Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса - Дэвид Аллен

Я должен создать систему или стать рабом системы, созданной другим.

Уильям Блейк, поэт, художник

Внешние элементы диаграммы рабочего процесса показывают основные категории, куда попадают ваши материалы, когда вы решаете, что они для вас значат и что по их поводу нужно сделать.

Основные категории

Есть семь базовых категорий, которые вам следует отслеживать и которыми нужно управлять с организационной и операционной точек зрения:

• список проектов;

• вспомогательные материалы по проекту;

• мероприятия и информация;

• список следующих действий;

• лист ожидания;

• справочные материалы;

• список «Когда-нибудь / может быть».

Важность четких границ

Очень важно, чтобы между всеми этими категориями были четкие границы. Каждая из них представляет собой отдельный тип соглашения, которое мы заключаем с собой и о котором мы должны получить напоминание в конкретное время и конкретным способом. Если эти категории теряют границы, польза от системы организации сойдет на нет.

Именно поэтому сбор информации и прояснение, что она значит для вас, являются первостепенными факторами в процессе организации. Большинство людей стремятся взять свою жизнь под контроль, просто стараясь «стать организованными». При этом они оперируют неполными списками дел, где перечислены неясные задачи. Однако если вы придерживались тех рекомендаций, которые я дал, у вас должно быть довольно четкое представление о том, что необходимо отслеживать, а также практический способ систематизировать ваши задачи.

Чтобы поддерживать ясность, категории должны быть визуально, физически и психологически отделены друг от друга.

Если вы пренебрегаете этим разделением на категории и позволяете разным пунктам визуально или ментально попадать в одну группу, у вас может сформироваться психологическая невосприимчивость к содержанию. Например, если вы поместили справочные материалы в ту же стопку, что и материалы, которые хотите прочитать, скорее всего, вы их так и не прочитаете. Если вы фиксируете в списке следующих действий события, которые должны быть отмечены в календаре, потому что у них есть конкретные даты, то скоро перестанете доверять своему календарю и будете постоянно перепроверять списки действий. Если у вас есть проекты, которыми вы собираетесь заняться в будущем, поместите их в список «Когда-нибудь / может быть», так чтобы в списке текущих проектов вы могли сосредоточиться на активных действиях. А если в список проектов попадают какие-то пункты из листа ожидания, то ваш мозг начинает постоянно на них отвлекаться, что очень непродуктивно.

Все, что вам нужно, – это списки и папки

Когда вы знаете, что именно вам нужно отслеживать (об этом мы говорили в предыдущей главе), все, что вам нужно, – это списки и папки. Этого вполне достаточно для напоминаний, хранения справочных и вспомогательных материалов. С помощью списков (я уже говорил о том, что это могут быть отдельные листы в папках) вы сможете отслеживать свои текущие проекты, дела, к которым хотите вернуться позже, а также действия, которые вам нужно предпринять для решения открытых вопросов. Для хранения справочных материалов и информации по текущим проектам вам потребуются папки (цифровые или обычные).

Многие люди годами составляют списки задач, но при этом не слишком эффективно. Они скептически относятся к таким простым системам, как та, что предлагаю я. Большинство из этих людей помещают в свои списки совсем не то, что надо, или оставляют их неполными. Из-за этого списки теряют свою функциональность, а люди продолжают держать часть задач в голове. Все становится гораздо проще, когда вы знаете, что должно быть в списках: остается только найти способ ими управлять.

Я не дал бы ровным счетом ничего за простоту по эту сторону сложности, но отдал бы жизнь за простоту по ту сторону сложности.

Оливер Уэнделл Холмс

Как я уже говорил, не стоит терять время на внешнее структурирование списков по приоритетам, чтобы не переделывать все, когда ситуация изменится. Для многих людей попытка создать такую структуру в процессе организации неизменно оборачивается головной болью. Вы сможете более эффективно интуитивно определять приоритеты, когда у вас перед глазами будет полный список, а не несколько меняющихся вариантов. Список задач – это способ отслеживать абсолютно весь спектр задач, обязательства по которым вы на себя приняли, и возможность постоянного обзора этого спектра.

Обратите внимание, что под «списком» я подразумеваю исключительно деление на категории предметов с некоторыми одинаковыми характеристиками. Формально списки могут выглядеть следующим образом: 1) папка или ящик с листами бумаги, содержащими записи по элементам данной категории; 2) собственно список на листе бумаги (часто в блокноте или системе планирования); 3) цифровой список в специальной программе или мобильном устройстве.

Организация напоминаний о действиях

Если вы разобрали все материалы из корзины «Входящие», у вас, несомненно, образовалась целая стопка напоминаний о действиях, занимающих более двух минут, которые вы не можете делегировать. Скорее всего, от 20 до 60–70 таких задач. Кроме того, появились напоминания о тех делах, которые вы поручили другим, а также о тех, которые нужно внести в календарь или в список «Может быть».

Все это необходимо систематизировать наиболее логичным для вас способом, чтобы вы могли просматривать эти задачи и выполнять, когда появляется время. Физическая форма организации этой системы, будь то традиционный список в бумажном или электронном формате или напоминания в папке или ящике, также должна быть удобной для вас.

Действия, которые необходимо фиксировать в календаре

Как я уже говорил, с точки зрения организационного процесса можно выделить два основных типа действий: те, которые назначены на конкретную дату и/или время, и те, которые просто нужно выполнить, когда у вас появляется такая возможность (у некоторых из них может быть обозначена финальная дата). События, которые вы фиксируете в календаре, могут быть привязаны либо ко времени (например, «10:00–11:00 встреча с Джоном»), либо к дате («В четверг позвонить Рэйчел, узнать, получила ли она предложение»).

Календарь должен показывать те события, вокруг которых вы выстраиваете остальную вашу деятельность.

При разборе входящих, возможно, вам попались задачи, которые вы сразу же зафиксировали в календаре. Например, вам предстоит медицинское обследование, а для этого нужно позвонить в клинику и записаться на него. Так как это действие занимает не больше двух минут, вы сразу же это делаете, а затем заносите дату и время предстоящего обследования в календарь.

Многие люди, поддавшись старой привычке ведения ежедневных списков дел, могут записать в календарь ту задачу, которую они, возможно, хотели бы сделать, скажем, в следующий понедельник, но которую фактически можно передвинуть на любой другой день. Не поддавайтесь этому. Вы должны доверять своему календарю как священной территории, отражающей четкие границы ваших обязательств на конкретный день. И эти обязательства должны быть сразу очевидны, когда вы заглядываете в календарь на бегу. Будет гораздо проще, если в календаре вы станете записывать только те дела, которыми в обязательном порядке должны заняться или о которых должны знать в этот день. Когда календарь начнет выполнять свою функцию в процессе организации, большинство действий, которые вам нужно осуществить, попадут в категорию «как можно скорее с учетом всего остального, что мне нужно сделать».

Организация остальных действий по контексту

За многие годы практики я пришел к выводу, что лучший способ напоминаний об остальных действиях, – это контекст, который требуется для их выполнения, например инструмент, место или ситуация. Так, если для выполнения действия необходим компьютер, нужно записать это в список «За компьютером». Если действие требует активных ваших перемещений, например пойти в банк или в строительный магазин, зафиксируйте его в списке «Поездки». Если следующий шаг заключается в том, чтобы лично побеседовать с вашим партнером Эмили, поместите напоминание об этом в папку «Эмили».

Насколько конкретными будут эти категории, зависит, во-первых, от того, сколько действий вам нужно отслеживать, а во-вторых, от того, как часто вы меняете контекст их выполнения.

Если вы из тех редких людей, у которых не больше 25 следующих действий, вам вполне достаточно одного списка. В нем могут быть самые разные пункты: «Купить гвозди», «Обсудить с боссом кадровые перестановки» или «Набросать идеи по поводу заседания комитета». Если же следующих действий 50 или 100, сложно найти нужное в одном длинном списке. Каждый раз, когда появляется время что-либо сделать, придется сначала проводить малопродуктивную систематизацию. Например, если во время конференции возникла пауза и вы можете кому-то позвонить, нужно сначала выделить из общего списка все задачи по телефонным звонкам. Поэтому, когда вы идете куда-то по делам, позаботьтесь, чтобы у вас был отдельный список дел, которые вы можете сделать параллельно.