Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу - Александр Шумович

Это только один пример. Изменение формата несет большие ресурсы для оптимизации.

3. Качество и количество. Гости вряд ли заметят, что на вашем мероприятии чего-то нет, но они точно заметят, если сэкономили на том, что есть. Экономить лучше, сокращая позиции, а не снижая качество существующих. Этот принцип написан если не кровью, то точно слезами event-менеджеров.

4. Контент и оформление. Гигантские бюджеты вырастают часто (не всегда, конечно), когда вам нечего сказать и вы заполняете пустоту «фишками». Возможно, сейчас как раз тот момент, когда стоит поработать над контентом. Обычно это подразумевает меньшие финансовые расходы и гораздо больше расходов ресурсных.

5. – «Бюджетно» как фишка мероприятия. Все равно все поймут, что вы экономили, так что, если ваше позиционирование позволяет, сделайте бюджетное мероприятие в открытую. Сделайте частью креатива. Просто, но качественно. Покажите, что тратите деньги не зря – только на эмоции и содержание.

Мероприятие – символ оптимизма. Проводите мероприятия с умом и давайте сигнал оптимизма вашим Клиентам и сотрудникам.

История 111: Форматы мероприятий

Мастер Бу и мастер Шу были одеты в кимоно. Мягко ступая, они ходили по залу и… переставляли стулья. Это напоминало тренировку бойцов восточных единоборств – битва с воображаемым противником в тишине пустынного зала. Противник в твоем сознании. Тренируясь так, ты готовишься к реальному бою.

Так и сейчас: мероприятия были в сознании мастеров. Меняя расстановку стульев, они меняли настроение и формат мероприятий.

Бу: Что будет, если поставить стулья для спикеров в линию, перед ними – столы, накрыть их скатертью, а стулья слушателей поставить напротив?

Шу: Будет советское мероприятие. Эта расстановка называется «Съезд КПСС» или «Снова в школу». Спикеры олицетворяют авторитет, они в иерархии поставлены выше слушателей. Слушатели – ученики, они должны вежливо внимать и записывать ценные мысли.

Бу: Правильно. Вы можете довести это до максимума. Если между спикерами и зрителями будет широкое пространство, раздел, вы подчеркнете разницу между аудиториями на физическом уровне. Одни сидят в лучах света и вещают, другие слушают и должны выполнять. Что бы вы ни говорили, это будет восприниматься именно так.

И если вдруг вы должны показать, что вы «одна команда», или в любой форме включить аудиторию в общее дело, то вам просто противопоказано использовать такую рассадку.

Шу: Что будет, если убрать столы, скатерти? Или даже заменить стулья спикеров на кресла?

Бу: Будет формат, который прочно закрепился за европейскими деловыми мероприятиями – в стиле форума в Давосе. Спикеры более расслаблены, а отсутствие преграды между ними и слушателями сближает их, ставит на один уровень. Мы все здесь из одного круга, но в данный момент говорим мы, а через некоторое время говорить будут другие.

Шу: Для этого аудитория действительно должна быть примерно одного уровня.

Бу: Конечно. Что будет, если поставить все стулья по кругу? В этом случае каждый может на время стать спикером. Каждый из круга равен другому. Каждый несет в себе знание, ценное для других. В этом случае мы можем сделать несколько кругов. Один – большой – для пленарной секции. Несколько кругов поменьше для рабочих групп. Пленарная секция меняется рабочими заседаниями, после которых все возвращаются обратно. Эта расстановка называется «Открытое пространство».

Одно из правил, изобретенных авторами «Открытого пространства», – «правило двух ног». «Если в любой момент мероприятия вы поймете, что не учитесь ничему новому и не даете другим ничего нового, используйте две ноги, идите в другое место». Будет хорошо, если все организаторы мероприятий припомнят это правило, составляя программу.

Важно помнить: то, как вы структурировали пространство до мероприятия, задает формат. А формат считывается за несколько мгновений. И если вы хотите, чтобы аудитория молчала, посадите ее в виде класса. Хотите, чтобы она чувствовала себя на одном уровне со спикерами, – сделайте круг. Хотите подчеркнуть демократичный характер компании, но сохранить центральное положение лидера – сделайте сцену по центру.

И если меня спросить, в чем будущее мероприятий, я с уверенностью отвечу: оно в сфере новых форматов. Именно новый формат мероприятий – источник реального креатива для евентиста.

История 112: Встреча Бу с футурологами

Однажды Бу попал в компанию футурологов. Они рассказывали про автомобили без водителя и 3D-принтеры, которые печатают дома. В какой-то момент они замолчали и внимательно посмотрели на Бу.

– Расскажите нам о будущем мероприятий. Что нас ждет?

– Я расскажу о том, что происходит уже сейчас, о новых подходах в самом главном – формировании программы мероприятия. Самое революционное изобретение в программе мероприятия на сегодня – это ее отсутствие. Так называемая «Неконференция». Один из недостатков традиционных конференций – ригидная программа, определенная некоей группой экспертов. Вы на эту программу влияете опосредованно. В случае «неконференции» программа заранее сформирована на 30 %. А остальные 70 % формируются прямо на мероприятии, непосредственно перед ним. Сами участники определяют, что хотят услышать и от кого. Спикеры выбираются прямо из общей группы.

Мы все зависимы и приучены к возможностям интернета и социальных сетей. Мы привыкли к моментальной реакции на наши действия. Поэтому программа мероприятия становится все более интерактивной.

Конечно, это связано с рисками. Конечно, аудитория должна быть однородной или соответствовать определенному уровню. И, конечно, у организаторов есть большая невидимая часть работы. Нужно знать варианты тем и иметь для каждой возможного спикера, нужны предварительные договоренности с ними и так далее. Также спикеры должны быть готовы изменить тему, сместить акценты. Это предполагает их глубокое погружение в тему.

На выходе слушатели получают конференцию, сделанную точно под них и для них. «Неконференцию» легко соединить с другими форматами, например с «открытым пространством».

– Что интересного мы можем сделать с пространством мероприятия? – спросили Бу футурологи.

Мастер Бу вышел и через несколько минут вернулся, волоча за собой высокий фуршетный стол. За ним шли помощники, несшие еще несколько столов. Они расставили столы по кругу и вышли.

– Одна из проблем традиционных мероприятий – их продолжительность. Пять-шесть часов – норма для конференции. Есть способ сделать мероприятия более компактными во времени, провести их стоя, «мероприятие на ногах». Мероприятия длятся долго, так как слушатели расслабились и дремлют. Если все будут стоять, то постараются закончить как можно раньше. Несколько блоков по 30 минут – вполне реально. Итого в целом конференция займет два-три часа.