Тайм-менеджмент - Полли Берд

Глава 12. Обучение управлению временем

В главе разъясняется, как приобщить ко всем преимуществам техники управления временем ваш персонал. В ней представлены существующие формы обучения, рассказывается, как приступить к обучению рациональному использованию времени в рамках компании.

Используйте собственные знания

Итак, вы прочли эту книгу, опробовали изложенные в ней идеи на практике и результат вас удовлетворил. Выбрали ли вы полигоном для исследования — «только чтобы посмотреть, что получится» — работу или дом? Если на работе пока что оставили все как есть, приступайте к изменениям немедленно. Объясните персоналу смысл своих действий. Заручитесь поддержкой своего секретаря. Предложите опробовать что-то из новой методики сотрудникам. Действуя совместно, все вы очень скоро станете очевидцами разительных перемен.

Зачем ставить в известность персонал?

Здравый смысл непременно подскажет вам, что пытаться экономить время в одиночку, при том что люди вокруг вас будут продолжать действовать как прежде — не лучший вариант. Если, к примеру, вы начинаете работать с бумагами, как предлагается выше, а сотрудники продолжают обрастать грудами документов и просто макулатуры или вы готовитесь к собраниям со всей тщательностью, но никто, кроме вас, и не думает знакомиться с нужными материалами — дело экономии и эффективного использования времени не двинется дальше вашего стола и в конце концов просто захлебнется в трясине всеобщей неэффективности.

Найджел руководил многочисленным штатом коммерческих сотрудников крупной компании. Он прочел много книг по управлению временем и во вне рабочее время прослушал специальный курс обучения по той же тематике. Его стол был в идеальном порядке, он тщательно планировал свой день и старался с пользой провести каждую минуту. Однако Найджел и не пытался призвать персонал последовать его примеру. Стоило ему рассортировать бумаги и приняться за работу, как подчиненные начинали подбрасывать ему бесполезные сводки и служебные записки самого различного характера, беспрестанно заглядывали в кабинет с вопросами. Идеально расписанный график рушился уже с утра. Отчаявшись что-либо изменить, Найджел пригласил эксперта по вопросам управления временем для выступления перед подчиненными. В середине речи докладчика один из сотрудников повернулся к Найджелу и воскликнул: «Так вот чего вы хотите!» Оказалось, что люди воспринимали его новую манеру работы как некое чудачество. Стоило им понять преимущества системы, которую проповедовал босс, и собственную роль и выгоду от участия в общей игре, как они с энтузиазмом в нее включились, и продуктивность работы отдела в целом резко возросла.

Если хотите, чтобы жизнь шла по заранее намеченному плану, без провалов и авралов, придется учить других действовать по тому же методу. Чем больше людей вокруг вас станет пользоваться техникой управления временем, тем больше дополнительного времени в вашей жизни появится и тем меньшее напряжение вы сами будете испытывать.

Часто люди следуют однажды заведенному порядку только потому, что никто не познакомил их с другим способом действий. Вы сможете в полной мере воспользоваться всеми преимуществами собственного стиля работы, только если разъясните его смысл окружающим.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Начните разъяснение того, чего ждете от сотрудников, с нескольких основных своих помощников. Если сможете привлечь их на свою сторону, остальные сами к вам примкнут.

Понимают ли они, чего вы хотите?

Ничего хорошего не получится, если вы с решительным видом явитесь в понедельник утром в офис и заявите: «Хочу, чтобы с этого момента все работали эффективно и экономили время. Прямо сейчас начинайте действовать с использованием приемов техники управления временем». Кто-то поймет, о чем вы говорите, а кто-то лишь будет теряться в догадках.

Если вы доходчиво и подробно не разъясните сотрудникам, чего от них хотите, то получите полный набор разнородных систем, а итог будет не лучше прежнего.

Важно, чтобы в работу по-новому был вовлечен весь ваш персонал, поскольку отдельные элементы управления временем могут быть распространены на деятельность в целом подразделения или компании. Если, к примеру, все в компании пользуются одной схемой систематизации документов, значит, каждый сможет быстро найти любую необходимую информацию. Если же у каждого своя система, то в компании, где люди часто перемещаются из кабинета в кабинет, занимаются разнохарактерной работой, всякий раз будет уходить много времени на знакомство и привыкание к другой системе классификации.

Средства обучения

Никто не сможет ознакомить ваш персонал с техникой управления временем лучше вас самих. Если можете выкроить время на разъяснение сотрудникам особенности своего нового подхода к работе и приемы управления временем, которые представляются вам эффективными, сделайте это.

Если же времени решительно не хватает (даже при точном следовании всем моим рекомендациям), призовите на помощь другие средства обучения, а также индивидуальных консультантов и специализированные организации. Арсенал доступных средств, в частности, представлен:

► телепрограммами;

► книгами;

► экспертами;

► организациями, специализирующимися на проблемах менеджмента;

► наблюдением за другими людьми.

Аудио- и видеозаписи

Немало индивидуальных специалистов и профессиональных организаций подготовили собственные аудио- и видеоверсии программ обучения управлению временем. Поинтересуйтесь такими материалами в библиотеке и просмотрите рекламные разделы бизнес-периодики.

Телепрограммы

Сегодня на телевидении Великобритании существует большое количество программ, посвященных проблемам бизнеса и менеджмента. В некоторых из них напрямую затрагиваются вопросы управления временем.

Книги

Книги, подобные этой, также могут помочь. Надеюсь, что данная книга вооружит читателя знанием, которое позволит ему во многом пересмотреть стиль своей жизни, открыть новые резервы времени. В других книгах можно найти идеи, способные помочь лучше усвоить и дополнить то, что изложено на этих страницах. Последуйте примеру Барри, который целенаправленно стремился усвоить технику управления временем и применял ее при знакомстве с соответствующей литературой. Он взял в библиотеке книгу по управлению временем и читал по одной главе в день в десятиминутные интервалы переходного времени.

Эксперты

Некоторые независимые эксперты занимаются организацией семинаров, в ходе которых разъясняют аудитории собственный стиль работы, заражают своим энтузиазмом. Другие практикуют обучение прямо на рабочем месте и с удовольствием примут ваше приглашение. Третьи готовы принять учеников у себя и на примере своего рабочего дня продемонстрировать преимущества умелого обращения со временем. Одни эксперты предварительно проводят аудит существующей практики распоряжения временем, другие просто знакомят с методикой эффективной работы и предоставляют вам самим ее внедрять.

Организации, специализирующиеся на проблемах менеджмента

В наше время существует немалое число организаций, которые проводят либо общие занятия по менеджменту с включенным в них разделом об управлении временем, либо предлагают самостоятельный курс по этой теме. Примером может служить Институт менеджмента в Лондоне, где организуются краткосрочные практикумы и семинары по самым разнообразным аспектам менеджмента. Многие обучающие программы института перекликаются с материалами этой книги. Например, курс введения в менеджмент с его разделами самоорганизации, менеджмента заданий и управления людьми. Обычно продолжительность курсов управления временем, предлагаемых как независимыми экспертами, так и организациями, составляет два дня. Если оплатить эксперту за углубленный курс индивидуального обучения, то оно может продлиться достаточно длительное время.

Наблюдение за другими людьми

Один из лучших способов усвоения эффективных приемов управления временем — наблюдение за тем, как ими пользуются другие. Возможно, вы лично знаете весьма занятых и при этом в высшей степени организованных людей, которые выглядят вполне довольными жизнью и у которых всегда находится время и на общение с друзьями, и на семью, и на личные увлечения.

Не смущайтесь, спросите, как им это удается, какими приемами они пользуются. Понаблюдайте, как они справляются со стрессовыми ситуациями и периодами предельной загруженности делами. Используют ли они какие-то особые способы управления временем, возможно, разработанные ими самими? Попытайтесь воспользоваться их идеями и приемами. Но не думайте, что все они вам подойдут. Остановитесь на тех, что позволяют вам добиться наибольшего прогресса.