Система контроля и её аудит в организации - Ольга Курныкина

Управленческий, технологический и агентский контроль связаны непосредственно с деятельностью организации, но необходим и внутренний аудит, осуществляемый как контроль над контролем. Выстроенная и организованная контрольная деятельность по всем направлениям нуждается в оценке своей эффективности как с точки зрения достижения поставленных целей, так и с точки зрения экономичности. Эту роль выполняет внутренний аудит, осуществляя оценочный контроль. Характерная особенность аудита в том, что для выявления отклонений в деятельности или в организации контроля принципиально проводятся те же контрольные этапы, однако при этом осуществляется не только диагностика любого процесса, его элемента или объекта, риска, качества управления, но этот контроль проводится для оценки организации контролей всех типов. Осуществление внутреннего аудита предполагает контроль не над исполнителями, а проведение контроля над рабочим процессом для выявления недостатков существующих процессов, правил и процедур. Аудит, проводя диагностический контроль, оценивает все необходимые типы контролей в банке и обеспечивает обратную связь между деятельностью по управлению и контрольной деятельностью в рамках кредитной организации.

Концептуальный замысел состоит в том что, не смотря на производность контрольной деятельностью от управления и их очень тесную связь, контроль в силу присущих ему многообразных функций и задач, обладает многогранностью взаимодействия со всеми видами деятельности в банке при этом его специфичность в том, что он должен функционировать как самостоятельная система, объединяющая все виды контрольной деятельности, обеспечивая условия соблюдения установленных эталонов, норм и правил объектами в процессе достижения стратегических и тактических целей организации, что позволяет создать условия внутренней и внешней безопасности, устойчивости и эффективности управленческих функций.

Таким образом, основными видами контрольной деятельности формирующими систему внутреннего контроля являются: управленческий, технологический, агентский контроль и внутренний аудит.

Их взаимообусловленность и место в организации определяется на основе транзитивности, предполагающей структурное построение управленческий контроль – технологический контроль – агентский контроль и аудит, как элемент, оценивающий эффективность видовых аспектов контрольной деятельности и обеспечивающий обратную связь контроля и управления. Переход от одного типа к другому, в общем, характеризуется как снижение значимости формализованных элементов контроля и повышением самоорганизующихся начал контроля. При этом степень дисциплинированности и профессионального отбора исполнителей является прерогативой управленческого контроля и проявляется как свойство транзитивности отдельных видов контрольной деятельности. Логика транзитивности состоит в том, что если причиной нарушений в системе окажутся определенные условия проведения контроля, то это неизбежно скажется на остальных системах и будет нелегко сдержать эти нарушения. Важно определить последовательность построения видов контрольной деятельности на основе определенного порядка их взаимодействия в системе и влияния, неизбежно оказываемого на структурном уровне, при этом следует исходить из того, что:

• управленческий контроль – это контроль достижения целей

• технологический контроль – это контроль над элементами процесса достижения целей

• агентский контроль – это контроль над отдельными операциями деятельности других организаций не связанный с целями деятельности контролирующей организации, а выполняемый в соответствии с возложенными на нее внешними органами задачами контроля

• внутренний аудит – это контроль, выполняемый силами организации, в целях оценки функционирования всех видов контрольной деятельностти (управленческого, технологический, агентский) обеспечивающих достижение внутренних целей организации и возложенных на нее внешними органами контрольных функций.

На основании определений понятий «деятельность» и «контроль» можно выделить основные, по мнению автора, элементы деятельности по осуществлению контроля:

1) субъект, инициирующий контроль

2) цель проведения контроля

3) объект, в отношении которого будет проводиться процесс контроля

4) эталоны контроля

5) процесс контроля.

Контроль возможен только там, где выработаны и научно обоснованы эталоны для сравнения, тогда выявляя несоответствие установленным параметрам можно генерировать информацию для принятия управленческих решений и воздействия с целью поддержания системы в состоянии динамического равновесия или перевода ее из одного состояния в другое, и имеются средства позволяющие влиять на объект при возникновении критических отклонений. При этом следует учитывать, что при возникновении отклонений фактического состояния объекта от установленного для него стандарта, объект выходит из под контроля, если нет методов воздействия на объект на для устранения или изменения таких отклонений.

Каждому объекту контроля должны соответствовать эталоны, четко характеризующие и описывающие его состояние необходимое для достижения целей деятельности. Поэтому логично предположить, что объектом контроля может быть только тот элемент, в отношении которого можно разработать измеряемые или четко характеризуемые эталоны его состояния.

Эталон – это предполагаемые в качестве желаемых и необходимых для достижения целей деятельности: действие, результат или состояние. Эталон может быть указан в виде правила, алгоритма, количественного показателя или общего результата.

Эталоны для проведения контрольной деятельности определяются исходя из того что, планируя предпринять какие либо действия в рамках определенных целей, следует четко оценить параметры и характеристики, которым должны соответствовать действия и состояния контролируемых объектов, чтобы обеспечить достижение поставленных целей. При этом очевидно, что без установленных базовых оценочных показателей осуществить контроль невозможно.

Необходимо учитывать особенности определения параметров эталонов по контролируемым объектам в зависимости от уровня субъекта управления. Потому, что субъект, инициирующий контроль в соответствии с целями основной деятельности определяет объект и устанавливает эталоны его состояния как необходимое условие достижения этих целей, а осуществление процесса контроля предполагает выявление отклонений объекта от эталонов для принятия в дальнейшем регулирующего или блокирующего воздействия в отношении функционирования объекта. Взаимосвязь элементов «субъект, цель, объект» без элемента эталоны контроля не отражает сущность контрольной деятельности, так как проведение процесса контроля невозможно без установленных заранее характеристик желаемого состояния объекта, являющихся основой или эталоном при проведении сравнения. Объект статический материальный можно описать набором значимых показателей определяющих адекватность объекта поставленным для контроля целям, процесс можно описать при помощи стандартов осуществления для выполнения процедур адекватность объекта поставленным для контроля целям.

Выделение эталонов в качестве этапа процесса контроля объясняется тем, что разработка или уточнение эталонов уже является элементом контроля по отношению к процессу планирования. Разрабатываемые в организации планы базируются на четко поставленные цели. Однако для контроля могут использоваться только те цели, которые имеют количественные, качественные и временные характеристики, так как эти показатели позволяют сопоставлять реально полученные результаты с запланированными. Эталоны, разрабатываемые для контролирования, реально выполняют двоякую роль. С одной стороны, они позволяют сопоставить фактически сделанную работу с запланированной и ответить на вопросы о том, что осталось не сделанным и что необходимо сделать, чтобы достичь целей и выполнить планы. С другой стороны, эталоны, являющиеся отражением целей и планов, позволяют оценивать и качество самих целей и планов. Завышенные нормативы не являются стимулом для стремления к их выполнению или даже парализуют работу, а слишком низкие дезорганизуют, поэтому ключевыми характеристиками эталонов в контроле являются их обоснованность, выполнимость и адекватность отражения реальных процессов. Относительно просто установить показатели результативности для таких величин как прибыль, объем кредитования, количество счетов расчетно-кассового обслуживания и др. которые поддаются количественному измерению, но не все, что нужно контролировать, можно выразить в количественных показателях. Это усложняет процесс контроля и приводит к необходимости осуществлять контроль, ориентируясь на косвенные показатели, являющиеся следствием выполнения определенных действий которые следует определить как индикаторы.