнате комфортный температурный режим.

Я пробую, как работают оконные жалюзи, проверяя, какие из них можно опустить, так чтобы солнечный свет не стер изображение с экрана и не отвлек внимание участников от того, что происходит в комнате.

ПРОБЛЕМА. Я заметил, что зачастую столы расставлены неудачно.

КАК ПОСТУПАЮ Я. Я превращаю U-образную конфигурацию расстановки столов в V-образную, освобождая пространство в передней части комнаты.

Я расставляю столы «елочкой» вдоль центрального прохода.

Я стараюсь сделать центральный проход достаточно широким, чтобы зрители не загораживали друг другу экран.

Я отодвигаю в сторону лишние стулья.

ПРОБЛЕМА. Микрофон обычно устанавливают на трибуне, что ограничивает свободу передвижений, а вам необходимо подходить к экрану, чтобы указывать на важные элементы диаграмм.