Технологии эффективной работы - Джулия Моргенстерн

Определите связь между задачей и человеком, которому вы передаете задачу. Базируйтесь на том, что в прошлом ему удавалось делать с успехом. Замечаете ли вы в нем следующие отличительные черты:

Подгоняя задачу к сильным сторонам и стилю человека, вы скорее получите желаемого помощника, который возьмет на себя вашу работу и с успехом справится с ней.

ПОЛНОСТЬЮ ИСПОЛЬЗУЙТЕ ВОЗМОЖНОСТИ СВОЕГО АССИСТЕНТА

Ниже приведены общие участки работы, где вам может помочь ассистент. Во второй колонке обозначены основные функции, требующие способности следовать специальным инструкциям, которые любой начинающий сотрудник или квалифицированный, но не слишком уверенный в себе способен исполнить. Третья колонка описывает функции более высокого уровня, требующие большей рассудительности, которую может предложить более опытный, испытанный или компетентный ассистент. Эти задачи потребуют от вас времени на обучение сотрудника, но все-таки стоит испытать его.

Совет специалиста

«За годы работы я многое узнал о том, как распределять функции и даже как нанимать людей. Успешно работающие сотрудники могут сначала не показать своих знаний или не вписаться в ваши рамки таким образом, как вам бы этого хотелось. Но работники, имеющие положительную позицию, пришедшие к вам со словами: „Я хочу работать на вас, на вашу компанию. Я хочу этому научиться“, всегда станут успешными сотрудниками, потому что не просто выполняют работу, а испытывают голод к работе и учебе и могут заставить крутиться Землю. Они хотят получить необходимые навыки, и им действительно нравится то, чем вы занимаетесь, они полны энтузиазма начать работу».

Руководитель офиса

Ознакомьтесь с этим списком, чтобы наиболее полно использовать возможности вашего ассистента. Эти функции могут быть вам полезны. Я предлагаю начать с основных, а потом продолжайте увеличивать ответственность, поручая более сложные задания.

Ассистент. Телефонные звонки:

• Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Принимать полные сообщения, относящиеся к вашему отделу.

• Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Фильтровать звонки и решать проблемы. Распределять информацию.

Ассистент. Почта и электронная почта:

• Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Сортировать по категориям, уничтожать лишнее. Собирать посылки. Печатать письма. Надписывать посылки. Отсылать факсы.

• Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Разбирать и читать почту. Отвечать на письма в определенных ситуациях. В будущем отвечать на все письма. Делать наброски писем, редактировать черновики писем руководителя. Собирать необходимые материалы. Писать факсы.

Ассистент. Хранение материалов:

• Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Поддерживать в порядке материалов существующую систему. Класть вещи на свои места.

• Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Модернизировать или создать систему хранения. Сортировать постпроектные материалы.

Ассистент. Расписание:

• Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Записывать назначенные мероприятия. Печатать списки дел. Подтверждать накануне согласие на присутствие. Организовывать перевозку. Получать инструкции. Бронировать места. Распечатывать маршруты.

• Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Выбирать важные мероприятия и вносить их в расписание. Напоминать руководителю о датах и времени того или иного мероприятия. Подготавливать для руководителя необходимые документы и сводки. Напоминать руководителю о времени. Планировать собрания. Планировать время для работы над проектом. Помогать в делах.

Ассистент. Управление контактами:

• Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Устанавливать новые контакты. Неустанно следить за изменениями в информации.

• Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Содержать в порядке базу данных, рекатегоризировать. Составлять стандартные письма для массовой рассылки.

Ассистент. Забота о клиентах и сотрудниках:

• Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Посылать поздравительные открытки ко дню рождения. Заказывать цветы, покупать подарки.

• Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Писать благодарственные письма. Выполнять специальные просьбы. Вырезать и рассылать интересные статьи.

Ассистент. Отчеты, рукописи:

• Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Печатать под диктовку.

• Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Составлять отчеты — требует навыков редактирования, знаний финансов и программного обеспечения. Просматривать рукописи.

Ассистент. Запасные части, оборудование:

• Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Иметь запасные детали. Вызывать и контролировать ремонтных работников.

• Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Менять неисправные компьютеры. Искать продавцов и сбивать цены.

Ассистент. Маркетинг:

• Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Отсылать посылки. Компоновать полученную почту.

• Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Контролировать выпуск проспектов. Оформлять почтовые материалы.

Ассистент. Собрания:

• Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Подтверждать присутствие участников. Заказывать освежающие напитки. Собирать материалы.

• Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Подбирать важную информацию. Вести протокол. Посещать собрания вместо руководителя.

Ассистент. Проекты:

• Начинающий сотрудник (требуется умение следовать инструкциям): Составлять расписание. Выполнять поручения.

• Квалифицированный специалист (требуется рассудительность и опыт): Составлять маркетинговый бюджет. Проводить исследования.

ВОПРОС 2. ЕСТЬ ЛИ У ВАШЕГО КАНДИДАТА МОТИВАЦИЯ К УСПЕХУ?

Когда вы решаете, кому передать задачу, будь то повседневная или одноразовая работа, подумайте, что за мотивация у человека. Для некоторых стимулом является возможность учиться, а другие ищут возможность показать, чего они стоят. Для одних важен шанс повысить свою оценку, а других воодушевляет зарплата.

Совет менеджера. Так ли уж он на самом деле занят?

В тяжелые времена с недостаточным штатом сотрудников каждый может оказаться перегруженным работой. Но слишком уж часто мне приходится видеть менеджеров, выполняющих работу своих помощников, даже самые незначительные дела (например, договориться о бизнес-ланче), просто потому, что не хотят слишком навязываться. Когда кто-то, находящийся в вашем подчинении, говорит, что слишком занят, чтобы взять на себя или выполнить какое-то задание для вас, не мешало бы проверить, как он проводит время. Если вы заняты своей работой, очень просто забыть, что вы поручали сделать и сколько на это давали времени. Так ли уж он занят на самом деле или просто нерационально использует время?

Решение. Задайте следующие вопросы, если кто-то кажется слишком перегруженным работой и никак не может выполнить очень срочное задание, которое вы хотите ему передать.

• Над чем вы работаете в настоящий момент?

• Что я могу сделать, чтобы освободить немного ваше расписание для выполнения этого задания?

• Именно эта задача, которой вы сейчас занимаетесь, отнимает так много времени? Как мы можем упростить ее выполнение?

Просмотрите его список дел, помогите расставить приоритеты, чтобы выделить время для нового задания. Но может случиться и так, что, просмотрев его список, вы измените мнение о важности задания и решите передать его кому-нибудь другому. Подозрительно неэффективных работников можно попросить неделю или две вести дневник, записывая, что они делают каждый день, чтобы выяснить, куда уходит время, и т. д.

Если вы дадите людям задачи, которые помогут им достичь своих целей, они захотят работать в вашей команде и будут это делать с отличными результатами, потому что почувствуют, что вы знаете их главный интерес.

РАЗДЕЛЕНИЕ ТРУДА