Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Создайте список своих творческих желаний. Что бы вы на самом деле хотели однажды сделать, если бы у вас были время, деньги и желание? Запишите это в список «Когда-нибудь / может быть». Типичные категории включают в себя:

• вещи, которые нужно купить или сделать для дома;

• хобби;

• новые навыки;

• творческое самовыражение;

• одежда и аксессуары;

• игрушки (технологичные и любые другие);

• путешествия;

• организации, в которые можно было бы вступить;

• благотворительные и волонтерские проекты;

• вещи, которые нужно увидеть или сделать.

Пересмотрите текущие проекты. Пришло время пересмотреть свой список проектов с точки зрения перспективы (то есть с позиции работы, целей и личных обязательств) и определить, можно ли перенести некоторые из текущих обязательств в список «Когда-нибудь / может быть». Если по зрелом размышлении вы поймете, что не сможете взяться за какой-то из запланированных проектов в ближайшие несколько месяцев, смело перемещайте его в этот список.

Иногда бывает полезным систематизировать свои потенциальные проекты по категориям. Большая разница, подумываете ли вы о том, какие преобразования дома сделали бы при наличии ресурсов, или мечтаете покорить горную вершину в Непале, или основать фонд для детей-инвалидов. С профессиональной точки зрения это может выражаться в различии между реальными, но отложенными идеями («Обсудим этот вопрос на нашей следующей квартальной встрече») и проектами, которые вы могли бы запустить, если появятся значительные инвестиции. Поскольку вы экспериментируете с этими вариантами, главное здесь – обращать внимание на то, вдохновляют ли вас ваши списки и категории или, наоборот, раздражают.

Особые категории списка «Когда-нибудь / может быть»

Более чем вероятно, что у вас есть хобби или особые интересы. Попробуйте объединить их в виде списка, например:

• Еда – рецепты, меню, рестораны, вина

• Дети – чем с ними можно заняться

• Книги, которые нужно прочитать

• Музыка, которую нужно скачать

• Фильмы, которые стоит посмотреть

• Идеи подарков

• Веб-сайты, которые стоит посетить

• Поездки на выходных

• Идеи – разное (означает, что вы не знаете, куда еще их поместить!)

Такие списки – нечто среднее между справочными материалами и списком «Когда-нибудь / может быть». Со справочными материалами их объединяет то, что вы можете собирать и пополнять информацию о хороших винах, ресторанах, книгах; со списком «Когда-нибудь / может быть» – то, что вы можете регулярно просматривать этот список, чтобы напомнить себе при случае что-то попытаться реализовать.

В любом случае это еще одна веская причина создать такую организационную систему, в которой легко собирать и хранить информацию и которая может добавить интереса и разнообразия в вашу жизнь, не обременяя ваше сознание и рабочее пространство нерешенными и незавершенными делами.

Риски папки «Сохранить и просмотреть»

Многие создают для себя папку «Сохранить и просмотреть». Иногда это просто стопка документов, иногда целый ящик, а иногда электронная папка, которую относят к категории «Когда-нибудь / может быть». Люди надеются вернуться к каким-то документам потом, когда у них появится свободное время, а пока откладывают их в папку «Сохранить и просмотреть». Я не рекомендую создавать подсистему такого типа, потому что практически во всех случаях, которые я наблюдал, люди сохраняли, но не просматривали содержимое этих папок. В итоге эти папки или стопки документов начинали вызывать подсознательное отторжение. Смысл категории «Когда-нибудь / может быть» нивелируется, если периодически вы не делаете сознательного усилия и не возвращаетесь к ней.

Мы вольны не совершать поступков, которые в силах совершить.

Аристотель

Кроме того, существует огромная разница между системой, которой вы эффективно управляете, например списком «Когда-нибудь / может быть», и системой, в которую попадает все без разбора, как в мусорное ведро. Во втором случае половину вещей можно спокойно выбросить, что-то переместить в список «Прочитать/просмотреть», что-то сохранить как справочный материал, что-то зафиксировать в календаре или списке напоминаний (см. ниже), чтобы вернуться к этому через месяц или в начале следующего квартала, а в отношении каких-то задач, наконец, определить конкретные следующие шаги. Сколько раз случалось так, что после качественного разбора папки или ящика «Сохранить и просмотреть» там не оставалось ровным счетом ничего!

Использование календаря для будущих событий

Календарь может быть очень удобным местом для напоминаний о том, что вы могли бы сделать в будущем. Большинство моих клиентов не использовали все возможности, которые предоставляет календарь, иначе они, вероятно, помещали бы туда гораздо больше разной информации.

Одна из трех основных функций календаря – напоминать о событиях, привязанных к дате. Один из действенных способов использовать эту функцию – фиксировать в нем те задачи, которые вы хотите выбросить из головы, и вернуться к их обдумыванию позже. Вот, например, что можно внести в календарь:

• напоминания об активных действиях по проектам;

• мероприятия, в которых вы хотели бы принять участие;

• катализаторы принятия решений.

Напоминания об активных действиях по проектам. Если у вас есть проект, которым не надо заниматься сейчас, но о котором нужно помнить, выберите соответствующую дату и сделайте в календаре напоминание. Оно попадет в категорию дел, привязанных к дате (в противовес категории дел, привязанных ко времени). Затем, когда наступит день Х, вы увидите напоминание в календаре и перенесете этот проект в список текущих проектов. Как правило, так можно поступать в следующих случаях.

• Особые события с определенным подготовительным периодом (запуск нового продукта, поиск финансирования и т. д.).

• Периодически повторяющиеся мероприятия, требующие подготовки: обсуждение бюджета, ежегодные конференции, мероприятия по планированию (например, когда вам стоит переместить в список текущих проектов такие пункты, как «Ежегодная конференция по продажам» или «Подготовить детей к новому учебному году»).

• Важные даты у значимых для вас людей (дни рождения, юбилеи, праздники, на которые нужно дарить подарки, и т. д.).

Мероприятия, в которых вы хотели бы принять участие. Возможно, вы часто получаете анонсы семинаров, конференций, выступлений и других социальных и культурных мероприятий, которые хотели бы посетить, но принять окончательное решение по этому поводу сможете ближе к дате проведения. Просто решите, когда именно настанет подходящий момент, и сделайте напоминание в календаре на эту дату:

«Бизнес-завтрак в торговой палате завтра»

«Билеты на футбольный матч с участием Lions поступают в продажу сегодня»

«Специальный репортаж ВВС по изменению климата сегодня в 20:00»

«Собрание Клуба садоводов в следующую субботу»

Если вы вспомнили о том, что хотели бы внести в свою систему, сделайте это сейчас.

Катализаторы принятия решений. Время от времени возникают ситуации, когда нужно принять важное решение, но вы не можете (или не хотите) делать это прямо сейчас. С точки зрения вашего личного процесса управления нет ничего страшного, если вы пришли к выводу, что необходимая информация должна прийти из внутреннего, а не внешнего источника (например, вам нужно подумать, а «утро вечера мудренее») или есть веская причина отложить принятие решения до последнего момента (чтобы решать, исходя из последних обстоятельств). Однако чтобы чувствовать себя уверенно в ситуации, когда вы не можете что-либо решить, лучше подстраховаться и позаботиться о напоминании, которое вернет вас к этому вопросу в будущем. Для этой цели может послужить напоминание в календаре[37].

Вполне возможно отложить решение какого-то вопроса, но только в том случае, если у вас есть эффективная система для управления этой ситуацией.

Некоторые стандартные области этой категории включают в себя:

• прием на работу/увольнение;

• слияние/поглощение/приобретение/отказ от инвестирования;

• смена места работы/карьеры;

• возможное изменение стратегии.

Это очень важная тема, которой здесь уделено мало внимания. Продолжите сами и спросите себя: «Есть ли какое-то важное решение, по поводу которого мне нужно сделать напоминание в будущем, чтобы сейчас я мог спокойно перестать об этом думать?» Если да, поместите напоминание в календарь, чтобы вернуться к этому вопросу позже.