Вы или хаос. Профессиональное планирование для регулярного менеджмента - Александр Фридман

То, что не прошито в календарь, с высокой вероятностью не будет сделано, так как «не хватит времени». Оно, время, будет занято какими-то другими делами, которые будут казаться более важными и более срочными, всячески привлекать ваше внимание и лезть вам под руку. Мало расставить приоритеты, их нужно подтвердить, и, повторим, лучший способ для этого – прошить мероприятие в календарь на определенные день и час.

Если вы откажетесь от принятия решения о том, что и когда собираетесь делать, то с высокой вероятностью будете заняты тем, что предложит вам внешняя среда, а из проактивного режима незаметно выйдете в режим реактивный. Время, которое не будет вами запланировано для выполнения самого важного для вас, непременно будет занято самым важным для других. Планируя выполнение важных дел в конкретные день и час, вы прокладываете себе дорогу в будущее, к своим целям. По мероприятиям, прошитым в календарь, вы будете двигаться как по лестнице, шагая со ступеньки на ступеньку, а текучка будет обтекать запланированные и прошитые в календарь важные дела, как поток обтекает крупные камни. В противном случае поток текущих дел категорий С и D затопит все не занятые вами дни и часы.

Отсутствие практики прошивки запланированных дел приводит к тому, что планы и реальная деятельность мирно существуют в параллельных мирах. Именно поэтому руководители так часто опротестовывают рекомендации по планированию фразой: «Что толку планировать? Жизнь все равно диктует свое».

Итак, если вы действительно хотите что-то сделать – назначьте дело на день и час, а если это уместно, то привяжите и к месту выполнения. Это единственный известный мне способ значительно увеличить вероятность выполнения задуманного.

Вы можете составить сколь угодно длинный список дел и даже снабдить каждое надлежащим приоритетом, но пока вы его не запланировали к выполнению посредством прошивки в календарь, оно так и останется в фазе позитивного намерения, не более того.

Вы становитесь хозяином своего времени, только планируя уместные день и час для выполнения выбранных вами же дел. Иначе ваше время всегда будет принадлежать кому угодно, только не вам.

Прошивка в календарь является своеобразной кульминацией всей технологии управленческого планирования. Именно сейчас вы определяете свое будущее и решаете, из каких событий будет состоять завтрашний день. Кроме того, прошивка защищает нас от прокрастинации (англ. procrastination – откладывание, промедление) – необоснованного переноса дел на неопределенное время. Конечно, мы можем прошить дело на день и час и все равно не сделать его, но отлынивать от не прошитых дел намного легче.

Порой на семинарах я слышу удивительные для меня вопросы, например, такой: «А что делать, если я забываю посмотреть в календарь?» Мне кажется, что первое качество руководителя – умение работать над собой. Ни одна «внешняя» технология не может заменить элементарную организованность и силу воли. Технология поможет и поддержит их, но не заменит. Заведите себе привычку начинать и проживать день по прошитому календарю. Это не так сложно. Если же руководитель отказывается от активного участия в происходящем и ожидает, что где-то есть некая внешняя сила, которая создаст стимулы для его деятельности, то такому руководителю уже не поможет ничто.

Именно прошивка календаря позволяет вам работать в «режиме гроссмейстера». Мы начали готовить этот режим в рамках процедуры «Декомпозиция», продолжили во время расстановки приоритетов, и теперь прошивка календаря позволит нам работать в этом режиме. Мы можем решить, не только на чем именно и в каком приоритете относительно других дел будем концентрироваться, но и когда, в какой день и час именно будем это делать.

В этой главе описана поэтапная последовательность выполнения этой процедуры. Я рекомендую не приступать к практике до тех пор, пока вы не прочитаете всю главу – так вы сразу получите ответы на вопросы, которые, скорее всего, возникнут у вас во время выполнения процедуры.

Технология выполнения процедуры «Прошивка календаря»

Итак, у нас есть поле календаря. Оно выглядит практически одинаково в любом планировщике – в программе или в ежедневнике (еженедельнике).

Типичная ошибка планирования выглядит так: в поле календаря вставляют только встречи, дела же заносят в раздел «Список дел» (например, в программе Microsoft Outlook это делается путем создания новой задачи). Почему же я считаю это ошибкой, более того, ошибкой серьезной? Давайте порассуждаем.

Мы говорили о том, что «режим гроссмейстера» предполагает, что в конкретное время мы занимаемся одним делом целиком, или частью большого дела, выбранной в результате декомпозиции и расстановки приоритетов, или несколькими небольшими делами. При этом с точки зрения использования времени характер намеченных дел не имеет никакого значения. Это может быть встреча с человеком, совещание или письмо турецкому султану, и происходить оно будет в конкретный день, в запланированный и прошитый интервал времени – допустим, с 12:00 до 14:00. Ничем другим в это время мы заниматься не сможем.

Если же мы в поле календаря планируем встречи, а дела оставляем в отдельном списке, пусть и приоритизированном, но не прошитыми на день и час, то в их выполнении наступит хаос. Вы не сможете знать, когда и что вы собираетесь делать и сколько времени это займет, а поэтому не сможете прогнозировать, что сделаете, а что нет. Реальная оценка возможностей с точки зрения ресурса времени невозможна, что неизбежно приведет работе в режиме «сделаю сколько успею». В результате вы сделаете то, что на ходу выберете из списка, а вовсе не то, что обязательно нужно было сделать именно в этот день.

Когда вы прошиваете в поле календаря и встречи, и дела, вы заранее оцениваете, сколько можно успеть на самом деле. Вы видите, что время не безгранично. Если что-то из желаемого уже некуда прошивать, можно еще раз вернуться к расстановке приоритетов, проанализировать конфликт «хотелок» со всех сторон и в итоге прийти к оптимальному решению. И в итоге сделать то, что запланировали, а не то, что успели.

В отличие от календаря список дел может иметь неограниченную длину, в него можно внести сколь угодно большое количество задач. Реальные возможности вы увидите, лишь прошивая календарь взятыми из списка и декомпозированными до уровня мероприятий делами и встречами.

Мероприятия категорий А и В нужно прошивать только в календарь. Мероприятия категорий С и D можно держать там, где удобно – их мы будем выполнять только в том случае, если у нас найдется свободное время, в которое дела категорий А и В нецелесообразно выполнять по каким-либо причинам, которые мы обсуждали в главе о процедуре «Расстановка приоритетов».

Некоторые преподаватели и бизнес-тренеры, в том числе Стивен Кови, наглядно демонстрируют этот принцип на примере наполнения ведра, в которое сначала кладут крупные камни, потом последовательно заполняют оставшиеся пустоты мелкими камнями, галькой и песком, а в самом конце наливают в ведро воду. Очевидно, крупные камни не поместились бы в ведро, если бы мы сначала наполнили его песком и галькой, – так и значимые, важные дела, благодаря которым мы планируем достигнуть наших целей, следует прошивать в календарь в первую очередь.

Итак, еще раз осозна́ем: время – жесткий ресурс, его не бывает мало или много, его всегда одинаково. Для меня метафорический образ времени применительно к недельному расписанию – трехлитровая стеклянная банка. У вас и у ваших подчиненных есть календари, и в них, увы, можно разместить не все, что хочется или кажется нужным (важным), а строго определенное количество мероприятий (желательно, чтобы они были выбраны осмысленно). И никаких «как-нибудь надо попытаться», «делайте что хотите, но чтобы все успеть» или «если схитрить и не посмотреть, то все как-нибудь получится». Профессиональный подход не может содержать допусков «как-нибудь» и прочих «авось». Никаких чудес, сплошной «сопромат».

Грустно? Еще бы. Объективная реальность, осознанная с помощью правильных методик, часто вызывает такие эмоции у людей неподготовленных. Зато профессионалам это дает огромные возможности. И если после процедуры декомпозиции возникает оторопь: «Ничего себе, как много у нас дел…», то после процедуры «Прошивка календаря» оторопь усиливается: «Ничего себе, как мало у нас времени…» На самом же деле и дел не много, и времени не мало – сколько есть. Мы просто увидели дела и время в одном, реальном масштабе, и это не должно пугать тех, кто считает, что быть зрячим – правильно. На прочих же я не рассчитываю.

Как получить результат без стресса и загнанности