Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента - Александр Фридман

Я рекомендую в таких ситуациях вместо усиления «пахоты» инвестировать время в дополнительные «капитанские мостики». Забравшись повыше, вы увидите картину вцелом, разглядите лес за деревьями. Это позволит вам разобраться в причинах происходящего и наметить пути последовательного выхода из ситуации.

Умейте вовремя замечать закономерности и помните правило, помогающее отличать случайности от закономерностей: один случай – случайность, два случая – закономерность, три случая – тенденция, четыре случая – традиция. При наступлении второй «неожиданности» с приоритетом А+ или А– возьмите дополнительное время для хотя бы небольшого «мостика» и осмотритесь. Может быть, вы что-то упустили? Осматривайтесь без паранойи, проактивно. И учитесь думать о группирующих обобщениях. Например, с вашими подчиненными произошли две и более разнородных и негативных неожиданностей. Группирующее обобщение: управление персоналом? Низкое качество планирования, делегирования, контроля, других управленческих компетенций? Или дело в развитии человеческого потенциала? Недостаточно внимания уделялось мотивации, обучению или еще чему-нибудь?

Много времени такой обзор «поля» не требует, но периодическое и проактивное (по слабым сигналам) «сканирование» контуров системы управления избавит вас от необходимости слишком часто бросать все и «спасать мир».

Постоянная сверхнапряженная работа нарушает (и чем дальше, тем больше) баланс между деятельностью и праздностью. Да, не удивляйтесь. Тот, кто занимался спортом, знает: эффективная тренировка предполагает правильное по частоте и времени чередование нагрузок и расслабления. Для собственного душевного здоровья нужно умет расслабиться, сделать паузу (кушать «Твикс» не обязательно) и перестать думать о делах. Вы откроете внутренние источники творческой энергии.

В теории мы понимаем, как это важно, но нас с детства приучали неустанно трудиться. Мы выросли, и теперь нас призывают подналечь, быть усерднее, не упускать свой шанс. Для большинства сама идея праздности отождествляется с безответственностью, неправильным поведением, напрасной растратой жизни, а потому тишина и покой нас пугают, мы защищаемся от этого страха шумом и лихорадочной активностью. Помните, что легче всего быть занятым?

Эйнштейн сказал: «Невозможно решить проблему, оставаясь на уровне, породившем ее». «Капитанский мостик» позволяет проводить обзор ситуации и дает вам возможность раскрыть свой потенциал. Не бойтесь выходить на «мостик» и вглядываться в горизонт.

Заключительные комментарии

На семинарах и в консалтинговых проектах руководители, с которыми я работаю, периодически приходят в ужас от одной мысли о том, сколько времени я предлагаю тратить на планирование. В очередной раз повторяю: я предлагаю не тратить время, а планово его инвестировать в выполнение вашей основной обязанности, управления, частью которого, конечно, является и применение компетенции «управленческое планирование». Руководители часто подсознательно считают, что смогут приблизиться к цели путем производства результата, но мы с вами уже знаем, что это совсем не так. «Идеальный руководитель бездействует. Как бездействует плывущий под стремительным парусом в сравнении с теми, кто гребет веслами. Есть разные способы достижения результата» – пишет Владимир Тарасов в своей книге «Технология жизни. Книга для героев». Действительно, в отличие от гребца плывущий под парусом занят другим делом, и его занятость кажется бездействием тому, что привык грести. Находясь на «капитанском мостике», вы управляете достижением результата вместо его производства, чем вам, строго говоря, заниматься и подобает.

Почему «Капитанский мостик» лучше проводить именно в конце каждого периода? Есть две причины: технологическая и психологическая. Давайте еще раз осмыслим суть процедуры: мы должны подвести итоги прошедшего периода и распланировать выполнение дел на будущий период. Технологически это намного удобнее делать именно в конце завершившегося периода, а не в начале следующего: подводим итоги в конце и начинаем новый период уже планово, не занимая его подведением итогов. Разумеется, конец и начало не обязательно намертво привязывать к календарным датам или дням недели. Может быть так, что порядок формирования и получения отчетов не позволяет, к примеру, подводить итоги месяца в рекомендованных выше числах, а итоги недели – во вторник и среду с целью своевременной подготовки ценных указаний для подчиненных. Ну что ж, сдвигайте «капитанские мостики», и пусть у вас конец месяца будет 5-го числа месяца следующего, а конец недели – во вторник следующей недели. Почему бы понедельнику не начаться в субботу или наоборот? Это не очень просто психологически, но вполне возможно. Но вначале проверьте, действительно ли по-другому просто нельзя, или просто все так привыкли.

Психологически человеку тоже удобнее осмысливать пройденный путь по завершении какого-то отрезка времени, начало и конец которого совпадают с границами общепринятых календарных периодов. Почему? В течение даже одного дня руководитель участвует во многих событиях, получает самую разнообразную информацию и у него возникает множество собственных идей, как самостоятельных, так и в виде реакции на те самые события. Поэтому «система координат» у нас к концу дня несколько расфокусирована и в голове хаос. Кстати, усталость в конце дня во многом вызвана как раз тем, что руководитель потерял ориентировку и просто не понимает, где, образно говоря, находится. Осознание неизвестности координат и параметров местности подсознательно воспринимается как резкий рост уровня опасности, отсюда и подспудное желание как можно быстрее покинуть офис как место пугающего хаоса чтобы, сменив обстановку, обрести столь желанную ясность бытия. Весь этот комплекс мотивов мы рационализируем примерно такой фразой: «Я устал, на сегодня хватит».

Допустим, руководитель прямо сейчас покинет рабочее место. Мозг тут же начнет судорожно «перебирать картотеку»: так, не упустил ли я чего? Крутятся мысли: было совещание, что решили? Иван Иванович мне написал, что я ему ответил? А что я обещал Петру Петровичу? Мы с Сидором Сидоровичем вроде бы договорились о том, что… На моих семинарах участники обычно встречают подобные описания ситуации оживленным гулом: все это хорошо знакомо практически каждому. Человек, вынужденный оторваться от источников неупорядоченной и не осмысленной информации, начинает паниковать еще больше, и вместо ожидаемого успокоения уровень стресса резко возрастает. У многих мозг продолжает «генерить» мысли и ночью, а оборачивается это или полусном-полуявью, или тем, что время от времени приходится вскакивать и записывать поток сгенерированных мыслей. Но эти мысли рождены вовсе не творческим началом, а параноидальным страхом что-то упустить и желанием на что-то повлиять. Негативные последствия такого режима для здоровья, работоспособности и качества самой жизни очевидны; столь же очевиден вред любых попыток бороться с этой проблемой при помощи таблеток или алкоголя. Кстати, чем выше ваши уровни личной (характер) и служебной (должность и масштаб деятельности) ответственности, тем сильнее проявляется этот эффект.

Дополнительная сложность возникает в общении с близкими людьми. Вы приходите домой в возбужденном состоянии: мозг судорожно и безрезультатно пытается удержать в поле восприятия количество вводных, значительно превышающее его возможности. Любое обращение к вам в этот момент мозг воспринимает как еще одну проблему, на которую тоже нужно как-то реагировать, отсюда уход в себя и чисто формальные реплики, разрушительные для отношений. Отсюда же и агрессивная реакция, цель которой – оградить мозг от усиления информационной интервенции. В этот момент мозгу, в общем, все равно, кто и зачем к вам обращается, ибо любая необходимость реагировать воспринимается как очередное зло.

Если мы позволяем себе раздражение и агрессию, то постепенно осложняем и разрушаем свои отношения с близкими нам людьми. Если же мы сдерживаем инстинктивные реакции и, «скрутив» себя, общаемся правильно и на должном уровне, то в перспективе рискуем получить должный букет психосоматических хворей, ведь регулярно загоняемое внутрь эмоциональное напряжение разрушает наш организм – систему кровообращения, пищеварительную, нервную и так далее.

Правильно организованная процедура «Капитанский мостик» избавляет нас от всех перечисленных напастей. Более того, это тот чрезвычайно редкий случай, когда эффект вы получите буквально в течение одной недели. Возможно, вы не сразу заметите, что вдруг стали намного спокойнее – не в смысле «пофигизма» и умения «ничего не брать в голову». Это спокойствие достигается не ценой отстраненности и развития пофигизма, а за счет увеличения контроля над ситуацией. То есть мы твердо знаем, что было, где мы находимся и что будет. Это создает комфорт и приносит облегчение: все под контролем и можно успокоиться. Структура и обзор информации обеспечены. За ночь ничего никуда не исчезнет. Придя утром на работу, мы обнаружим все там, куда и сложили: в генеральной карте и проектных картах.