Стандартизованная работа. Метод построения идеального бизнеса - Филипп Семёнычев

Пожалуйста, прервитесь на минуту и вспомните.

Как вы думаете, почему люди привыкли воспринимать любые изменения, даже заведомо ведущие к положительным результатам, именно как проблемы, а не как возможности?

Вероятно, этому существует много объяснений, затрагивающих различные аспекты психологии человека. Возможно, это природная лень или, как я это называю, склонность к пребыванию в привычном комфортном состоянии. Мышление и действия человека можно сравнить с поездкой в автомобиле по колее в поле, а новые обстоятельства и вынужденные перестройки мышления – это выброс автомобиля из колеи и поиск направления движения к лесу или к речке. Другая теория основана на природном человеческом страхе: «А вдруг не получится?», «А вдруг что-то пойдёт не так?», «А вдруг будет хуже?» и т. п., что тоже не лишено смысла.

Так почему, если проблема всё равно неизбежна, не воспринимать её как возможность для улучшения? Это ведь проще, чем представляется на самом деле. Это и есть lean мышление, а также мышление победителей.

А кто вы? Решайте сами.

Как смотреть на проблему lean-взглядом?

Смелый настрой на решение, а не на избегание проблем, выработать несложно. Разумеется, всё зависит от вашего желания. Сложнее выработать такой настрой у ваших подчинённых или рабочей группы (сейчас существует множество книг, описывающих различного рода способы мотивирования коллектива). Так как всё-таки перестроить своё мышление и воспринимать проблемы как возможности?

Для начала надо поверить и постоянно следовать двум простым правилам:

1. Решайте проблемы незамедлительно.

Сейчас объясню, что это значит. Никогда не откладывайте мелкие проблемы на час, два или на завтра, на следующую неделю и т. д. Мелкие, обнаруженные вами проблемы, требующие для своего решения минимум времени и средств, должны решаться в тот же момент. Иногда необходимо сделать только один телефонный звонок с мобильного телефона, находящегося в кармане, чтобы навсегда забыть о проблеме. Разве это так сложно? Разумеется, нет. Но почему-то множество людей откладывают такие проблемы, пребывая в уверенности, что в любой момент смогут с ней справиться. В результате проблема разрастается, переходя в категорию крупных и срочных, а для её решения требуется уже больше времени, сил и прочих ресурсов. Зачем же доводить до такого?

Вы спросите, а что же делать с крупными проблемами, которые не так-то просто решить сразу? В этом случае принцип остаётся неизменным. Но так как проблема крупная, т. е. требует времени для анализа и принятия решения, либо мобилизации неких ресурсов, необходимо просто сделать первый шаг в направлении её решения незамедлительно.

Например, что должен сделать директор завода, узнавший, что одна из несущих колонн его корпуса дала трещину? Он тотчас же назначает совещание с компетентными представителями всех служб для принятия решения. Другими словами, если вы не знаете сами, что делать с проблемой, то всегда найдутся те, кто сможет вас просветить. Таким образом, первый шаг – принятие решения и разработка некого плана действий. Далее, директор может договориться, чтобы на следующее утро была произведена точная оценка риска обрушения сторонними специалистами, найти подрядную организацию, способную исправить ситуацию, принять решение по финансовой стороне решения этой проблемы и т. д. Вариантов развития событий может существовать достаточно много. Основной смысл – мгновенная реакция на возникающую проблему.

Выработав в себе привычку решать проблемы по мере поступления, вы не только будете экономить своё время, но и сможете избежать одну из важнейших психологических ловушек при решении проблем – страха перед возникшей проблемой. Этот страх является одной из наиболее распространённых причин восприятия проблемы как чего-то ужасного и препятствующего перестройке мышления. Явно этот страх может не проявляться. Механизм его действия следующий: человек, сталкиваясь с новой проблемой, не знает пути её решения, и именно эта неизведанность порождает подсознательный страх возможного провала, невозможности решения, усугубления ситуации. Каждый знает, что неопределённость вызывает у человека состояние дискомфорта, это подсознательный страх неудачи, который присутствует в каждом человеке в той или иной степени. Как его воспринимать и как с ним справляться – личное дело каждого. Так вот, начав решать проблему незамедлительно, вы наносите опережающий удар по страху, не позволяя ему укрепиться и развиться в вашем сознании. Такая полезная привычка, как незамедлительное решение проблем, является первым правилом перехода к новому мышлению, восприятию проблем как возможностей.

2. Используйте аффирмации[9].

Под этим новомодным определением понимается большой набор упражнений и приёмов, способствующих переключению вашего мышления в позитивное направление. Прежде всего, чтобы что-то получить или чего-то добиться, нужно в это поверить, то есть убедить себя, что вы действительно так думаете.

Приведу сразу пример из собственного опыта. Для переключения и поддержания собственного мышления в положительном направлении, я всегда использовал следующую аффирмацию: «Проблемы – возможности для улучшения». Я повторял её каждое утро, приходя на работу перед началом (либо продолжением) решения каких-либо проблем. Более того, передо мной всегда находилась надпись аналогичного содержания, которая не позволяла мне забыть об этом. При работе с группами по улучшениям, для поднятия морального духа и придания нужного направления коллективному мышлению мной так же применялась соответствующая визуальная агитация: «Проблемы – возможности для улучшений».

Сама формулировка «Проблемы – возможности…» уже уравнивает эти два понятия, что придаёт позитивный окрас отрицательному понятию «проблема». А визуальное представление вынуждает превращать простое предложение из четырёх слов в эффективную, положительную и полезную аффирмацию, которая будет усваиваться вашим сознанием через зрительный канал восприятия информации в несколько раз быстрее.

Следующий шаг к тому, чтобы действительно поверить в то, что проблемы – это возможности, тоже относится к аффирмациям, только имеет небольшие отличия. Давно уже доказано, что положительный настрой каждое утро увеличивает продуктивность, уровень морального духа человека и делает его заметно счастливее. Так вот, ежедневная привычка представлять предстоящие в течение дня достижения, как они происходят, с какой лёгкостью и какое удовольствие от этого вы получаете, непередаваемым образом способствует формированию нужного нам мышления. Достижение в данном случае – это положительная интерпретация решения проблем.

Таким образом, приучив себя каждое утро представлять и проговаривать свои достижения в положительной их интерпретации, вы значительно облегчите себе день, постепенно научитесь получать удовольствие от решения проблем и поверите, что проблемы – это возможности, а их решения – ваши личные достижения, ступеньки в вашем личном развитии.

Всё вышеперечисленное работает также применительно к группам и подчинённым. Проговаривайте с ними нужные вам установки и поправляйте их, услышав негативные и разрушающие, смещайте фокус внимания в нужную вам сторону. В случае работы с группами по улучшениям или для мотивирования подчинённых этот принцип можно использовать, задавая правильные вопросы. Какие достижения вы совершите сегодня? Какие победы вы запланировали? На сколько ступенек в личном развитии вы подниметесь сегодня? Обратите внимание, что такие формулировки ограничивают отвечающего и заставляют его задуматься, используя положительные, целенаправленные и необходимые, для формирования нужного направления мышления слова.

Никто не будет спорить, что, на самом деле, преобразование мышления при всей своей простоте – дело не из лёгких. Оно требует постоянного внимания и работы, как над самим собой, так и со своими подчинёнными и рабочей командой.

Напрашивается очередной вопрос: в чём разница между обычным и lean мышлением? Ответить на него также сложно, как объяснить восприятие одного и того же предмета, действия или метода разными людьми. Попробуйте представить стол.

А теперь давайте поделимся своими описаниями с окружающими и задумаемся о том, что если даже такой простой предмет, как стол, каждый представляет и описывает по-своему (тёмный, светлый, большой, маленький, кухонный, письменный и т. д.), то что уже говорить о различных способах мышления? Всё же попробуем охарактеризовать lean мышление, обобщив наиболее важные его признаки. О первом признаке мы уже говорили – это восприятие проблем как возможностей. Второй признак, который можно выделить, – это мышление по принципу «ценность-потеря», т. е. восприятие любых действий, операций и процессов, как создающих, так и не создающих ценность. Lean мышление рассматривает любую работу с точки зрения её ценности и, соответственно, первые вопросы, которые задаёт человек, обладающий lean мышлением, это – «В чём ценность этой работы?», «Что в этих действиях добавляет ценность?» и подобные этим. Концентрация на ценности, как уже отмечалось, позволяет отсечь и устранить потери. Третий признак вытекает из второго и заключается в мышлении по принципу «Заказчик-Поставщик». Т. е., любая работа предназначена для конкретного Заказчика, который является её потребителем и заинтересованным лицом в её результатах, для которого эта работа содержит определённую ценность. Этот принцип не зависит от того, чем является конкретная работа – товаром или услугой. И, разумеется, чтобы ответить на вопрос «В чём ценность?», необходимо знать, для кого создаётся эта ценность, т. е. кто является Заказчиком. Четвёртым признаком lean мышления является принцип использования достоверной, полученной в месте создания ценности, информации. Если возникает проблема, мы идём на место её обнаружения и, используя факты, полученные собственными органами чувств, в непосредственной близости к источнику её возникновения, принимаем решение об устранении этой проблемы. Этот принцип позволяет избежать ошибок, связанных с неточностью получаемой информации, её искажениями и утерей. Необходимо помнить, что не существует неправильных решений, есть лишь недостаток качества и количества информации, на основании которой принимается это решение. По-другому этот принцип называется Go, Look, See (с английского «иди, смотри, заметь»), который более подробно описан в книге «Стоимость ≠ Ценность. Современные методики картирования потоков создания ценности с применением правила 80/20» [1].