Корпоративный тайм-менеджмент. Энциклопедия решений - Глеб Архангельский

ТМ-автоматизация

Тайм-менеджмент ключевых процессов

ТМ-АВТОМАТИЗАЦИЯ (МАЛАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ) – воплощение корпоративных стандартов личного и командного тайм-менеджмента в настройках существующих в компании IT-систем.

БОЛЬШАЯ АВТОМАТИЗАЦИЯ – внедрение крупных корпоративных IT-систем.

Большая автоматизация привычна российским предприятиям: любой руководитель понимает, что без грамотно выстроенных IT-решений управлять современной компанией невозможно. Большой автоматизации посвящено множество книг и статей, сотни компаний предлагают различные отечественные и западные информационные системы. При этом большие, тяжелые IT-решения – это авианосец, позволяющий выполнять масштабные управленческие задачи. Но при создании этого авианосца никто не может заранее позаботиться об удобстве каждого конкретного офицера и матроса, учесть все их пожелания и потребности, многие из которых заранее просто нельзя предвидеть.

Малая автоматизация становится следующим логическим шагом после большой. Командир одной из батарей авианосца (например, руководитель одного из департаментов РАО «ЕЭС») понимает, что для эффективной работы его и его подчиненных ему необходимы несколько дополнительных биноклей и более совершенные оптические прицелы. А еще сиденья для стрелков железные и потому жесткие – вроде бы мелочь, но после нескольких часов боевого дежурства подчиненные больше думают о синяках на мягких частях тела, чем о противнике.

Теоретически службу на батарее авианосца можно сделать более удобной и путем большой автоматизации. Руководитель департамента РАО «ЕЭС» мог бы отправить заявку поставщикам корпоративной системы документооборота («производителям авианосца») и через полгода за 200–300 тысяч долларов получить необходимые новые функции.

Однако, оказывается, в стандартном походном армейском комплекте (в нашем случае – в программе Outlook) есть все необходимые заготовки для того, чтобы в походно-полевых условиях за две-три недели (и 20–30 тысяч долларов) разработать нужные оптические прицелы и бинокли. А в последней версии стандартной флотской шинели разработчиками предусмотрен специальный ремешок, позволяющий превратить ее в удобную подстилку.

Большая и малая автоматизации дополняют друг друга, как корпоративный менеджмент и корпоративный тайм-менеджмент. Большая автоматизация формализует крупные управленческие процессы, основные шестеренки огромного механизма предприятия. На рисунке эти процессы изображены крупными серыми стрелками. Малая автоматизация (на рисунке – белыми тонкими стрелками) помогает живым людям, работающим с этими огромными шестеренками, делать более эффективными, во-первых, свои собственные операции внутри корпоративных процессов (то есть свой личный тайм-менеджмент) и, во-вторых, формальное и неформальное взаимодействие с другими сотрудниками компании (то есть командный тайм-менеджмент).

Корпоративное внедрение: РАО «ЕЭС России»

Александр Селютин, как никто другой, является живым воплощением эмблемы РАО «ЕЭС» – он похож на солнце.

Удивительно, как меняется атмосфера в офисе, когда входит этот высокий молодой мужчина. Между прочим, начальник, если быть точным – заместитель начальника департамента информатизации одной из крупнейших корпораций страны.

Минуту назад все сидели хмурые, озабоченные, напряженные. Секретарь с досадой отряхивала зонтик, сотрудники суетливо листали документы… Входит Александр – и у всех на душе вдруг становится хорошо.

Добреньким, мягкотелым руководителем его не назовешь. Он строг, взыскателен и компетентен. Но тем не менее, с каким бы вопросом он к тебе ни обращался, как бы сложна ни была проблема, над которой надо работать, стоит Александру появиться, и у всех поднимается настроение. Таким качеством обладают голливудские актеры и харизматичные политические лидеры.

«Мы получили идеальное дополнение к корпоративной системе документооборота, повышающее личную и командную эффективность. Повышение эффективности планирования и исполнения задач можно оценить в 10–15 %. Потенциальная экономия средств компании как минимум в несколько раз превышает наши затраты на внедрение тайм-менеджмента».

Александр Селютин, зам. начальника департамента информатизации ОАО РАО «ЕЭС России»

Проблема с договорами

В департаменте, который контролирует все IT-проекты огромной корпорации, трудится всего двадцать человек.

Главная функция департамента – точно выбирать контрагентов, которые будут реализовывать жизненно необходимые для РАО «ЕЭС» IT-программы, и управлять процессом взаимодействия с ними.

Кроме того, что департамент не должен ошибиться, выбирая исполнителя среди множества претендентов на выполнение заказов одной из крупнейших корпораций страны, есть еще и подводная часть айсберга: после того, как выбор сделан, необходимо пройти множество согласований. Как правило, каждый договор рассматривается как минимум в шести департаментах корпорации. И на каждом этапе в документ вносятся коррективы.

Масштабы работ все время растут, договоров и согласований становится все больше. Первоначальным управленческим решением и, соответственно, сложившейся практикой было делегирование всей работы с договорами ответственному за это исполнителю. Казалось бы, простая техническая работа, которая требует лишь тщательности, внимания к деталям и аккуратности.

Но получалось, что все, связанное с договорами, замыкалась на одном человеке и зависело лишь от него. В такой ситуации даже святой постепенно начнет преувеличивать значимость своей работы и получать удовольствие от того, что от него многие зависят.

Необходим был подход, который позволил бы снизить значимость человеческого фактора и сделал бы систему прохождения договоров через необходимые согласования прозрачной и удобной. Требовалось некое дополнение к корпоративной системе документооборота, которое позволило бы внутри департамента управлять потоком договоров, сконцентрировавшись на контроле хода и качества работ.

Рассказывает Александр Селютин:

– Самым неприятным в ситуации недостаточной четкости и предсказуемости в оформлении договоров было то, что создавался очень проблемный фон взаимоотношений с нашими контрагентами. Как правило, для них контакт с РАО «ЕЭС» очень важен и занимает особое место в их бизнесе. Люди долго к этому идут, готовятся, волнуются, удастся ли им выиграть тендер…