500 советов секретарю - Ольга Энговатова

Учет конфиденциальных документов должен предусматривать не только регистрацию факта создания или получения документа, но и контроль всех перемещений документа в процессе рассмотрения, исполнения и использования, поэтому учет и хранение таких документов следует вести централизованно. Учет конфиденциальных документов должен обеспечивать:

1) фиксацию самого факта поступления или издания документа;

2) отслеживание местонахождения документа;

3) обеспечение справочно-информационной и контрольной работы по документам;

4) предупреждение утраты копий, экземпляров и отдельных листов документа, черновиков, редакций и приложений.

Для решения этих задач целесообразно вести, помимо общего учета всех входящих, а также созданных (исходящих и внутренних) документов, обособленный инвентарный учет документов, дел и компьютерных носителей с конфиденциальной информацией. В них, как и в бухгалтерских реестрах, не разрешается делать какие-либо подчистки, а исправления должны аккуратно вписываться и заверяться, как и каждая очередная запись, подписью специально уполномоченного на это должностного лица.

При регистрации конфиденциальных документов сотрудники должны сдавать:

1) все экземпляры документа и приложений к нему (при наличии);

2) черновики основного документа и приложений, редакции документа, рабочие записи;

3) документы, послужившие основанием для составления данного документа.

Выдача документов сотрудникам должна осуществляться с распиской за получение и возврат документов в учетной форме.

При пересылке конфиденциальных документов по внутриофисной компьютерной сети можно использовать метод «электронной подписи» за получение и возврат электронного документа. Однако подобные автоматизированные системы должны основываться на четких принципах и методах разграничения доступа к информации и иметь комплексную защиту от злоумышленника.

Экспедиционная обработка конфиденциальных документов связана с выполнением ряда дополнительных процедур и отличается усложненной технологией, которая позволяет решить не только чисто экспедиционные задачи, но и задачи защиты информации и носителя от возможного несанкционированного доступа.

B процессе обработки поступивших конфиденциальных документов необходимо:

1) не пропустить конфиденциальные документы других организаций, присланные по ошибке;

2) убедиться, что конверты (пакеты) с конфиденциальными документами не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;

3) удостовериться в комплектности документа, наличии всех листов и экземпляров, отсутствии факта подмены документа;

4) предотвратить утрату документов после вскрытия пакета, в том числе документов и их частей за счет неполного изъятия их из конвертов;

5) исключить возможность ознакомления сотрудников фирмы с не предназначенными им конфиденциальными документами.

На конвертах, естественно, не ставится гриф конфиденциальности, поэтому предварительное рассмотрение и регистрацию поступающей корреспонденции следует поручать сотрудникам, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации и имеющим допуск к работе с ней (как правило, эту функцию выполняет секретарь).

Регистрационный номер (индекс) поступившего конфиденциального документа принято проставлять не только на документе, но и на первом листе каждого приложения. В отметке о поступлении, как правило, дополнительно проставляется количество листов как самого документа, так и приложений к нему. Приложения к поступающим распорядительным документам часто учитывают самостоятельно под собственными индексами.

Если документ поступил от адресата с грифом ограничения доступа, то этот гриф не может быть снят даже в том случае, если документ не входит в собственный перечень конфиденциальных сведений. Любая организация обязана защищать не только свои секреты, но и секреты всех юридических и физических лиц, установивших с ней контакт.

В процессе обработки отправляемых конфиденциальных документов решаются задачи:

1) исключения возможности вскрытия пакета и несанкционированного ознакомления с документами в процессе их пересылки адресату;

2) ограничения возможности утери, кражи или подмены пакета с конфиденциальными документами, подмены документов и листов;

3) подтверждения факта отправки документа и его учет;

4) исключения ошибочной отправки документа, необоснованной рассылки документов ряду адресатов.

Распространена практика, при которой конфиденциальные документы упаковываются в два конверта: на внутреннем указывают гриф конфиденциальности, фамилию лица, которому документы адресуются, номера вложенных документов, внутренний пакет опечатывается по склейкам; на внешнем может проставляться пометка «Лично».

Доставка (передача) конфиденциальных документов сотрудниками лично, как правило, не допускается; разрешение на это должно исходить от руководства организации под их ответственность в форме записи в регистрационной форме.

СОВЕТ: пакеты с конфиденциальными документами должны пересылаться ценными отправлениями.

Передача документов курьером также фиксируется в специальной разносной книге или расписке.

Конфиденциальные документы могут также приходить по факсимильной связи, электронной почте, по телеграфной и телетайпной связи. Документы, поступающие по линиям факсимильной связи, должны просматриваться на общих основаниях с целью определения степени их конфиденциальности. При пересылке конфиденциальных документов электронной почтой, по каналам факсимильной или иной оперативной связи текст документа рекомендуется шифровать.

Размножение конфиденциальных документов должно производиться только при действительной производственной необходимости в их дополнительных экземплярах.

Предназначенные для размножения документов технические средства (копировально-множительное оборудование, компьютеры, пишущие машинки) должны быть защищены от возможного перехвата возникающих при их работе электромагнитных излучений. Размножение конфиденциальных документов не должно производиться одновременно с размножением открытых документов. Во время размножения конфиденциальных документов все, что не имеет отношения к их размножению, должно быть убрано с рабочих мест, используемых при размножении, доступ посторонних лиц в помещение, в котором производится размножение, не разрешается.

При возникновении в процессе размножения листов брака они помешаются в специальную папку.

Разрешение на размножение документов могут давать, по усмотрению руководителя предприятия, руководители соответствующих структурных подразделений самостоятельно либо совместно с руководителем службы безопасности предприятия. Подписанный руководителем предприятия список лиц, имеющих право давать разрешение на размножение конфиденциальных документов, должен находиться в множительном подразделении.

Документы, поступившие из других предприятий, могут размножаться только с письменного разрешения издавших их предприятий.

Размножение документов производится в форме изготовления дополнительных экземпляров, снятия копий с документов и производства выписок из документов.

Если размножается документ, изданный данным предприятием, то в процессе размножения номер экземпляра документа, с которого осуществляется размножение, на размноженных экземплярах не воспроизводится. При размножении поступивших документов номер экземпляра воспроизводится. Учетный номер, присвоенный документу, сохраняется на размноженных экземплярах.

Подводя итоги: в ведении предприятия находятся управленческие документы, утечка содержания которых нежелательна или просто вредна, так как может быть использована прямо или опосредованно во вред ее авторам. Поэтому работа с такой информацией требует определенного подхода, и секретарю просто необходимо знать эти процедуры, так как очень большой поток такой информации проходит именно через него.

4.4. Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, и поэтому в течение почти 300 лет – обязательная составная часть документационного обеспечения управления, а массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.