Практическое руководство для юрисконсульта - Елена Семенова

В случае если объем работы невелик либо в фирме нет юрисконсульта, претензионная работа ведется бухгалтером.

Выбор варианта зависит от нескольких факторов, в частности, от организационной структуры и вида деятельности предприятия, финансовых возможностей, многообразия хозяйственных связей и договорных отношений.

Как показывает практика, процедура предъявления и рассмотрения претензий нуждается в определенной регламентации локальным нормативным актом.

В Положении (инструкции, регламенте, СТП предприятия) целесообразно решить вопросы организации претензионной работы, определить момент возникновения права требования, установить сроки предъявления и рассмотрения претензий, указать на совершение конкретных действий после отклонения претензии или оставления ее без ответа, определить виды ответственности должностных лиц предприятия, виновных в неисполнении функциональных обязанностей при осуществлен претензионной работы.

Действующее законодательство не содержит требований к какой-либо единой форме претензии. Однако из ее содержания должны быть четко понятна суть и обоснованность претензионных требований.

В претензии, как минимум, должны присутствовать:

наименование организации, которой адресована претензия;

наименование компании, предъявившей претензию с указанием точного почтового адреса, телефона, факса, банковских реквизитов;

номер претензии и ее дату;

изложение обстоятельств, послуживших основанием для предъявления претензии,

ссылки на соответствующий нормативный акт либо конкретные условия договора;

сумма претензии и ее обоснованный расчет;

требования заявителя;

иные сведения, необходимые для урегулирования спора.

Например, в случае передачи покупателю меньшего количества товара, чем оговорено в договоре, покупатель вправе потребовать передать недостающее количество товара либо отказаться от переданного товара и его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной денежной суммы (ст. 466 ГК РФ).

Если покупателю передан товар ненадлежащего качества, он вправе по своему усмотрению потребовать от продавца соразмерного уменьшения покупной цены или безвозмездного устранения недостатков товара, или возмещения своих расходов на устранение выявленных недостатков. Когда выявлены существенные нарушения покупатель вправе отказаться от исполнения договора, т. е. возвратить товар и потребовать возврата уплаченной за товар денежной суммы либо замены товара (ст. 475 ГК РФ).

К претензии прилагаются документы, отсутствующие у должника и подтверждающие предъявленные требования, например, накладные об отпуске товара, договоры, счета-фактуры, платежные поручения и т. п.

Документы представляются в подлинниках либо надлежаще заверенных копиях или в форме выписок из них.

Перечень и вид прилагаемых документов указывается в приложении к претензии. Претензия подписывается руководителем организации, предъявляющей претензию либо уполномоченным им лицом.

Во избежание разногласий по поводу факта и даты поступления претензии и прилагаемых документов целесообразно претензию отправлять заказным или ценным письмом, либо используя средства связи, которые обеспечивают фиксирование ее отправления, либо вручать под расписку.

Напомним, что общий срок исковой давности, установленный ст. 196 ГК РФ, составляет три года.

Именно в этот срок организация, которая считает что ее имущественные интересы нарушены недобросовестными действиями контрагента, должна успеть предъявить претензию и иск.

Процесс рассмотрения полученных организацией претензий зависит от объема претензионной работы, категории полученной претензии, штатно-организационной структуры и иных факторов.

Обычно юрисконсульт, на которого в силу функциональных обязанностей возложена претензионная работа, рассматривает претензии с привлечением других служб – бухгалтерии, служб качества, маркетинга, логистики и т. п.

Претензии могут рассматриваться специально назначенной комиссией, в состав которой включены специалисты различных структурных подразделений.

Пример из практики

На предприятие, изготовившее товар сложного ассортимента, от покупателя поступила претензия с требованием заменить изделие, находившееся год в эксплуатации, на новое по мотиву ненадлежащего качества. К претензии прилагался Акт бюро товарных экспертиз и фотографии, зафиксировавшие, по мнению заявителя, ухудшение потребительских свойств. Поскольку данную модель товара предприятие только начало осваивать и необходимо было иметь больше информации от потребителей, эксплуатирующих товар, то рассмотрение претензии осуществлялось комиссией, в состав которой помимо юридической и маркетинговой служб входили конструкторы, технологи, работники сервиса. По результатам работы комиссии подготовлено обоснованное заключение о том, что покупателем нарушены правила эксплуатации товара, техническое обслуживание проводилось ненадлежащим образом, без согласия с изготовителем в конструкцию внесены недопустимые изменения. В Акте БТЭ недостатки товара изложены довольно тенденциозно, без ссылок на нормативную техническую документацию и, по сути, являются всего лишь отражением субъективного мнения об уровне потребительских свойств товара. По основаниям, предусмотренным ст. 476, 483 ГК РФ, претензия отклонялась. Заявитель с иском в суд не обратился.

Претензия рассматривается в течение срока, который установлен договором или другим соглашением сторон либо указан в тексте претензии.

Учитывая требования бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения, максимальный срок рассмотрения претензии следует устанавливать в один месяц для того, чтобы результаты рассмотрения претензий были учтены за ближайший отчетный период.

Если необходимые для рассмотрения претензии документы не приложены, они должны быть запрошены у заявителя с указанием срока представления. При неполучении затребованных документов к указанному сроку претензия рассматривается на основании имеющихся документов.

Хозяйственное общество или индивидуальный предприниматель, получившие претензию, обязаны сообщить заявителю о результатах рассмотрения.

Требования нормативных актов по бухгалтерскому учету и отчетности таковы, что для отражения претензии в бухгалтерском учете заявителя необходимо признание претензии дебитором или наличие решения суда. При досудебном урегулировании споров для отражения в учете результатов рассмотрения претензии достаточно письменного сообщения об удовлетворении претензии, подписанного руководителем организации.

В ответе на претензию необходимо указать: признанную сумму, срок и способ удовлетворения претензии (номер и дата платежного поручения на перечисление денежных средств, наименование продукции, время отгрузки, реквизиты сопроводительных документов).

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии следует сообщить причины отказа, со ссылкой на правовые нормы и доказательства, обосновывающие отказ, и возвратить подлинные документы, которые были приложены к претензии, а также направить документы, отсутствующие у предъявителя требований.

Способы отправки ответа на претензию аналогичны направлению самой претензии, поскольку ответ является документом, создающим определенные права и обязанности у сторон хозяйственного спора.

Целесообразно осуществлять регистрацию поступивших и предъявленных претензий, целью которой является обеспечение сохранности документов, контроль за своевременностью рассмотрения претензий, анализ причин и недостатков, способствовавших возникновению споров и разногласий.

Пример из практики

Предприятие по изготовлению игрушек на протяжении года получало от разных покупателей претензии о недостаче в оптовой партии, отгружаемой в железнодорожных контейнерах, опломбированных пломбой отправителя. Юрисконсульт предприятия, рассматривая акты приема товара по количеству и товаросопроводительную документацию, являющуюся неотъемлемой частью претензий, обратил внимание на то, что все недостачи выявляются при отгрузке их заведующим складом М. Данный небезынтересный факт был доложен руководителю и воспринят им с пониманием. Результаты проведенной контрольной отгрузки подтвердили, что недостачи при поставке образуются по вине конкретного работника склада, невнимательно готовившего отгружаемые партии товара либо умышленно допускающего недостачу в малых количествах. Трудовой договор с недобросовестным заведующим складом был расторгнут по инициативе работодателя. Претензии от покупателей перестали поступать.

Безусловно, грамотно осуществляемая претензионная работа способствует быстрейшему восстановлению нарушенных прав, соблюдению интересов бизнеса, предупреждению возникновения, так называемых бесспорных исков.