Тайм-менеджмент - Брайан Трейси

Рис. 1. Диаграмма PERT[7]

Если вам требуется выполнить какую-либо работу к концу месяца, вы можете составить временной график с «запасом», установив несколько предварительных дат сдачи, скажем на 15-е и 20-е числа месяца, на тот случай, если возникнут непредвиденные проблемы и задержки. Никогда не забывайте закон Мёрфи: «Если что-нибудь может пойти не так, то оно обязательно пойдет не так».

Хороший руководитель всегда предусматривает возможность возникновения проблем, препятствий и неожиданных задержек, которые будут тормозить выполнение задач и создавать опасность срыва согласованного графика. Неожиданности – нормальная, естественная часть деловой жизни. Ваша должностная обязанность – постоянно держать руку на пульсе работ по проекту, разрешать проблемы и устранять препятствия, которые обязательно будут вставать на пути.

Определите четкие цели для каждого

Снабжая каждого члена своей команды четкими целями в письменном виде, вы добьетесь гораздо больших успехов, чем долгими обсуждениями и благими намерениями. Цели должны быть ясными, конкретными, измеримыми и ограниченными во времени. Помните принцип: что измеряется, то и выполняется. Цель без крайнего срока достижения, по сути, целью не является – это всего лишь пожелание.

За реализацию каждой цели и подцели в рамках выполняемого проекта у вас должен быть назначен ответственным конкретный сотрудник. Постоянно держите в уме следующие вопросы: кто будет выполнять ту или иную задачу, к какому сроку и в соответствии с какими стандартами качества? Никогда не полагайтесь на то, что люди и сами знают, что от них требуется, если только вы не внесли в эти вопросы предельную ясность.

По словам Дэна Акерсона, бывшего президента General Motors, который вывел компанию из состояния банкротства и глубокой убыточности до прежних позиций и годовой прибыли в 26 миллиардов долларов, самым важным фактором, способствовавшим перелому ситуации, стала постановка четких целей. Перед каждой ключевой фигурой на каждом организационном уровне компании была поставлена ясная и конкретная цель. Как оказалось, до прихода Акерсона перед сотрудниками корпорации ставились неопределенные, туманные цели, которые, кстати, считались необязательными, а потому редко достигались. После того как были установлены четкие и конкретные цели, каждый служащий уже знал, что он должен делать, чтобы не потерять работу и двигаться вперед.

Помните: самый удивительный талант, которым вы обладаете, – это талант к мышлению, особенно к продумыванию событий наперед. Чем больше времени вы будете уделять мышлению и планированию с ручкой и бумагой в руке, тем лучших результатов добьетесь и тем быстрее их получите.

Глава 6

Стройте планы в письменном виде

Все успешные тайм-менеджеры умеют хорошо планировать свою работу. Они составляют перечни и дополнительные перечни всех дел и задач, которые им необходимо выполнить, – как крупных, так и мелких. Каждый раз, когда на очереди появляется новый проект, они находят время, чтобы тщательно все продумать, определить, чего именно собираются добиться, а затем составить упорядоченный список всех последовательных шагов, которые понадобится предпринять для успешной реализации проекта.

Правило гласит: каждая минута, потраченная на планирование, экономит десять минут на выполнение. Время, проведенное за размышлениями на бумаге о том, что необходимо сделать, прежде чем приступить к работе, принесет вам доход в 1000 процентов энергии и сэкономит по десять минут на каждую минуту, которую вы вложите в планирование работы до ее начала.

Как только вы уясните свою цель, составьте список всех действий, которые, по вашему мнению, следует предпринять для ее достижения. Продолжайте обдумывать свою работу и добавлять новые пункты, пока перечень не станет полным. Затем организуйте его по двум разным принципам: приоритетности пунктов и последовательности.

Организуя пункты по последовательности, вы составите список действий в хронологическом порядке: от первого шага до последнего – еще до того, как приступите к реализации цели или проекта. Как говорил Генри Форд, «любая, даже величайшая цель достижима, если раздробить ее на достаточно мелкие части».

Затем организуйте пункты в списке по приоритетности, в расчете на то, что выполнение 20 процентов из них обеспечит вам достижение цели на 80 процентов. Расстановка приоритетов позволит вам сфокусироваться на самых важных, ключевых задачах и работах, не отвлекаясь на мелочи. По словам Гете, «наиболее важные дела никогда не должны подчиняться наименее важным».

Пересматривайте свои планы регулярно, особенно если испытываете разочарование или ощущаете сопротивление любого рода. Будьте готовы переделывать их по мере поступления новой информации, особенно пришедшей по каналам обратной связи. Помните: почти у каждого плана есть изъяны – как крупные, так и мелкие. Постоянно выискивайте их. При ежедневной переоценке своих планов вам часто будут приходить на ум новые идеи, открываться новые перспективы, которые позволят выполнить задачу быстрее, чем вы первоначально рассчитывали.

Не забывайте: в основе каждого провала лежат действия без плана.

Противьтесь искушению приступить к работе, минуя стадии тщательного планирования.

Планирование достижения цели

Наверное, самое важное слово для достижения любого успеха – это ясность. Успешные люди очень четко представляют себе, кто они и чего хотят добиться в каждой области своей жизни. Помимо целей, составленных в письменном виде, у них есть и письменный план дел на каждый день.

Когда вы будете искать свою (или своего бизнеса) большую цель, можете задать себе три вопроса.

1. Какие трудности и препятствия будут вставать на вашем пути к цели? Почему эта цель еще не достигнута? Что не дает мне идти вперед? Что мешает? Какие проблемы нужно решить, какие трудности преодолеть, чтобы в конечном итоге добиться цели?

Подумайте: какие именно из всех проблем, которые необходимо разрешить, составляют те 20 процентов, которые создают 80 процентов помех на пути к цели?

2. Какие дополнительные знания, умения и навыки надо приобрести, чтобы реализовать цель или проект? Не забывайте поговорку: «Того, что помогло вам подняться на сегодняшнюю ступень, недостаточно, чтобы ступить на следующую».

Как вы можете обрести знания и умения, необходимые для достижения цели? Вы сможете купить нужные сведения и информацию или заполучить их каким-либо другим способом? Может, вам следует развить в себе определенные умения, чтобы в полной мере реализовать свой потенциал в работе? Какая информация имеет наиболее существенное значение для принятия правильных решений в процессе достижения цели?

Как писал Джош Биллингс[8]: «Печали человеку приносят не его знания, а понимание того, что они не соответствуют действительности».

3. Кто те люди, группы или организации, чья помощь и сотрудничество вам понадобятся для достижения цели? Иногда даже один-единственный человек может подсказать вам нужную идею или открыть нужную дверь, чтобы вы добились намного больше того, о чем мечтали.

Бывает и наоборот: иногда один-единственный человек преграждает вам путь к достижению важной цели. Сегодня многие деловые люди вступают в совместные предприятия и заключают стратегические альянсы со своими конкурентами, чтобы получить возможность предлагать свои продукты и услуги их клиентам, к которым иначе они не имели бы доступа.

Из всех людей, способных помочь вам добиться цели, кто тот единственный, который важнее всех? Что вы можете предложить этому человеку, чтобы заручиться его поддержкой и реализовать свои планы еще быстрее?

Самые важные проекты в бизнесе – и в окружающем мире в целом – осуществляются людьми, которые составляют подробные планы своих действий еще до начала работы, а затем аккуратно следуют им до победного конца.

Глава 7

Составляйте перечни дел на каждый день

Самый мощный инструмент в руках тайм-менеджера – это, пожалуй, ежедневный перечень дел, который служит планом на ближайшие 24 часа.

Все по-настоящему хорошие тайм-менеджеры имеют привычку «думать на бумаге» и действуют в соответствии со своим списком дел. Точно так же, как пилот перед взлетом сверяется со своим контрольным листом, так и эффективный менеджер находит время, чтобы составить себе перечень дел и следить за его выполнением. И так происходит каждый день.

Лучшее время для подготовки ежедневного перечня дел – вечер накануне. Составляя список в это время, вы позволяете своему подсознанию работать над ним в течение всей ночи, пока вы спите. Так повышается шанс, что утром вы проснетесь со свежими идеями и прозрениями, которые помогут вам добиться некоторых из самых важных целей, включенных в список.