Все начальники делают это. Пошаговое руководство по решению (почти) всех проблем менеджера - Брюс Тулган

• Если ему потребуются ресурсы, которые пока еще не закуплены, это нужно обсудить заранее. Если у команды есть свой бюджет и процедура закупки ресурсов и их приобретение входит в должностные обязанности подчиненного, специально обучите его этой операции.

Расскажите членам своей команды, как можно получить доступ к ресурсам в вашей организации. Если существует соответствующая внутренняя система, объясните им, как она работает. Если есть какие-то ключевые фигуры, с которыми сотрудникам придется взаимодействовать в этом процессе, познакомьте их. Лучшее, что вы можете сделать для своих подчиненных в условиях ограниченности средств, – выработать у них привычку составлять заявки на необходимые ресурсы просто и четко, включая в документ необходимые пункты.

• Что я заказываю.

• Преимущества: для кого, когда и в какой мере.

• Затраты: для кого, когда и сколько.

• График выполнения: конечные сроки и основные этапы, а также сколько времени потребуется и чье это будет время.

• План: все этапы на этом пути с указанием основных ориентиров и бюджета времени.

Если менеджер учит подчиненных формулировать свои потребности в ресурсах в такой простой и четкой форме, они, как правило, подают намного меньше заявок, составленных значительно более обоснованно, убедительно и профессионально. Каким бы простым ни был этот процесс, сам факт, что человек делает паузу и обдумывает заявку, чтобы подать ее в требуемом формате, заставляет большинство сотрудников относиться к этому занятию с большим вниманием. А по ходу дела вы учите их обдумывать все каждый раз, прежде чем что-либо попросить.

Если вам удастся научить подчиненных правильно составлять заявки на необходимые им ресурсы, члены вашей команды наверняка начнут получать заказанные средства быстрее других. Мы обнаружили, что, если менеджер использует такую методику, его сотрудники практически всегда получают больше ресурсов для работы и для всей команды в целом. При этом менеджеры и подчиненные выигрывают с финансовой точки зрения; группа получает больший доступ к дополнительным льготам и привилегиям; укрепляется вера в то, что нужные результаты будут достигнуты; люди получают новые задачи, обязанности и проекты, чаще выполняют специальные задания, расширяются возможности профессиональной подготовки; члены команды имеют больший доступ к лицам, принимающим решения. Объясняется все это прежде всего тем, что, обдумывая заявки, сотрудники точнее оценивают свои потребности, выделяют больше времени на составление запроса и более осознанно подходят к борьбе за дефицитные ресурсы. Такой серьезный подход заставляет их намного убедительнее формулировать свои просьбы.

А что же делать в случае, если подчиненный иногда или часто просто не может добыть ресурсы, необходимые ему для оптимальной работы? Позволить ему в отчаянии опустить руки и провозгласить: «Я ничего не могу с этим поделать»? Ни в коем случае. Если сотрудник не имеет доступа к нужным ресурсам, ваша обязанность – обучить его искусству обходного пути, или плану «Б».

Любой преуспевающий человек со значительным опытом работы, как правило, неплохо владеет этим искусством. В самых сложных случаях, не имея ресурсов, необходимых для выполнения задач, сотрудники просто вынуждены придумывать те или иные обходные пути. Однако без вашей поддержки, направления и руководящего участия это нередко равносильно попытке разбить бетонную стену – то есть сделать то, что, по сути, невозможно. Это все равно что, например, выкопать котлован вилкой. Кроме того, без вашей поддержки люди могут сбиться с нужного курса, что нередко приводит к весьма нежелательным последствиям. Ни одному менеджеру не нужно, чтобы его подчиненные, стараясь обходным путем получить необходимые ресурсы, делали что-то лишнее. И вы должны помочь им, начав детально обсуждать этот процесс. Если возможно, стоит делать это заблаговременно, на ранних стадиях планирования ресурсов, а затем продолжать обсуждение темы на каждом этапе пути. Помогая подчиненным с прогнозированием их потребностей в средствах и обсуждая, где и как они могут их получить, непременно говорите также о плане «Б». О том, что следует делать, если, несмотря на все усилия, доступ к ресурсам получить не удалось.

Обсуждение четырех этапов обходного пути

Этап первый – обратиться к альтернативному источнику или поставщику ресурса.

Этап второй – провести мозговой штурм для поиска возможных замен ресурса, с получением которого возникли трудности.

Этап третий – предложить инновацию, или способ выполнить задание без этого ресурса или с использованием разумной замены ресурса, который изначально казался необходимым. Если у вас нет средств для выполнения работы на должном уровне, возможно, придется найти способ сделать ее как-то иначе. И иногда новый способ оказывается лучше прежнего.

Этап четвертый – при отсутствии необходимого ресурса, альтернативного источника, замены или инновации остается одно – затратить на выполнение задания намного больше времени и сил, чем предполагалось первоначально. Не стоит недооценивать значение этого варианта, потому что зачастую это единственный доступный обходной путь. Трудитесь усерднее и выполните задание более трудозатратным способом! Если не можешь купить или построить автомобиль, иногда остается одно – бежать… или идти… или ползти. Если нет провизии, иногда приходится работать голодным.

Не совершайте огромную ошибку, бросая подчиненных на произвол судьбы и предоставляя им в одиночку исследовать способы получения средств, необходимых для нормальной работы. Чрезвычайно важно, чтобы вы регулярно привлекали сотрудников к планированию ресурсов и помогали им в этом, особенно если человек не смог получить нужные средства самостоятельно и ему нужно придумать обходной путь или план «Б». Вы как менеджер должны стать неотъемлемой частью процесса принятия решений на каждом этапе.

Задача для менеджера № 23:

Когда приходится управлять в условиях взаимозависимости

«Я не могу выполнить задание в срок, потому что тут же получаю новое от другого босса».

«Я не могу выполнить задание вовремя, потому что мне приходится ждать, пока мистер Нерасторопность [другая команда, отдел или компания] предоставит недостающую часть ресурсов, без которых я не могу закончить свою часть проекта».

Если вы похожи на большинство менеджеров, ваша работа и, скорее всего, ваших подчиненных тоже требует все большего взаимодействия с другими людьми как внутри команды, так и за ее пределами. Большинство современных работников, занимаясь своим делом, вынуждены полагаться на поддержку и сотрудничество многих других людей. Во время регулярных личных бесед с подчиненными учите их справляться со сложностями нашего в высшей степени взаимозависимого мира. Сотрудники часто сталкиваются со взаимозависимостью двух типов.

1. Проблема второго босса (нескольких боссов): имея двух или нескольких начальников, сотрудники подчиняются не только вам и, следовательно, вынуждены выполнять не только ваши поручения и «жонглировать» конкурирующими заданиями разных менеджеров.

2. Проблема «мистера Нерасторопность»: подчиненный не может выполнить задание, не сотрудничая с людьми, которые вам непосредственно не подчиняются.

Проблема второго босса (нескольких боссов)

Сегодня создается впечатление, что сотрудники ежедневно отвечают на работе перед таким множеством людей, что иногда вообще затрудняешься точно сказать, кто фактический начальник ваших подчиненных. Если вы управляете сотрудником, который, помимо вас, отчитывается еще перед кем-то, это создает дополнительные сложности и для него, и для вас. Такой подчиненный имеет не одного начальника и отчитывается по конкретным проектам перед другими менеджерами. Давая ему поручение, вы не всегда точно знаете, сколькими другими заданиями он сейчас загружен и не подкинет ли ему другой босс «срочное» дело, которое отодвинет ваше на задний план. Подчиненному в этой ситуации тоже приходится непросто. Вынужденный постоянно «жонглировать» приоритетами разных начальников, он либо доводит себя до полного изнеможения, стараясь угодить всем, либо должен решить, кого разочаровать.

Старший партнер крупной бухгалтерской фирмы (я буду называть его мистер Налог) рассказал мне такую историю:

Партнеры и директора нашей компании постоянно соперничают друг с другом за лучших сотрудников. Бывает, только сработаешься с тем или иным партнером из числа самых перспективных, как другой «ворует» его. И сотрудник перестает выполнять твои задания, потому что начал работать над другим проектом. В таких случаях ты идешь к этому сотруднику и спрашиваешь: «А вы говорили другому боссу, что уже работаете над моим проектом?» А он отвечает: «Да, говорил, но я успел выполнить ваше задание только наполовину, и мне дали другое». Молодому бухгалтеру приходится выбирать между работой, которую ему поручил я, и заданием другого старшего партнера. Откуда ему знать, как следует определить приоритеты в том или ином случае? Так вот, теперь каждый раз, давая молодым сотрудникам задание, я говорю: «Если другой старший партнер тоже захочет вам что-либо поручить, скажите ему, что уже работаете над моим заданием, сроки выполнения которого очень сжаты, и что я предупредил вас о том, что вы не имеете права выполнять другие задания, пока не закончите мое. Тогда старшему партнеру придется позвонить мне, чтобы обсудить наши конкурирующие проекты». Раньше мы постоянно ставили молодых сотрудников в довольно неловкое положение, что, конечно же, не слишком разумно. Мы, старшие партнеры, должны помогать им справляться с подобными конфликтами интересов.