Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению - Джин Желязны

Как только вы будете полностью удовлетворены количеством и последовательностью слайдов, вернитесь к началу и внизу каждой странички напишите логические связки — то, что вы будете говорить, переходя от одного слайда к другому.

Вот как может выглядеть раскадровка:

1

2

3

4

5

6

7

8

Проведение презентации

Уверенность в себе, убежденность и энтузиазм — именно этого аудитория ожидает от человека, выступающего с презентацией. Эти качества являются отличительной чертой докладчика-профессионала. Именно они позволяют слушателям сконцентрироваться на том, что вы хотите до них донести, и воспринять ваш рассказ и ваши слайды. Остановимся на каждом из них подробнее.

Уверенность в себе, убежденность, энтузиазм

Уверенность в себе

Мои наблюдения на протяжении последних 30 с лишним лет показывают, что философия большинства бизнесменов заключена во фразе «Без боли нет результата». У меня другая философия: «Без нагрузки нет боли». Позвольте объяснить, что я имею в виду.

Как и Вуди Аллен, уже в детском саду я был неудачником. Боль, которую я испытывал от моих неудач, впоследствии стала причиной, по которой в университете я никогда не записывался на курс, если у меня был шанс провалить на него экзамены (как еще я могу объяснить мой профессионализм в игре в теннис, езде на велосипеде, дизайне шахматных наборов[3] и рисовании диаграмм?). Аналогичным образом я избегал неприятных ощущений от критики, предпочитая слышать о том, что у меня получается хорошо, и учиться на этом, а не преодолевать боль от неумения и затем исправлять свои ошибки. Когда я стал заниматься деловыми презентациями, то в основном изучал поведение хороших докладчиков, которые проводили презентации без видимых усилий, то есть без боли.

Понаблюдайте за умелыми докладчиками, и вы заметите: то, что выделяет их из общей массы, может быть выражено в двух словах — уверенность в себе. Они уверены, что смогут отреагировать на любую ситуацию, возникающую во время презентации. А такая уверенность обеспечивается только доскональным знанием всех аспектов презентации.

ПРИЗНАКИ УВЕРЕННОСТИ В СЕБЕ. Так как конечная мера успеха любой презентации — это достижение ее цели, давайте проанализируем процесс достижения цели в обратном порядке.

Во-первых, хорошие докладчики четко знают цель своей презентации: они понимают, зачем делают презентацию; знают, чего ожидать в результате выступления; знают — слушатели поведут себя так, что цель презентации будет достигнута.

Во-вторых, они честно сделали свое домашнее задание. Они заранее узнали все, что нужно знать о составе аудитории. Они действительно знают свою аудиторию — понимают, к кому обращаются, и могут прочесть вопрос в глазах человека еще до того, как тот поднимет руку. Это больше, чем знание аудитории — это знание каждого отдельного человека в зале.

В-третьих, материал им настолько хорошо знаком, что они не боятся отклониться от главной темы, если вопрос уводит их в сторону. Создается впечатление, что они готовы в любой момент привести факты, которые помогут преодолеть сомнения слушателей.

Наконец, они чувствуют себя комфортно с самим собой, со своим телом, своими жестами, своим голосом, у них нет проблем с оборудованием и слайдами, с юмором и ответами на вопросы — само их существование комфортно. Они не боятся признать, что у них нет ответа на вопрос, когда его действительно нет. Они даже оплошности обращают в свою пользу.

Давайте скажем прямо: если вы не уверены в своей презентации, то вы не сможете убедить слушателей.

Убежденность

Как-то я читал лекцию в одной бизнес-школе о том, как говорить убедительно. Я рассказывал о вере в собственные слова, об осознании того, что если в них не верить, слушателей убедить вряд ли удастся.

И тут один студент спросил: «Но что делать, если начальник распорядился подготовить презентацию, в содержание которой вы не верите?»

Сейчас я понимаю, что мой ответ был не тем, что он хотел бы услышать. Услышав мой ответ, многие в аудитории приняли меня за идеалиста. Возможно, это и так, но послушайте, что было дальше.

Я ответил: «Не делайте этого». И объяснил, что если вы не верите в то, что излагаете, аудитория почувствует это и поставит рекомендации под сомнение. Лучше поговорить с начальником и объяснить свою позицию или найти коллегу, который верит в содержание презентации и выступит убедительно. Если ничего этого сделать не удастся, то лучше решительно отказаться делать презентацию, и вот почему.

Предположим, что я ваш начальник и вы не сообщаете мне, что вы со мной не согласны. Это означает, что вы меня не поддерживаете, потому что на презентации ваша неубедительность станет для меня очевидной. Это означает также, что вы не поддерживаете и самого себя, потому что меня не устроит качество вашего выступления.

Короче говоря, если вы не уверены в разумности своих рекомендаций, если вы чувствуете, что сами не последовали бы собственным советам, то не ожидайте этого и от аудитории.

Энтузиазм

Уверяю вас: занудное выступление не убедит слушателей принять ваши рекомендации. Делая презентацию, вы пожинаете то, что посеяли: позвольте присутствующим заскучать — и вы получите вялую реакцию; вдохните в них энтузиазм — и реакция будет энергичной.

Я могу вспомнить только один случай, когда со всем вниманием слушал докладчика, выступавшего вяло и неэнергично. Он говорил очень тихим голосом, почти не меняя интонации, но я, как и прочие слушатели, сидел на краешке стула, наклонясь вперед, стараясь ни в коем случае не пропустить ни одной из его идей. Почему? Он говорил о предмете, имевшем для меня серьезнейшее значение, кроме того, он был широко известным и уважаемым за ум и мудрость человеком.

Тем же, кто еще не успел завоевать авторитет, я бы рекомендовал выступать с энергией и энтузиазмом.

УВЕРЕННОСТЬ В СЕБЕ, УБЕЖДЕННОСТЬ, ЭНТУЗИАЗМ. Это триада, которая создает ваш профессиональный имидж перед аудиторией. В этом суть данной главы. Далее рассказывается, как репетировать выступление, как установить и разместить презентационное оборудование, как вести себя в ходе презентации, работать со слайдами, отвечать на вопросы, шутить и слушать тишину.

Репетиция: поиск недочетов

Никогда мой внутренний голос не кричит так громко, как в момент, когда я стою перед публикой, готовясь начать презентацию. Вот что я обычно слышу:

• Нельзя показывать, что я нервничаю.

• Я им не понравлюсь.

• Они будут меня смущать.

• Они будут выискивать, чего я не знаю.

• Они будут искать, с чем бы не согласиться.

• Они увидят, что я потею.

• Мне придется удивить их тем, какую большую работу я проделал.

• Мне надо будет оправдать время, потраченное на подготовку.

• Мне надо будет оправдать свой гонорар.

Напишите ниже, что говорит ваш внутренний голос:

•

•

•

•

Почему перспектива выступления перед публикой вызывает так много страхов? Боимся ли мы сделать ошибку, плохо выглядеть, потерять лицо, выставить себя не в лучшем свете? Кришнамурти, индийский гуру, наилучшим образом сформулировал эту проблему, сказав: «Что страдает, когда страдают наши чувства?»

Ирония заключается в том, что когда страдают чувства, не болит ни одна часть тела — это не похоже на удаление зуба. Однако иногда ситуация настолько дискомфортна, что лучше бы уж вырвали зуб. Конечно, этот страх для многих из нас стал причиной многих неприятных минут. В моей карьере такое произошло достаточно рано.

Я выступал с презентацией перед небольшой аудиторией. И там был ОН. Он сидел справа от меня, занимая непропорционально много психологического пространства. Через 15 минут после начала презентации я услышал его хриплый скрежещущий голос: «В этой диаграмме опечатка». Я запаниковал: он нашел ошибку в моем слайде во время моей презентации! Не просто кто-то, а ОН, которого я больше всего боялся, и не только из-за его острого ума. На несколько мгновений я ощутил, как у меня поднимается температура, и хотел только одного — исчезнуть.

Он был прав; на оси ординат на диаграмме было обозначено: 0, 2, 4, 6, 8, 10, 13, 15. Что я мог сделать? Что я мог сказать? Жаль, что тогда мне не пришел в голову ответ, который дал один из присутствующих: «Джин хотел проверить, внимательно ли вы слушаете, Дарт».