Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

К этому моменту вы, должно быть, уже заметили, что методология Getting Things Done отнюдь не является новой технологией или изобретением – она просто формулирует те принципы работы, которые все мы используем бессознательно. Однако, отдавая себе в этом отчет, вы можете осознанно укрепить эти принципы, чтобы проще добиваться лучших результатов.

В жизни не существует высшего наслаждения, чем наслаждение от преодоления трудностей, достижения новых успехов, созревания новых желаний и их исполнения.

Сэмюэл Джонсон, поэт, литературный критик

Ваша жизнь и работа состоят из результатов и действий, которые вы совершаете более или менее сознательно. Являются ли они просто менее осознанной реакцией на внешние обстоятельства или более осознанным результатом ваших целенаправленных усилий – это только ваш выбор. Если вы твердо решили взять ситуацию под контроль, а не подчиняться безропотно обстоятельствам, у вас есть возможность узнать, как привести дела в порядок, и овладеть этим искусством. Его суть состоит в том, чтобы постоянно применять два основополагающих элемента этой методологии: формулировки желаемого результата и определения конкретных дальнейших действий. Не всегда это бывает просто, особенно если речь заходит о более тонких, духовных аспектах вашего жизненного опыта. Однако без вызова и преодоления себя невозможно чему-либо научиться или вырасти.

Мудрость заключается не столько в том, чтобы знать, что делать в принципе, сколько в том, чтобы знать, каков следующий шаг.

Герберт Гувер, 31-й президент США

Хорошая новость заключается в том, что, когда вы полны решимости справляться со всеми делами, которые появляются в вашей жизни, на всех уровнях на основе этой динамики, наступает глубокая гармония, и начинают происходить удивительные вещи. Вы становитесь высокопродуктивным. Вы ставите перед собой цели и добиваетесь их.

Искусство справляться с повседневными делами

Мои клиенты часто удивляются тому, как я могу часами сидеть рядом с ними, пока они наводят порядок в своих ящиках, сортируют необработанные электронные сообщения и тщательно разбираются со всем тем, что накопилось в их физическом и виртуальном пространстве, а также у них в голове. Как правило, большинство из них испытывают неловкость из-за того, что они так безответственно относились к своим делам, а также считают, что мне должно быть смертельно скучно. Совсем наоборот! К моему собственному удивлению, эта часть работы с клиентами кажется мне самой увлекательной. Я знаю, какое облегчение и свободу испытывает человек, когда успешно справляется с этим этапом. Я знаю, что для его прохождения любому из нас нужны опыт, поддержка и четкая концентрация: пока этот процесс не станет привычной практикой, к нему нужно относиться со всем вниманием. Каждый раз, наблюдая, как клиент определяет какую-то проблему, которая уже долгое время тяготит его, а затем решает что-то по этому поводу, так что перестает тревожиться и волноваться, я знаю, что он укрепляет в себе критически важную привычку. И я знаю, какая значительная перемена наступит у этого человека в его отношениях с начальством, партнерами, супругом, детьми и самими собой в течение следующих нескольких часов и, будем надеяться, нескольких дней и лет.

Это совсем не скучно. Это самая важная часть моей работы.

Многоуровневое управление результатами

Смысл моей работы состоит в том, чтобы расставить акценты. Как консультант, тренер и наставник я задаю простые вопросы, на которые часто получаю творческие и разумные ответы от других людей (и даже от самого себя!), что, в свою очередь, оказывается полезным в сложившейся ситуации и в текущей работе. После наших сессий люди не становятся умнее, чем были, – они просто направляют свои способности в нужное русло и используют их более эффективно.

Задача в том, чтобы соотнести представление об идеальной перспективе с повседневной деятельностью. В итоге и то и другое требует одинакового образа мышления.

Уникальной особенностью методологии GTD с точки зрения практики является сочетание результативности наряду с эффективностью, которые она привносит на все уровни деятельности. Есть масса источников вдохновения для творческой мысли, ориентированной на «миссию, ценности, видение», а также множество обычных инструментов, позволяющих не упустить из виду такие мелочи, как телефонные номера, расписания встреч и списки продуктов. В то же время запас методов, которые одинаково эффективно работают на обоих уровнях и связывают их друг с другом, весьма ограничен.

Идеалист считает, что краткосрочные результаты ничего не значат. Циник не придает значения долгосрочным результатам. Реалист считает, что все, что сделано или не сделано за короткий срок, определяет долгосрочные результаты.

Сидни Харрис, журналист

«Что это для меня значит?»; «Каков желаемый результат?»; «Каким должно быть следующее действие, чтобы продвинуться к желаемому результату?» – это ключевые вопросы, на которые в определенный момент мы должны ответить касательно всего, что нас волнует. Такой образ мышления и эти инструменты окажутся вам полезными даже больше, чем вы можете представить.

Сила естественного планирования

Ценность модели естественного планирования проектов заключается в том, что она предлагает комплексный, гибкий и согласованный подход к обдумыванию любой ситуации. В то время как базовый пятиступенчатый процесс сбора, обработки, организации, обдумывания и выполнения является последовательным способом добиться стабильности во всех аспектах жизни, модель естественного планирования обеспечивает возможность контроля над ситуацией в более конкретных областях.

Ставить под сомнение цели всего, что вы делаете, – это проявление здравого и зрелого подхода. Чувствовать себя комфортно, визуализируя успех еще до того, как стали ясны методы, – это феноменальная черта, которую нужно развивать. Готовность генерировать идеи, хорошие или плохие, высказывать и фиксировать их все без критической оценки является непременным условием творческого мышления. Обрабатывать многочисленные идеи и разнообразную информацию, разбивая ее на составляющие, определяя последовательности, расставляя приоритеты, для достижения конкретного результата – необходимый умственный навык. А принятие решений о следующих действиях, которые фактически ведут к изменению ситуации, – основа продуктивности.

Я уважаю людей, которые точно знают, чего хотят. Источником большинства бед в мире является то, что люди не вполне осознают собственные цели. Они пытаются возвести башню, но на закладку ее фундамента тратят так мало усилий, что не хватило бы и на строительство жалкой лачуги.

Иоганн Вольфганг фон Гёте

Способность объединить все эти составляющие, правильно распределив время и силы, вероятно, становится главным компонентом профессиональной компетенции в новом тысячелетии. Но это качество еще не стало нормой профессионального и личного поведения, до этого еще далеко. Использование этого подхода во всех сферах жизни все еще остается сложной задачей. Модель естественного планирования закономерна, но во многих случаях ее применение не происходит автоматически.

Тем не менее даже частичное использование этой модели обеспечивает огромные преимущества. Отзывы, которые я получаю в течение многих лет, постоянно подтверждают, что даже незначительный сдвиг в сторону применения модели естественного планирования приводит к существенным улучшениям. Мне приятно видеть, что мозговой штурм становится стандартным инструментом, который многие люди внедряют во все сферы своей жизни. Я рад слышать, что руководители, которые использовали эту модель для организации важных встреч и обсуждений, достигли значительных результатов. Все эти факты лишь подтверждают, что именно естественный механизм работы нашего сознания необходим для достижения любой цели в реальном мире.

Эта модель представляет собой лишь базовый принцип определения желаемых результатов и дальнейших действий для всего, что мы считаем своей работой. Когда два этих ключевых принципа станут нормой повседневной деятельности, наша продуктивность поднимется на новый уровень. Добавьте мозговой штурм – наиболее творческий инструмент выражения и фиксирования идей, перспектив и деталей проектов, – и вы создадите набор эффективных приемов поведения, позволяющих сохранять спокойствие и справляться с делами.

Переход к положительной корпоративной культуре