Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе - Коллектив авторов

Утверждение.

Ознакомление

Приказ о поощрении

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Форма расчета заработной платы

Разработка формы документа.

Тиражирование формы документа.

Внесение в реестр новых видов кадровых документов

Заявление об увольнении

Прием.

Распределение.

Регистрация

Приказ об увольнении

Составление документа.

Согласование и визирование.

Утверждение.

Ознакомление

Выходное интервью

Составление документа.

Хранение

Рекомендательное письмо

Прием.

Распределение.

Регистрация

III. Сводные кадровые документы

Реестр приказов по личному составу

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение

Реестр заявлений

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Регистрация

Реестр трудовых договоров

Внесение в реестр новых видов кадровых документов. Исключение из реестра отмененных видов документов. Хранение

График отпусков

Составление документа. Согласование и визирование. Утверждение.

Ознакомление

Другие документы

2. НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

Грамотное ведение делопроизводства организации, предприятия немыслимо без качественно составленной сводной номенклатуры дел. Номенклатура дел кадровой службы является составной ее частью или разделом. Естественно, что в номенклатуре дел кадровой службы должны учитываться не только общие требования к ее составлению, но и специфика данного направления деятельности предприятия в целом.

Номенклатура дел службы управления персоналом – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы управления персоналом, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел службы управления персоналом является частью сводной номенклатуры дел организации и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в кадровой службе.

Номенклатура дел службы управления персоналом выполняет следующие задачи:

• распределение исполненных документов в дела;

• систематизация дел;

• закрепление индексов дел;

• установление сроков хранения дел;

• служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел;

• является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения и схемой справочной картотеки (при ее наличии) на исполненные документы.

В соответствии с требованиями подраздела 3.4. Основных правил работы архивов организаций (решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., далее – Основные правила) номенклатура дел кадровой службы формируется в виде таблицы.

В первой графе ее указывается индекс дела; во второй – заголовок дела; в третьей – количество дел; в четвертой – срок хранения дела и номер статьи перечня; в пятой графе – примечания.

В соответствии с требованиями Основных правил в начале номенклатуры структурного подразделения указываются организационно-распорядительные документы.

Если в делопроизводстве предприятия образуются законодательные, нормативные и другие руководящие документы, поступающие из вышестоящих организаций, их необходимо выделить в самом начале номенклатуры. В соответствии с Типовым перечнем необходимо сразу предусмотреть их разделение: законы, протоколы, приказы и т. п., указанные в ст. 1 «б», 5 «а» – «д», 6 «а», и аналогичные документы, если они не слишком большого объема. Их можно объединить в одно дело, так как срок хранения данного дела – «до минования надобности». Но можно формировать и раздельно (по видам, рассматриваемым вопросам и т. п.).

Следует отметить и необходимость учета в номенклатуре только тех документов, которые были присланы именно конкретному предприятию официально (прошли регистрацию в соответствующей службе предприятия). Если предприятие частное и не имеет вышестоящей организации, руководящие документы вышестоящих организаций у него не образуются. И тогда номенклатура дел начинается с внутренних руководящих документов.

Внутренние руководящие документы могут формироваться по аналогии с руководящими документами вышестоящих организаций. Кадровая служба предприятия обычно не разрабатывает большого количества внутренних руководящих документов, поэтому они если и поступают в нее, то только в виде копий и формируются в отдельное дело. Отдельным делом можно расположить копии учредительных документов предприятия, необходимых кадровой службе для выполнения решений, входящих в ее компетенцию, отдельным делом – приказы генерального директора по основной деятельности. В то же время самой службой управления персоналом могут разрабатываться и отдельные документы по организационным вопросам, входящим в ее компетенцию (положение о премировании, положение о работе с резервом и т. п.). Такие документы будут относиться к категории дел постоянного хранения и должны вестись отдельно.

После внутренних руководящих документов обычно располагаются документы по личному составу: приказы по личному составу, личные дела, личные карточки работников и т. п.

Для личных дел работников указывается единый (групповой) заголовок. Исключение составляет личное дело руководителя предприятия, а также «личные дела членов руководящих, исполнительных контрольных органов…; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания», отнесенные Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (далее – Типовой перечень) к категории дел постоянного хранения (ст. 337а). Личные дела, указанные в данном подп. «а» приведенной статьи, в номенклатуре дел указываются перед личными делами остальных работников.

Ведение личных дел для должностных лиц, не являющихся госслужащими, не обязательно. Но ведение личных карточек работников обязательно. Карточки вносятся в номенклатуру дел кадровой службы отдельным заголовком.

При отсутствии на предприятии личных дел работников отдельным делом в номенклатуре следует указать трудовые договоры (контракты) или трудовые соглашения, заключаемые с работниками в процессе их трудовой деятельности.

Отдельным делом в номенклатуру дел кадровой службы вносятся подлинные личные документы: трудовые книжки и иные возможные личные документы работников.

Также отдельными делами формируются протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; квалификационные требования; документы (представления, ходатайства, характеристики и т. п.) о награждении, присвоении званий, присуждении премий и документы о выдаче дубликатов документов к государственным наградам (заявления, справки).

В качестве справочного аппарата в номенклатуру дел вносятся книги и (или) указатели к приказам по личному составу, книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников, личных дел, личных карточек, выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

После документов по личному составу в номенклатуре перечисляется переписка: о приеме, распределении, перемещении, учете кадров (ст. 334); о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников; переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий (срок хранения 5 лет ЭПК); о потребности в работниках, об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок и т. п. (5 лет). Встречается и переписка с меньшим сроком хранения.

Документы по учету и бронированию военнообязанных также необходимо внести в номенклатуру дел отдельной группой: отчеты и переписка. Если отчет оформляется как самостоятельный документ, его необходимо указать отдельным делом. Если отчет направляется сопроводительным письмом, то ввиду одинакового срока хранения допускается формировать его в деле с перепиской по данному вопросу (ст. 353), как и списки военнообязанных (ст. 350), объединив группу таких документов под общим названием раздела с расшифровкой по видам документов.